Трудовая книжка руководителя – это документ, который фиксирует сведения о его трудовой деятельности, сроках работы, должностных изменениях и прочих важных деталях. Правильное хранение и учёт этой книги регулируются рядом нормативных актов, поэтому их необходимо соблюдать в полном объёме;
Нормативная база
В России трудовые книжки руководителей оформляются в соответствии с:
- Приказом Минтруда России от N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Положением о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Министерством труда;
- Гражданским кодексом РФ и Трудовым кодексом РФ (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных организаций).
Эти документы определяют, как, где и сколько лет следует хранить трудовые книжки, включая книжки руководителей.
Кто отвечает за ведение и хранение
По приказу руководителя назначается ответственный сотрудник, обычно это начальник отдела кадров. Его функции включают:
- Ведение приходно‑расходной книги (журнала) учета бланков трудовых книжек и вкладышей;
- Пронумерование, прошивку (простраивание) и заверение каждой книги подписью руководителя;
- Скрепление журнала сургучной печатью (или опломбирование) – требование, действующее до последних изменений;
- Обеспечение выдачи и приема трудовых книжек сотрудникам.
Подпись ответственного и подпись руководителя фиксируются в конце каждой записи, что подтверждает законность операции.
Где хранить трудовые книжки руководителей
Согласно действующим правилам, трудовые книжки руководителей хранятся в следующих местах:
- В офисе организации – в специальном архиве кадров, который находится в помещении работодателя. Архив должен быть охраняемым, иметь ограниченный доступ и быть оформлен согласно требованиям трудового законодательства.
- В архиве организации – если книжка уже не используется (например, после увольнения руководителя). В этом случае она переводится в архив и хранится там в течение установленного срока.
- В центральном архиве – в случае, когда организация является частью крупного холдинга или группы компаний, где функции архивного хранения делегированы в центральный архив;
Важно: не допускается хранение трудовых книжек в обычных офисных шкафах, на столах или в незащищённых местах.
Срок хранения
Согласно ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных организаций, невостребованные трудовые книжки (в т.ч. руководительские) хранятся в течение 75 лет с даты их последнего использования.
- После истечения 75‑летнего срока книжка может быть уничтожена в соответствии с установленными процедурами.
- Если руководитель продолжает занимать должность, книжка остаётся в актуальном хранении и обновляется в журнале.
Как оформить хранение в журнале учёта
В приходно‑расходной книге фиксируются все операции, связанные с получением и выдачей бланков трудовых книжек и вкладышей. В ней указываются:
- Серия и номер каждого бланка;
- Дата выдачи и дата возврата;
- ФИО и должность владельца;
- Подпись руководителя и печать организации (при наличии).
Книга должна быть:
- Пронумерована;
- Прошита (простроена) – прошивание обеспечивает её целостность;
- Заверена подписью руководителя;
- Скреплена сургучной печатью (или опломбирована) – требование действует до последних изменений.
Что делать с книжкой после увольнения руководителя
После увольнения руководителя его трудовая книжка переходит в категорию «невостребованных» и согласно закону хранится в архиве в течение 75 лет. При этом:
- Книга передаётся в архивный отдел;
- В архиве она получает отдельный номер и оформляется в соответствии с внутренними регламентами;
- До истечения срока хранения доступ к ней имеют только уполномоченные лица.
Часто задаваемые вопросы
Где именно в офисе следует разместить архивные шкафы для хранения трудовых книжек?
Они должны находиться в закрытом помещении, доступном только уполномоченным кадрам, обычно в отделе кадров или в специальном архивном коридоре.
Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде?
Нет, законодательно требуется бумажное хранение оригиналов. Электронные копии могут использоваться как вспомогательный документ, но оригинал обязателен.
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку необходимо зафиксировать в журнале, оформить корректирующее решение руководителя и сохранить исправленную запись без удаления оригинального ввода.
Нужна ли подпись руководителя на каждой странице?
Подпись ставится в конце каждой записи (выдачи/получения). На каждой странице, где фиксируются данные, подпись подтверждает их достоверность.
Хранение трудовых книжек руководителей – это ответственный процесс, требующий соблюдения строгих регламентов:
- Назначить ответственного сотрудника;
- Вести приходно‑расходную книгу с обязательным прошиванием, нумерацией и подписью;
- Хранить книги в защищённом архиве (офисном или центральном);
- Сохранять их в течение 75 лет;
- Обеспечивать их выдачу и возврат согласно установленным процедурам.
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую защищённость организации и сохранность важнейших кадровых документов;