Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Она имеет юридическую силу и используется при начислении пенсии, подтверждении стажа при приёме на новую работу, а также в судебных спорах. Ниже представлен подробный руководство по заполнению бумажной и электронной трудовой книжки, а также порядку внесения изменений и исправлений.
Что такое трудовая книжка
Трудовая книжка – документ строгой отчётности, в котором фиксируются все важные события трудовой жизни сотрудника: приём на работу, переводы, увольнения, награждения, а также изменения личных данных (ФИО, дата рождения).
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Постановлению Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках», ведение трудовой книжки обязательно для всех работников, за исключением случаев, когда трудовые отношения оформляются по гражданско‑правовым договорам.
Виды трудовых книжек
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант на бумажном носителе, оформляемый вручную или печатным способом.
- Электронная трудовая книжка (СЗВ‑ТД) – цифровой аналог, подаваемый в Пенсионный фонд РФ через систему электронного взаимодействия (ЕГИСЗ). С года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять исключительно электронную форму, за исключением случаев, когда работник ранее имел бумажную книжку и не перешёл на электронный формат.
Оба вида имеют одинаковое юридическое значение, однако порядок их заполнения отличается.
Когда и как заполнять трудовую книжку
При приёме на работу
Запись делается в течение пяти рабочих дней с дня фактического допуска к работе.
- В графе «Дата приёма» указывается число, месяц и год.
- В графе «Наименование организации» – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
- В графе «Должность, профессия» – должность, указанная в трудовом договоре.
- В графе «Основание» – номер и дата трудового договора (или приказ о приёме).
- Ставится подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
При переводе на другую должность (внутри организации)
Запись вносится в течение пяти рабочих дней с даты перевода.
- В графе «Дата перевода» – дата, с которой сотрудник начинает выполнять новые функции.
- В графе «Должность, профессия» – новая должность.
- В графе «Основание» – номер и дата приказа о переводе.
При увольнении
Запись делается в день увольнения (или в последний рабочий день).
- В графе «Дата увольнения» – число, месяц и год.
- В графе «Должность, профессия» – должность, которую занимал сотрудник на момент увольнения.
- В графе «Основание» – номер и дата приказа об увольнении, а также основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).
- Ставится подпись уполномоченного лица и печать.
При изменении личных данных (ФИО, дата рождения)
Изменения вносятся на основании документов, подтверждающих изменение (например, свидетельство о браке, справка ЗАГС). Запись делаеться в разделе «Сведения о работнике» (обычно первая страница книжки).
Порядок внесения записей
Каждая запись в трудовой книжке состоит из следующих элементов:
- Номер записи – последовательный номер (1, 2, 3 …).
- Дата – день, месяц, год события.
- Наименование организации – полное название работодателя.
- Должность, профессия – как указано в трудовом договоре.
- Основание – номер и дата приказа, договора или иного документа, послужившего основанием для записи.
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Записи делаются черными или синими чернилами, без пробелов и исправлений. При необходимости исправления следует соблюдать порядок, описанный ниже.
Внесение изменений и исправлений
Исправление ошибки в уже сделанной записи
Если обнаружены неточности (например, неправильная дата или наименование организации), исправление производится следующим образом:
- Ошибочная запись зачёркивается одной горизонтальной линией так, чтобы осталось читаемым оригинальное содержание.
- Справа от зачёркнутого текста пишется правильная информация.
- Под исправлением ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления.
- Обязательно делается пометка «Исправлено верно» рядом с подписью.
Внесение дополнительной информации (доп. запись)
Если требуется добавить сведения, не связанные с предыдущей записью (например, награждение), создаётся новая запись с новым номером, датой и основанием (приказ о награждении).
Аннулирование записи
Аннулирование допустимо только в случае, если запись сделана ошибочно и не отражает фактических трудовых отношений (например, ошибочно оформлен перевод). Аннулирование оформляется как отдельная запись:
- Указывается дата аннулирования.
- В графе «Основание» пишется «Аннулирование записи № X от [дата]» и ссылка на приказ об аннулировании.
- Ставится подпись и печать.
Все исправления должны быть выполнены аккуратно, без использования корректирующей жидкости или скотча.
Особенности электронной трудовой книжки (СЗВ‑ТД)
С года ведение трудовой книжки в электронном виде стало обязательным для большинства работодателей. Основные моменты:
- Формат подачи – сведения о приёме, переводе, увольнении и других событиях формируются в виде электронного документа СЗВ‑ТД и передаются в Пенсионный фонд РФ через личный кабинет страхователя или через систему «Госуслуги».
- Сроки подачи – сведения должны быть направлены не позднее следующего рабочего дня после события (приём, перевод, увольнение).
- Подпись – электронная подпись уполномоченного лица (руководителя или ответственного за кадровое обеспечение).
- Хранение – электронные трудовые книжки хранятся в информационной системе ПФР не менее 50 лет.
- Выдача сотруднику – при увольнении работник имеет право получить выписку из электронной трудовой книжки (форма СЗВ‑ТД) в бумажном или электронном виде по своему выбору.
Важно помнить, что даже при ведении электронной трудовой книжки работодатель обязан хранить бумажный экземпляр (если он был заведён до перехода на электронный формат) и предоставлять его сотруднику по требованию.
Практические рекомендации для кадровых специалистов
Чек‑лист при заполнении трудовой книжки
- Проверить правильность ФИО, даты рождения и других личных данных сотрудника.
- Убедиться, что основание записи (приказ, договор) существует и подписано.
- Внести запись в течение установленного срока (5 рабочих дней для бумажного варианта, следующий рабочий день для электронного).
- Поставить чёткую, читаемую подпись и печать организации.
- Сделать копию записи (или скриншот СЗВ‑ТД) для внутреннего учёта.
- При обнаружении ошибки – немедленно исправить её согласно порядку внесения изменений.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? Да, если у сотрудника уже есть бумажная книжка, он может продолжать её вести, а работодатель одновременно подаёт сведения в электронном виде. При переходе на полностью электронный формат бумажная книжка больше не ведёться.
- Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку? Необходимо выдать дубликат на основании заявления работника и внутреннего приказа о выдаче дубликата. В дубликате переносятся все записи из оригинала (или из электронной базы).
- Как оформить запись о совместительстве? Совместительство не отражается в трудовой книжке основного места работы. Оно оформляется отдельной трудовой книжкой (или электронной СЗВ‑ТД) по месту совместительства.
- Нужно ли ставить печать при электронной книжке? При подаче СЗВ‑ТД печать не требуется, достаточно электронной подписи. При выдаче выписки из электронной книжки на бумажном носителе ставится печать организации.
Правильное заполнение трудовой книжки и своевременное внесение изменений – важная часть кадрового документооборота, которая напрямую влияет на права работника (пенсионное обеспечение, подтверждение стажа, защита в суде). Соблюдение установленных сроков, использование корректных оснований и аккуратное оформление записей помогут избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечат прозрачность трудовых отношений в организации.
Надеемся, представленное руководство станет полезным справочником для специалистов по кадрам, бухгалтеров и руководителей, отвечающих за ведение трудовых книжек в вашей компании.