Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2020 года, бумажный формат всё ещё остаётся актуальным для многих категорий граждан․ В связи с этим у работодателей и кадровиков регулярно возникают вопросы: кто производит бланки, кто их реализует и кто имеет право их заполнять? В этой статье мы подробно разберем всю цепочку — от завода-изготовителя до сотрудника․
Электронная и бумажная трудовая книжка: актуальность в 2026 году
Прежде чем говорить о реализации бланков, важно понимать текущее законодательство․ С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронном виде (ЭТК)․ Держателем этой базы является Социальный фонд России (СФР)․
Однако бумажные трудовые книжки не исчезли:
- Для тех, кто работал до 2020 года: Право выбора способа ведения трудовой книжки сохраняется для тех, кто в 2020 г․ был безработным, находился на больничном, в отпуске или был отстранен от работы․
- Бумажный формат продолжает действовать для сотрудников, которые ранее подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или вообще не писали заявлений о выборе формата․
- Для новичков: Для тех, кто впервые устроился на работу после года, бумажную трудовую книжку не оформляют — для них применяется исключительно электронный формат․
Таким образом, работодатели по-прежнему обязаны вести ранее оформленные бумажные книжки, выдавать дубликаты при их утрате или порче, а также вносить в них записи․
Кто производит и реализует бланки трудовых книжек?
Трудовая книжка, это защищенный документ строгой отчетности․ Его производство и реализация жестко контролируются государством․
Изготовитель: АО «Гознак»
Основным и главным изготовителем бланков трудовых книжек и вкладышей к ним являеться АО «Гознак»․ Именно это предприятие обладает необходимыми мощностями и лицензиями для выпуска документов с высокой степенью защиты;
Кто имеет право выпускать и продавать бланки?
Согласно Постановлению Правительства РФ от , выпускать бланки может любая компания, у которой есть лицензия на производство и реализацию защищенной полиграфической продукции (ЗПП) уровня защиты В․ Тем не менее, на практике монопольное производство остается за Гознаком, а реализация осуществляется через официальных распространителей․
Где работодателю закупать бланки?
Работодатель обязан обеспечивать сотрудников бланками трудовых книжек․ Закупать их можно двумя основными способами:
- Напрямую у изготовителя, то есть у АО «Гознак»․
- У официальных распространителей — это специализированные организации, которые имеют право оптовой реализации бланков строгой отчетности․
Важно: Покупать бланки в случайных киосках, на рынках или у непроверенных поставщиков категорически нельзя․ Приобретение неофициальных бланков может привести к признанию трудовой книжки недействительной, а также к штрафам для работодателя․
Кто реализует ведение трудовых книжек (оформление и заполнение)?
Если вопрос производства и продажи бланков касается Гознака и дистрибьюторов, то вопрос реализации ведения трудовых книжек полностью лежит на плечах работодателя․
Обязанности работодателя
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней․
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее установленного срока․ Работодатель также несет ответственность за учет, хранение и выдачу бланков․
Кто заполняет документ на практике?
Непосредственным заполнением трудовых книжек занимается отдел кадров предприятия․ Если компания небольшая и кадровая служба отсутствует, эти обязанности берет на себя:
- Руководитель организации лично;
- Бухгалтер;
- Иной уполномоченный сотрудник, назначенный приказом руководителя․
В их задачи входит внесение сведений о приеме на работу, переводах, увольнении, а также заполнение данных о награждениях․ При увольнении сотрудника кадровик обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки, а также передать все сведения в электронном виде в СФР․
Подводим итоги
Цепочка реализации трудовых книжек выглядит следующим образом:
- Производство: АО «Гознак» (или компании с лицензией на производство ЗПП уровня защиты В)․
- Реализация бланков: Официальные распространители и сам Гознак, которые продают бланки юридическим лицам и ИП․
- Реализация ведения: Работодатель (отдел кадров, бухгалтерия или руководитель), который покупает бланки, выдает их сотрудникам и вносит записи о трудовой деятельности․
Несмотря на то что с 2021 года для новых сотрудников заводятся только электронные трудовые книжки, бумажный формат все еще требует внимательного отношения, правильного учета и закупки бланков исключительно у официальных поставщиков․