Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В 2020‑х годах в России начался переход от традиционной бумажной формы к электронной трудовой книжке (ЭТК). В статье рассмотрим, что представляет собой «трудовая книжка простой», как её получить, правильно оформить и какие преимущества даёт электронный вариант.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка фиксирует сведения о:

• дате и месте приёма на работу;
• должности, разряде и условиях труда;
• перерывах в работе (отпуск, командировка, больничный);
• дате увольнения и причинах прекращения трудовых отношений.

Документ служит основанием для расчёта пенсионных прав, выплаты компенсаций и подтверждения стажа перед новыми работодателями.

Законодательная база

Основные нормы регулируются Трудовым кодексом РФ, статья 66. В ней прописаны требования к оформлению, хранению и передаче трудовых книжек.

Виды трудовых книжек

2.1 Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант, выпускаемый на специальных бланках, утверждённых приказом Минтруда. На обложке указывается документ‑основание (например, приказ о приёме на работу) с номером и датой. Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации;

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года работодатели обязаны вести сведения в единой базе данных СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ). Электронный документ имеет такие преимущества:

• быстрый онлайн‑доступ к полной истории трудовой деятельности;
• возможность распечатать выписку и отправить её по электронной почте;
• отсутствие риска потери бумажного носителя;
• автоматическое обновление данных при каждом изменении статуса работника.

ЭТК существует только в цифровом виде и не предполагает физический носитель. Сведения можно просмотреть на портале Госуслуги или в личном кабинете работодателя.

Как получить трудовую книжку впервые

Если у вас ещё нет трудовой книжки (первая работа, переезд в Россию и т.п.), следуйте простой инструкции.

1. Определите форму: бумажная или электронная. На практике большинство компаний в 2025‑2026 гг. используют ЭТК.
2. Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя. Приём на работу оформляется приказом, в котором указывается необходимость ведения трудовой книжки.
3. Для бумажной версии:
   1. Получите бланк в отделе кадров (или в МФЦ).
   2. Заполните личные данные (ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС).
   3. Подпишите бланк и передайте его работодателю для первой записи.
4. Для электронной версии:
   1. Зайдите на портал Госуслуги (регистрация обязательна).
   2. Выберите услугу «Электронная трудовая книжка» → «Получить ЭТК».
   3. Заполните онлайн‑форму (паспортные данные, СНИЛС, ИНН).
   4. Подтвердите запрос через СМС‑код.
   5. После одобрения система автоматически создаст запись в базе СТД‑СФР.
5. Получите уведомление о создании ЭТК и проверьте корректность данных.

В случае отказа в выдаче (например, отсутствие подтверждающего документа) работодатель обязан оформить бумажную книжку.

Как правильно вести трудовую книжку

4.1 Оформление записей в бумажной книжке

Записи вносятся в хронологическом порядке. Обязательные реквизиты (по образцу 2026 г.):

Важно: не ставить номер записи и дату в графе 2 – система автоматически проставит их.

4.2 Ведение ЭТК

Работодатель вносит данные в СТД‑СФР через специализированную программу (например, «Электронный кадровый сервис»). Процедура выглядит так:

1. Создание приказа о приёме (в системе ЕФС‑1).
2. Автоматическая передача реквизитов в базу ЭТК;
3. Работник получает уведомление и может просмотреть запись в личном кабинете.
4. При увольнении – формируется приказ об увольнении, который также автоматически отражается в ЭТК.

Все изменения фиксируются в режиме реального времени, что исключает задержки и ошибки.

Преимущества и недостатки электронного и бумажного вариантов

В 2026 г. большинство крупных компаний полностью перешли на ЭТК, однако в некоторых отраслях (сельское хозяйство, небольшие предприятия) всё ещё используют бумажные бланки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжку?

Да. При переходе на ЭТК работодатель обязан сохранить копию всех записей в бумажном виде до полного переноса данных. После этого бумажный документ может быть изъят у работника.

6.2 Как получить выписку из ЭТК?

В личном кабинете на портале Госуслуги выберите «Электронная трудовая книжка» → «Выписка». Документ формируется в PDF и может быть отправлен по электронной почте.

6.3 Что делать, если в ЭТК ошибка?

Обратитесь в отдел кадров с заявлением об исправлении. Работодатель вносит корректировку через систему, а в журнале изменений фиксируется причина исправления.

6.4 Нужно ли предъявлять трудовую книжку при приёме на работу?

С 2021 г. работодатель может запросить только электронную выписку. Однако в некоторых случаях (например, в государственных учреждениях) всё ещё требуют бумажный оригинал.

6.5 Как оформить трудовую книжку, если я переезжаю в Россию из другой страны?

Необходимо предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж за границей (трудовые договоры, справки). На их основе в ЭТК могут быть внесены записи о предшествующей работе, но только после их официального признания в РФ.

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий ваш профессиональный путь и права на пенсионные выплаты. В 2025‑2026 гг. основной тренд – переход к электронной трудовой книжке, которая упрощает доступ к информации, ускоряет процесс оформления и снижает риск потери данных. Тем не менее, бумажный вариант остаётся актуальным в некоторых отраслях и для тех, кто предпочитает иметь физический документ.

Помните, что правильное ведение трудовой книжки (в любой форме) – ваша гарантия прав и возможностей в трудовых отношениях.

Дата публикации:  г. 13:57 (по текущему времени сервера). Информация актуальна на 2025‑2026 годы, основана на официальных источниках: Трудовой кодекс РФ, портал Госуслуги, СТД‑СФР.