Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Ее правильный учет и хранение регулируется рядом нормативных актов, в частности приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» и Порядком, утвержденным приказом Минтруда. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных требованиях 2026 г.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, ст. 66.2)
- Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п. 39–43)
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (об обязательном хранении трудовых книжек)
- ГОСТы, регламентирующие форму бланков трудовых книжек (если применимо)
Ответственность за учет и хранение
В соответствии с приказом № 320н ответственность несет:
- Работодатель (или его уполномоченный представитель) – за правильность учета, хранение и выдачу трудовых книжек.
- Кадровый отдел – за ведение журнала движения трудовых книжек и вкладышей.
- Служба безопасности/архив – за хранение оригиналов в соответствии с требованиями по сроку хранения (не менее 3 года после увольнения, 75 лет для архивных копий).
Порядок ведения учета
Ведение журнала движения трудовых книжек
Журнал должен содержать:
- № первого экземпляра трудовой книжки
- ФИО работника
- Дата выдачи, дата возврата, дата увольнения
- Сведения о передаче книги в архив
- Подпись ответственного лица
Журнал хранится в электронном виде в системе 1С и в бумажном виде в архиве. Электронный журнал должен быть защищен паролем и резервным копированием.
Учет бланков и вкладышей
Бланки трудовых книжек и вкладыши в них оформляются в соответствии с формой, утверждённой приказом № 320н. Каждый бланк получает уникальный номер, а вкладыши – код, указывающий на конкретную книгу. Учет ведется в отдельном журнале, который также хранится в архиве.
Хранение трудовых книжек
Физическое хранение
- Трудовые книжки хранятся в защищённом помещении с ограниченным доступом (например, в сейфе или в специально оборудованном архиве).
- Книги должны быть размещены в вертикальном положении, защищённые от влаги, прямого солнечного света и пыли.
- При хранении в бумажном виде необходимо использовать архивные ящики с маркировкой «Трудовые книжки».
Электронное хранение
С 1 января 2020 г. возможна сдача электронных трудовых книжек. Переход добровольный и осуществляется только с согласия работника. Электронные данные хранятся в системе 1С, защищённой шифрованием и резервным копированием. Доступ к данным имеет только уполномоченный сотрудник.
Выдача дубликата трудовой книжки
При утрате, повреждении или уничтожении трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата. Процедура:
- Работник подает заявление в кадровый отдел.
- Кадровый отдел проверяет наличие оригинала в журнале.
- Если оригинал найден, выдаётся дубликат; если нет – оформляется справка о потере.
- Дубликат оформляется в соответствии с формой приказа № 320н.
Сроки хранения и архивирование
- После увольнения трудовая книжка хранится у работодателя минимум 3 года.
- После истечения этого срока она передаётся в архив организации.
- Архивные копии сохраняются в течение 75 лет.
- При уничтожении оригинала необходимо оформить акт уничтожения и передать копию в архив.
Санкции за нарушение порядка
Нарушения могут повлечь за собой:
- Административные штрафы (по статье 20.3 Трудового кодекса).
- Ответственность руководителя за неисполнение обязанностей по учету.
- Риск утраты права на получение компенсации по трудовому договору.
- Нарушение прав работника на доступ к сведениям о трудовой деятельности.
Практические советы для кадровиков
- Регулярно проверяйте актуальность форм трудовых книжек и вкладышей.
- Обучайте сотрудников правильному обращению с документами.
- Проводите аудит учета каждые 6 месяцев.
- Внедрите систему электронного документооборота для упрощения доступа.
- Разработайте внутренний регламент, согласованный с приказом № 320н.
Правильный учет и хранение трудовых книжек – это не только соблюдение закона, но и защита прав работников. Следуя требованиям приказа Минтруда № 320н и Порядка, вы обеспечите прозрачность кадрового учета, минимизируете риски штрафов и повысите доверие сотрудников к организации.
Для более подробной информации рекомендуется ознакомиться с полным текстом приказа Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н и Порядком, утверждённым в соответствии с ним.