Ситуация, когда сотрудник не представляет трудовую книжку при приёме на работу или не забирает её при увольнении, встречается достаточно часто․ Ниже – пошаговое руководство для работодателя, основанное на действующем законодательстве (ТК РФ, нормативные акты судебной практики) и практических рекомендациях из открытых источников․

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ – при приёме на работу работник обязан представить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде)․ Отказ в приёме из‑за отсутствия книжки незаконен․
• Статья 66 ТК РФ – при увольнении работодатель обязан в день расторжения трудового договора выдать трудовую книжку работнику под расписку․
• Статья 66․1 ТК РФ – регулирует порядок предоставления сведений о трудовой деятельности (в т․ч․ электронную форму)․
• Статья 5․27 КоАП РФ – административная ответственность за нарушение сроков выдачи трудовой книжки (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций)․

Ситуация при приёме на работу

Если кандидат не предоставил трудовую книжку (например, потерял её, никогда не имел бумажного варианта или предпочитает электронную форму), работодатель должен:

1. Составить акт о том, что работник не предоставил трудовую книжку․ В акте фиксируются:
• дата и место составления;
• ФИО сотрудника, должность, на которую он принимается;
• причина отсутствия книжки (утеря, порча, отсутствие ранее, переход на электронный формат и т․д․);
• подписи представителя работодателя и работника (если последний согласен с фактом отсутствия)․
2. Оформить трудовую книжку (если её нет) или принять на ведение электронную трудовую книжку․ Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практики (Определение ВС РФ от № 4‑КГ21‑43‑К1), при отсутствии бумажного документа работодатель ведёт сведения о работнике исключительно в электронном виде в системе «Социальный фонд РФ» (СФР)․
3. Сделать первую запись о приёме на работу․ В бумажной книжке – стандартная запись (наименование организации, дата приёма, должность, условия труда)․ В электронной форме – передача сведений в СФР через ЕГИСЗ․
4. Выдать работнику трудовую книжку на руки (если она оформлена бумажно) или подтвердить, что сведения о его трудовой деятельности ведутся электронно․

Важно: Отказ в приёме работы из‑за отсутствия трудовой книжки может быть признан дискриминационным и привести к судебному иску о восстановлении на работе и компенсации морального вреда․

Ситуация при увольнении

Если работник не забрал трудовую книжку в последний день работы, работодатель обязан:

1. Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте․ Уведомление составляется в свободной форме, но должно содержать:
• наименование организации и её реквизиты;
• ФИО работника;
• ссылка на статью 66 ТК РФ (обязанность выдачи книжки);
• указание срока, в течение которого работник может явиться (например, 5 рабочих дней с даты получения уведомления);
• варианты получения: личное получение в отделе кадров или отправка заказным письмом с уведомлением о вручении;
• подпись уполномоченного лица и дата․
2. Если работник не явился в указанный срок и не дал согласия на почтовую отправку, составить акт о refusal (отказе) получения трудовой книжки․ Акт подписывается комиссией из двух‑трех представителей работодателя (например, руководитель отдела кадров, юрист, бухгалтер) и хранится в личном деле сотрудника․
3. Сохранить трудовую книжку (или электронные сведения) в архиве организации не менее 50 лет․ Это требование следует из пункта 2 статьи 66 ТК РФ и нормативных актов по архивному хранению трудовых документов․
4. При необходимости направить запрос в СФР о предоставлении выписки из электронной трудовой книжки для работника (если он нуждается в подтверждении стажа для пенсии, пособий и т․д․)․

Задержка выдачи трудовой книжки без уважительной причины влечёт административную ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․ Судебная практика подтверждает, что обязанность выплачивать средний заработок за период задержки возникает только при наличии вины работодателя и доказанного ущерба работнику (см․ Определение ВС РФ от № 4‑КГ21‑43‑К1, Определение Первого кассационного суда от по делу 88‑10719/2022);

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Определить момент, когда обнаружена отсутствие трудовой книжки (при приёме или при увольнении)․
2. Составить соответствующий акт (отсутствие при приёме или отказ от получения при увольнении)․
3. Принять решение о форме ведения трудовой книжки (бумажная – оформить новую; электронная – передать сведения в СФР)․
4. Оформить первую запись о приёме на работу (или последнюю запись об увольнении, если книжка уже есть)․
5. Выдать документ работнику (лично или почтой) и получить расписку/подтверждение получения․
6. При невозможности получения – оформить акт о refusal и сохранить документы в деле․
7. Информировать работника о порядке получения выписки из электронной трудовой книжки при необходимости․
8. Соблюдать сроки хранения трудовой книжки (не менее 50 лет) и обеспечивать конфиденциальность данных․

Примеры документов

Акт о том, что работник не предоставил трудовую книжку при приёме на работу

АКТ
№ __
г․ ___________ «___» __________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся, namely:
_________________________ (ФИО, должность) – представитель работодателя,
_________________________ (ФИО, должность) – работник,

составили настоящий акт о том, что работник ______________________ (ФИО) при приёме на работу в организацию «__________________» (ИНН/КПП) не предоставил трудовую книжку․

Причина отсутствия трудовой книжки: ______________________________________________
(утеря, порча, отсутствие ранее, переход на электронный формат и т․д․)

На основании ст․ 65 ТК РФ работодатель обязан оформить сведения о работнике в электронном виде и/или выдать новую трудовую книжку․

Подписи:
Работодатель ___________________ Работник ___________________

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (при увольнении)

УВЕДОМЛЕНИЕ
№ __
г․ ___________ «___» __________ 20__ г․

Уважаемый(ая) ______________________ (ФИО)!

Согласно ст․ 66 ТК РФ Вы обязаны получить трудовую книжку в день расторжения трудового договора, которое состоялось «___» __________ 20__ г․

Поскольку трудовая книжка не была получена, просим Вас явиться в отдел кадров по адресу: ______________________________ в течение ___ рабочих дней с момента получения данного уведомления для получения трудовой книжки․

В случае невозможности личного получения Вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес: ______________________________․

Просьба подтвердить получение данного уведомления и Ваш выбор способа получения трудовой книжки (лично/почтой) в письменной форме до «___» __________ 20__ г․

С уважением,
_____________________ (ФИО, должность)
Подпись ___________________

Акт о refusal (отказе) получения трудовой книжки при увольнении

АКТ ОТКАЗА ОТ ПОЛУЧЕНИЯ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
№ __
г․ ___________ «___» __________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся, составляем настоящий акт о том, что работник ______________________ (ФИО) отказался получить трудовую книжку при увольнении, несмотря на направленное уведомление от «___» __________ 20__ г․ № __․

Причина отказа: ______________________________________________
(не явился, не дал согласия на почтовую отправку и т․д․)

Согласно ст․ 66 ТК РФ обязанность работодателя по выдаче трудовой книжки выполнена; дальнейшее хранение документа осуществляется в архиве организации․

Подписи:
Председатель комиссии ___________________ Член комиссии ___________________
Член комиссии ___________________ Работник (отказ подписать) ___________________

Ответственность за нарушения

• Административная ответственность – штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ (см․ выше)․
• Гражданско‑правовая ответственность – возможен иск о компенсации морального вреда и/ou возмещении расходов, связанных с восстановлением трудовой книжки (например, стоимость дубликата)․
• Трудовые споры – при неправомерном отказе в приёме работы из‑за отсутствия книжки работник может потребовать восстановления на работе и выплаты среднего заработка за период вынужденного прогула․

Практические рекомендации

1. Ведите единый журнал учёта приёма и выдачи трудовых книжек (или электронных выписок)․ Это упростит контроль и подготовку актов․
2. Обеспечьте доступ сотрудников к инструкции о порядке получения трудовой книжки при увольнении (разместите на корпоративном портале или в уголке по охране труда)․
3. При переходе на электронную форму трудовых книжек регулярно проверяйте, что сведения в СФР актуальны и соответствуют бумажным записям (если они ведутся параллельно)․
4. Обучайте кадровых сотрудников правилам составления актов и уведомлений – это снижает риск ошибочного документооборота․
5. Храните копии всех актов, уведомлений и расписок в личном деле сотрудника не менее 50 лет, как требует законодательство․

Отсутствие трудовой книжки у работника – не повод для отказа в приёме на работу или для отказа в выдаче документа при увольнении․ Работодатель обязан:

• документировать факт отсутствия книжки (акт);
• при необходимости оформить новую бумажную книжку или перевести учёта в электронный вид;
• обеспечить выдачу документа работнику (лично или почтой) и получить подтверждение получения;
• при отказе работника оформить акт о refusal и сохранить документы в архиве․

Соблюдение указанных процедур позволит избежать административных штрафов, судебных споров и сохранит репутацию компании как ответственного работодателя․

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации – рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или обратиться в территориальную инспекцию труда․