Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. При оформлении трудового договора важно знать‚ в каких случаях её необходимо предъявлять‚ когда она оформляется работодателем‚ а также какие альтернативы существуют в виде электронной трудовой книжки (ЭТК). Ниже подробно рассмотрены все аспекты‚ связанные с трудовыми книжками при заключении договора.

Нормативная база

Основные положения содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 65 – перечень документов‚ которые работник обязан представить при заключении трудового договора (в т.ч. трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности).
• Статья 66 – порядок ведения трудовой книжки‚ какие сведения в неё вносятся.
• Статья 309 – ограничения для физических лиц‑работодателей (не ИП) в отношении оформления и ведения трудовых книжек.

Когда трудовая книжка требуется

Согласно ст. 65 ТК РФ‚ при заключении трудового договора работник обязан предъявить:

• трудовую книжку;
  или
• сведения о трудовой деятельности (в бумажном или электронном виде).

Исключение составляют случаи‚ когда трудовой договор заключается впервые (то есть у работника ещё нет трудовой книжки) либо работа выполняется на условиях совместительства.

Первое трудоустройство

Если работник поступает на работу впервые:

• работодатель сам оформляет трудовую книжку (или страховое свидетельство государственного пенсионного страхования).
• С 2021 года для впервые устраиваемых сотрудников бумажная трудовая книжка не заводится – все сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
• Работник получает форму СТД‑Р (утв. Приказом Минтруда России от № 713н)‚ которая подтверждает факт оформления электронной трудовой книжки.

Срочный трудовой договор

При оформлении срочного трудового договора:

• Если данное место работы является основным для работника‚ запись о работе вносится в его трудовую книжку (как и при бессрочном договоре).
• Если работа является совместительством или дополнительной‚ запись в трудовую книжку делается только по соглашению сторон.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Основные моменты:

• Работник‚ у которого трудовая книжка ведётся электронно‚ представляет работодателю форму СТД‑Р.
• Работодатель вносит сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других событиях в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России» или через специализированные сервисы.
• Бумажная трудовая книжка сохраняеться у работника как дубликат‚ но юридической силы не имеет‚ если сведения уже внесены в ЭТК.

Что делать‚ если у кандидата нет трудовой книжки

Варианты действий:

1. Первое трудоустройство – работодатель оформляет новую трудовую книжку (или ЭТК).
2. Утрата трудовой книжки – работник может запросить дубликат у бывшего работодателя или в органе ПФР/СФР.
3. Отсутствие трудовой книжки по другим причинам – работник предоставляет сведения о трудовой деятельности (справки‚ выписки из приказов‚ трудовые договоры) и работодатель оформляет запись на основании этих документов.

Как правильно сделать запись в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку должна содержать:

• дату приёма на работу;
• наименование организации и её структурное подразделение;
• должность‚ профессию или специальность;
• вид трудового договора (бессрочный‚ срочный);
• основание приказа о приёме (номер и дата).

При увольнении аналогично вносятся дата‚ основание и формулировка («по собственному желанию»‚ «по соглашению сторон» и т.д.).

Ответственность работодателя

Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

• административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ);
• обязанность возместить работнику ущерб‚ связанный с невозможностью подтвердить трудовой стаж;
• возможные трудовые споры в суде.

Поэтому важно своевременно проверять наличие трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) у newly hired сотрудника и правильно оформлять все записи.

Практические рекомендации для HR‑специалистов

1. При приёме на работу сразу запрашивайте трудовую книжку или форму СТД‑Р.
2. Если документ отсутствует‚ уточните‚ является ли это первое трудоустройство.
3. Для электронных трудовых книжек настройте интеграцию с личным кабинетом СФР – это упростит передачу данных.
4. Ведите внутренний журнал приёма и выдачи трудовых книжек‚ фиксируя даты и ответственных лиц.
5. Периодически проводите аудит соответствия записей в трудовых книжках фактическим трудовым отношениям.

Трудовая книжка (бумажная или электронная) остаётся обязательным элементом при заключении трудового договора‚ за исключением случаев первого трудоустройства или совместительства. Работодатель обязан обеспечить корректное оформление и ведение этого документа‚ соблюдая положения ТК РФ и нормативных актов Минтруда и СФР. Правильное обращение с трудовыми книжками не только защищает права работников‚ но и минимизирует риски для организации.