Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его стаж, квалификацию и условия труда. Для продавцов, работающих в розничных сетях, в продуктовых магазинах, в торговых точках непродовольственных товаров и в онлайн‑ритейле, правильное оформление и ведение трудовой книжки имеет особое значение, так как от этого зависят начисление пенсий, выплаты при увольнении и многие другие социальные гарантии.

Правовые основы и порядок получения трудовой книжки

• Законодательство. Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66‑71) и Приказом Минфина РФ от № 117н, который определяет форму, порядок выпуска и распространения бланков.
• Кто обязан вести трудовую книжку. Ведёт её каждый работодатель, нанимающий сотрудников на постоянную работу, в т.ч. продавцов.
• Где берётся бланк. Бланки выпускает ОАО «Гознак». Для их приобретения продавцы‑работодатели (или их уполномоченные представители) заключают письменный договор с Гознаком или официальным распространителем. Без такого договора покупка «чистых» формуляров запрещена.

Как оформить бумажный вариант

1. Подписать договор с официальным поставщиком (Гознак или уполномоченный продавец).
2. Получить бланк трудовой книжки и вкладыши (страницы для записей).
3. Назначить ответственного за хранение и выдачу книжек (приказом работодателя).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Все работники, начавшие трудовую деятельность после 1 января 2021 года, автоматически получают ЭТК. При желании можно перевести и тех, кто работает до 2021 года, подав заявление в Пенсионный фонд.

• Плюсы ЭТК: экономия средств на бумаге, упрощённый учёт, возможность удалённого доступа.
• Риски: отсутствуют, если работодатель и работник используют официальные сервисы Фонда.

Оформление продавца: какие документы нужны

Приём на работу продавца (кассира, консультанта, продавца‑старшего) требует полного пакета документов. Ниже – пошаговый алгоритм.

Список обязательных документов от кандидата

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС.
• ИНН (при наличии).
• Медицинская книжка (обязательно для продавцов в продуктовых магазинах).
• Трудовая книжка (бумажная) или подтверждение наличия ЭТК.
• Справка о несудимости (по требованию работодателя).
• Копия диплома/сертификата (если требуется по профилю).

Действия работодателя

1. Получить от сотрудника пакет документов.
2. Попросить работника написать заявление о приёме на работу.
3. Ознакомить кандидата с должностной инструкцией (обязанности, график, правила торговли).
4. Составить трудовой договор в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у работника.
5. Подготовить приказ о приёме на работу и внести запись в трудовую книжку (или в ЭТК).
6. Оформить личную карточку сотрудника по форме Т‑2.
7. При необходимости оформить положение о премировании и трудовую инструкцию продавца.

Запись в трудовой книжке

В запись вносятся следующие сведения (по образцу):

Особенности учета продавцов в бухгалтерии

Для правильного бухгалтерского учёта необходимо:

• Вести журнал учёта трудовых книжек (список всех выданных и полученных книжек).
• Отражать в бухгалтерском учёте операции по приёму и увольнению (счета 70, 69, 84).
• Указывать в СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 правильный ОКЗ (см. ниже).

ОКЗ для продавцов в 2026 году

Код ОКЗ зависит от вида деятельности:

1. 7311 – Торговля розничная в неспециализированных магазинах (универсальный код).
2. 7312 – Торговля розничная в специализированных магазинах (одежда, обувь и т.п.).
3. 7313 – Торговля розничная в магазинах бытовой техники.
4. 7314 – Торговля розничная в продуктовых магазинах.

Для кассира в продуктовой сети обычно используют 7314, для продавца‑консультанта в магазине электроники – 7313. При заполнении СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 необходимо указывать именно тот код, который соответствует месту работы.

Как оформить продавца индивидуальному предпринимателю (ИП)

ИП, нанимающий продавцов, следует тем же правилам, но с некоторыми упрощениями:

1. Подготовить приказ о приёме и оформить запись в трудовой книжке (или в ЭТК).
2. Составить трудовой договор (можно использовать типовой образец).
3. Оформить личную карточку сотрудника по форме Т‑2.
4. Внести сведения в журнал учёта персонала, вести их в бухгалтерском учёте ИП.
5. Указать ОКЗ в декларации по налогу на доходы физических лиц и в отчёте по страховым взносам.

Важно помнить, что ИП обязан обеспечить сотруднику трудовую книжку (бумажную или электронную) и вести её в соответствии с законодательством.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заставить новобранца купить трудовую книжку сам?

Нет. Трудовую книжку обязан предоставить работодатель. Для этого он заключает договор с Гознаком или официальным распространителем. Принудительное требование к работнику купить книжку считается нарушением Трудового кодекса.

Что делать, если у продавца нет медицинской книжки?

Для работы в продуктовых магазинах медицинская книжка обязательна. Если её нет, работодатель может:

• Отложить приём до получения книжки.
• Перевести сотрудника на должность, где медицинская книжка не требуется (например, консультант в магазине электроники).

Можно ли использовать копию трудовой книжки?

Копию можно запросить для подтверждения опыта, но запись в оригинале (или в ЭТК) остаётся обязательной. Копию следует заверять подписью работодателя и печатью.

Как перейти с бумажной книжки на электронную?

Работник подаёт заявление в Пенсионный фонд РФ о переводе в ЭТК. После одобрения запись в бумажной книжке аннулируется, а все данные переносятся в электронный реестр.

• Всегда проверяйте наличие действующей трудовой книжки (бумажной или ЭТК) у будущего продавца.
• Оформляйте трудовой договор и приказ о приёме в двух экземплярах, храните их в архиве.
• Для розничных точек используйте правильный ОКЗ (7311‑7314) при заполнении СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
• Если ваш бизнес использует бумажные книжки, заключите договор с Гознаком и назначьте ответственного за их хранение.
• Рассмотрите переход на Электронную трудовую книжку – это экономит средства и упрощает отчётность.

Соблюдая указанные правила, вы обеспечите законность трудовых отношений с продавцами, избежите штрафов и создадите прозрачную систему учёта персонала.

Дата публикации: