Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. Вопросы, связанные с её заполнением, часто вызывают тревогу и недопонимание. Одна из распространённых тем — «пустые строки» между записями. Является ли это нарушением? Что делать, если место закончилось? Разберём подробно на основе актуальных нормативных разъяснений.

Главный вывод: пустые строки, это не нарушение, но и не необходимость

Самый важный тезис, который нужно запомнить: нормативными актами не предусмотрено требование оставлять пустые строки между записями в трудовой книжке. Это прямо указано в Письме Минтруда России от № 14-2/ООГ-17410 и подтверждено Рострудом.

Таким образом:

• Оставлять пустые строки не нужно. Записи должны идти строго по порядку, друг за другом, без пропусков.
• Наличие пустых строк не является нарушением. Если они уже есть (например, оставлены предыдущим работодателем), это не влечёт ответственности и не требует «исправления» путём их заполнения произвольной информацией.

Почему так? Логика законодателя

Отсутствие требования оставлять пробелы объясняется простой причиной: это создаёт риски. Пустая строка может быть использована для внесения незаконной или искажённой информации (например, изменённых дат, должностей, оснований увольнения). Поэтому правильный порядок, последовательное заполнение всех доступных строк.

Пошаговая инструкция: как правильно вести трудовую книжку

Стандартная ситуация: новая запись

Если вы — работодатель, и нужно внести запись о приёме на работу:

1. Найдите первую свободную строку в разделе «Сведения о работе».
2. Внесите запись подряд, сразу после предыдущей, без пропусков.
3. Проставьте порядковый номер записи.

Если в разделе закончилось место (нет свободных строк)

Это прямо предусмотрено Правилами ведения трудовых книжек (Постановление Правительства № 225).

1. Оформите вкладыш. Это специальный бланк, который вшивается в трудовую книжку.
2. Запись об увольнении или приёме на работу производите уже во вкладыше.
3. На титульном листе (где ФИО, серия, номер) делаете отметку: «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
4. Если на титульном листе нет места для штампа, его можно поставить на первом вкладыше.

Если в записи предыдущего работодателя есть ошибка

Исправлять запись, сделанную другим работодателем, нельзя. Порядок таких исправлений (320н) не регламентирован; На практике для корректировки требуются:

• Заверенная копия приказа (из архива).
• Архивная справка.
• Решение суда (если спорный вопрос).

Обращаться нужно по месту работы, где была допущена ошибка, или в суд.

Если предыдущий работодатель ликвидирован, а запись ошибочна или отсутствует

Это сложная, но решаемая ситуация. Действия:

1. Обратитесь в Страховое пенсионное фонд (СФР) с заявлением о внесении сведений о стаже на основании других документов (справки из архива, трудового договора и т.д.).
2. Если СФР отказывает или вопрос спорный — подайте иск в суд о восстановлении стажа и исправлении записи в трудовой книжке.

Период безработицы или пауза в работе

Если между увольнением с одной работы и приёмом на другую был перерыв, оставлять пустую строку не требуется. Новая запись о приёме на работу вносится сразу после записи об увольнении. Период безработицы в трудовой книжке не отражается.

Важные нюансы и частые вопросы

А что с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?

Принцип тот же: записи идут последовательно. В выписке из ЭТК не будет «пустых мест». Если данные о каком-то периоде отсутствуют в реестре застрахованных лиц СФР, в ЭТК это отразится как пробел в информации, но не как пустая строка в классическом понимании. Такие пробелы нужно заполнять, предоставляя в СФР подтверждающие документы.

А если на старом образце (1974 г.) есть отведённое место для новой фамилии?

На титульном листе старых книжек есть графа «Фамилия, имя, отчество». Если работник меняет ФИО, новую фамилию вносят сверху, снизу или рядом на той же строке, не оставляя отдельную пустую. Пустая отведённая строка — это просто элемент старого бланка, который не должен использоваться для других целей.

Что делать, если печать предыдущего работодателя захватила несколько строк?

Это единственный случай, когда от предыдущей записи приходится «отступать». Вашу новую запись нужно начинать со следующей свободной строки, даже если это означает пропуск одной-двух строк, занятых оттиском печати. Само оттиск печати не является записью и не подлежит «исправлению».

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность лежит на работодателе (его кадровом специалисте). Неправильное ведение трудовой книжки (включая оставление пустых строк с последующим их заполнением с нарушениями) может быть расценено как нарушение Трудового кодекса и повлечь административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Резюме: ключевые правила на 2026 год

1. Не оставляйте пустые строки между записями. Заполняйте по порядку.
2. Если закончилось место, оформляйте вкладыш. Это нормально и правильно.
3. Чужие ошибки не исправляйте сами. Требуйте от предыдущего работодателя или идите в суд.
4. Ликвидация компании — не повод отказываться от исправления. Обращайтесь в СФР или суд.
5. Период безработицы в книжку не вносится. Запись о новой работе идёт сразу после увольнения.

Помните: Трудовая книжка — это документ, который должен быть полным, точным и последовательным. Любые вопросы по её заполнению лучше решать, руководствуясь Правилами ведения трудовых книжек и официальными письмами контролирующих органов (Минтруд, Роструд), а не домыслами или устаревшими практиками.