Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника‚ установленный ст. 66 ТК РФ. В данной статье подробно рассматривается‚ как оформлять и вести трудовую книжку в условиях современного законодательства‚ особенности электронного и бумажного вариантов‚ а также нюансы‚ связанные с аббревиатурой РУЗ (руководитель учебного заведения).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (общая форма трудовой книжки) и ст. 66.1 (электронная трудовая книжка).
• Федеральный закон от № 197‑ФЗ «Трудовой кодекс Российской Федерации» (с последними изменениями на 2026 год).
• Приказ Минтруда России № н/д от  г. «О ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Постановление Правительства РФ от № н/д «О порядке выдачи и хранения бумажных трудовых книжек».

Что такое трудовая книжка РУЗ?

Аббревиатура РУЗ расшифровывается как руководитель учебного заведения. В контексте трудовой книжки она указывает на специальную запись‚ которую делают работники‚ занятые в сфере образования (школы‚ вузы‚ колледжи‚ детские сады и т.д.). Такая запись содержит:

• должность (например‚ «директор школы»‚ «заведующий кафедрой»);
• наименование образовательного учреждения;
• период работы (с … по …);
• основания для приема/увольнения (приказ‚ договор).

Запись о работе в РУЗ оформляется точно так же‚ как и любая другая запись в трудовой книжке‚ но имеет свои особенности в части указания наименования учреждения и типа занятости (педагогическая‚ административная‚ научная).

Виды трудовых книжек в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант сохраняет свою силу‚ если работник не подал заявление о переходе на электронную форму. Основные моменты:

• Ведётся работодателем в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
• Хранится у работника (или у работодателя по соглашению сторон) в течение всего трудового стажа и после увольнения – не менее 50 лет.
• Заполняется только чёрной или синей пастой‚ исправления не допускаются – ошибочная запись зачёркивается одной чертой и рядом пишется правильная информация с указанием даты исправления и подписи ответственного лица.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить ЭТК. С 2022 года переход на электронный формат стал обязательным для всех работодателей (ст. 66.1 ТК РФ).

• ЭТК представляет собой единую базу данных‚ хранящуюся в информационных ресурсах ПФР.
• Доступ к сведениям осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через личный кабинет работника в системе ПФР.
• Внесение данных производится работодателем посредством специальных программных средств‚ сертифицированных Минтруда.
• Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК в электронном виде или распечатанную форму.

Важно: если работник уже подал заявление о переходе на электронную форму‚ вернуться к бумажному варианту он уже не может (п. 2 ст. 66.1 ТК РФ).

Как оформить трудовую книжку РУЗ в 2026 году

Для newly hired (первый трудовой договор)

1. Определить форму ведения (бумажная или электронная). Если работник ранее не имел трудовой книжки‚ по умолчанию открывается электронная форма (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Заполнить ьный лист:
   • ФИО полностью;
   • Дата‚ месяц‚ год рождения;
   • Образование (уровень‚ специальность);
   • Паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан);
   • ИНН и СНИЛС (при наличии).
3. Внести запись о приёме на работу:
   • Дата приёма;
   • Наименование организации (полное‚ согласно Уставу);
   • Должность (например‚ «заведующий отделом дошкольного образования»);
   • Основание – номер и дата приказа о приёме.
4. Если работа связана с РУЗ‚ дополнительно указать:
   • Тип учреждения (школа‚ лицей‚ гимназия‚ вуз и т.д.);
   • Форма собственности (муниципальная‚ государственная‚ частная);
   • Специфика работы (педагогическая‚ administrativa‚ научная).
5. Подпись ответственного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации.

Для уже работающих сотрудников

• Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка и он не подал заявление о переходе на ЭТК – продолжаем вести бумажный вариант.
• Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму – работодатель вносит все последующие сведения в ЭТК‚ а бумажная книжка считается архивной и больше не обновляется.
• При переводе на другую должность внутри одной организации (например‚ с преподавателя на заместителя директора) делается новая запись с указанием новой должности‚ даты перехода и основания (приказ о переводе).

Особенности ведения трудовой книжки РУЗ в образовательной сфере

В учреждениях образования часто встречаются следующие нюансы:

• Совмещение должностей (например‚ учитель + методист). Каждое совмещение оформляеться отдельной записью.
• Внутреннее совмещение (работа в нескольких структурных подразделениях одного вуза) – указывается наименование факультета/кафедры.
• Привлечение к внешней работе (чтение лекций в других вузах‚ экспертная деятельность) – если работа оформлена по трудовому договору‚ вносится как обычное место работы; если по гражданско‑правовому договору – в трудовую книжку не вносится.
• Академические отпуска и повышение квалификации – периоды учёбы‚ стажировки‚ повышения квалификации не вносятся в трудовую книжку‚ но подтверждаются отдельными документами (справки‚ сертификаты).

Проверка и контроль трудовых книжек

Трудовая инспекция имеет право проводить проверки правильности ведения трудовых книжек (бумажных и электронных). Основные моменты‚ на которые обращают внимание инспекторы:

• Соответствие записей требованиям ст. 66 ТК РФ (полнота‚ последовательность‚ отсутствие пробелов).
• Наличие подписей и печатей работодателя.
• Отсутствие исправлений‚ не оформленных согласно установленному порядку.
• Своевременность внесения записей (не позднее пяти рабочих дней с даты события).
• Соответствие данных в ЭТК информации‚ представленной в личном кабинете ПФР.

При выявлении нарушений работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Нет. Выбор формы ведения является исключительным. После подачи заявления о переходе на ЭТК бумажная версия больше не обновляется.

Что делать‚ если потеряна бумажная трудовая книжка?

Сотрудник должен обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче дубликата. Дубликат оформляется на основании справок о периодах работы и заверяется печатью организации.

Нужно ли вносить данные о работе по договорам ГПХ в трудовую книжку?

Нет. Трудовая книжка отражает только трудовые отношения‚ оформленные трудовым договором. Гражданско‑правовые договоры не вносятся.

Как часто работник может менять форму ведения трудовой книжки?

Один раз – при первом трудоустройстве или при подаче заявления о переходе на электронную форму. Обратный переход невозможен.

Трудовая книжка РУЗ – это важный документ‚ подтверждающий профессиональный путь работника в сфере образования. В 2026 году законодательство чётко регламентирует оба варианта ведения: бумажный и электронный. Выбор формы зависит от заявления сотрудника‚ однако после перехода на электронный формат вернуться к бумажному варианту невозможно. Правильное заполнение‚ своевременное внесение записей и соблюдение требований ТК РФ гарантируют защиту прав работника и избавляют работодателя от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ вы сможете без труда оформить и вести трудовую книжку РУЗ‚ будь то в школе‚ вузе‚ колледже или ином образовательном учреждении.