Трудовая книжка — неотъемлемый документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ квалификацию и опыт сотрудника.
Неправильное её заполнение может привести к ошибкам в расчёте пенсии‚ отпускных и других выплат.
Ниже приведено подробное руководство по оформлению трудовой книжки при приёме на работу‚ включая новые правила‚ требования законодательства и практические примеры.

Кому нужна трудовая книжка?

• Сотруднику‚ впервые поступившему на работу в организации;
• Тому‚ кто уже имеет трудовую книжку‚ но меняет место работы (обновление ьного листа).
• Работнику‚ который ранее работал‚ но в новой организации требуется подтверждение квалификации.

Документы‚ которые должен предоставить работник

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ‚ заменяющий паспорт).
• Свидетельство о рождении (если требуется).
• Справка о предыдущем месте работы (при наличии).
• Сертификаты‚ дипломы‚ лицензии (для подтверждения квалификации).
• Заявление о приёме на работу (если работодатель его требует).

Порядок оформления при приёме на работу

1. Подготовка документов: соберите все необходимые бумаги от работника и работодателя.
2. Проверка: убедитесь‚ что документы действительны и не содержат ошибок.
3. Заполнение ьного листа: если работник впервые получает трудовую книжку‚ заполните ьный лист в присутствии работника.
4. Внесение записи о приёме на работу: в основной блок трудовой книжки внесите запись согласно требованиям закона.
5. Подпись и печать: работодатель подписывает запись‚ а на странице ставится печать организации.
6. Сдача книги работнику: передайте трудовую книжку сотруднику в течение недели с даты приёма.

Приём на работу и запись в трудовой книжке

Согласно Постановлению Минтруда РФ от  № 69 и Федеральному закону от  № 439-ФЗ‚ запись о приёме на работу должна быть внесена в течение недели с даты приёма. В записи указываются:

• Дата приёма.
• Должность и структурное подразделение.
• Номер и дата трудового договора (или приказа о приёме).
• Сведения о стаже (если работник уже имеет трудовую книжку).

Заполнение ьного листа

ьный лист содержит основные сведения о работнике: ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ образование‚ профессию‚ специальность.
При первом приёме в организации ьный лист заполняется в присутствии работника. Если работник уже имеет трудовую книжку‚ ьный лист обновляется в момент перехода на новое место работы.

Приказ о приёме на работу и трудовой договор

В трудовой книжке указывается реквизит документа‚ подтверждающего приём:

• Если оформлен трудовой договор‚ указывайте его дату и номер: «Трудовой договор от  № 123/ТК».
• Если оформлен приказ о приёме на работу‚ указывайте его дату и номер: «Приказ о приёме на работу от  № 45/П».
• Если оба документа есть‚ в записи указывайте оба реквизита.

Испытательный срок

Испытательный срок устанавливается по соглашению сторон и служит для проверки соответствия работника требованиям должности. В трудовой книжке указывается дата начала и окончания испытательного срока‚ если он установлен.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Работник может отказаться от бумажной версии‚ но при этом электронная книга автоматически создаётся в системе ФСС. Важно‚ чтобы в бумажной книге были внесены все записи‚ а в электронной — подтверждённые электронные подписи.

Ошибки и их исправление

Неправильные записи в трудовой книжке могут привести к ошибкам при расчёте пенсионного стажа. Исправление производится в следующем порядке:

1. Подготовьте заявление о исправлении.
2. Составьте корректную запись.
3. Поставьте печать и подпись работодателя.
4. Сохраните копию исправления для внутреннего учёта.

Образцы записей

• Приём на работу:

Трудовой договор от  № 123/ТК‚ 1 (первый) пункт. Приказ о приёме на работу от  № 45/П‚ 1 (первый) пункт. Дата приёма: . Должность: бухгалтер. Структурное подразделение: Финансовый отдел.

• Увольнение:

Увольнение по собственному желанию от  № 78/П‚ 1 (первый) пункт. Дата увольнения: . Должность: бухгалтер. Структурное подразделение: Финансовый отдел.

• Перевод в другое подразделение:

Перевод в отдел маркетинга от  № 12/П‚ 1 (первый) пункт. Дата перевода: . Должность: специалист по маркетингу. Структурное подразделение: Маркетинг.

Ответственность за ошибки

Нарушения в заполнении трудовой книжки влекут за собой административную ответственность работодателя. В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях‚ нарушение порядка ведения трудовых книжек может привести к штрафу до 50 000 ₽. Кроме того‚ работник может потребовать компенсацию за неправомерно начисленные выплаты.

Правильное оформление трудовой книжки при приёме на работу — это залог корректного расчёта трудового стажа‚ пенсионных и иных выплат. Следуйте установленным правилам‚ используйте актуальные нормативные акты и не забывайте о переходе к электронному формату. Внимательное и своевременное заполнение трудовой книжки обеспечивает как работнику‚ так и работодателю уверенность в правильности учёта трудовой деятельности.