Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника в России. С 1 января 2023 года в стране введён новый образец трудовой книжки, который заменил прежнюю форму, использовавшуюся более 30 лет. В статье подробно рассматриваются правовые основы, структура нового образца, порядок перехода с прежних книжек, а также часто задаваемые вопросы.
Правовое основание нового образца
Новый образец трудовой книжки установлен приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 декабря 2022 г. № РМ‑1/2022 «Об утверждении формы трудовой книжки установленного образца и формы вкладыша к ней». Этот документ заменил прежний приказ № РМ‑1/2002, который регулировал форму книжки, действовавшую с 2002 года.
Ключевые изменения в новой форме
- Размер и формат: книжка теперь формата A5 (148 × 210 мм), что делает её более удобной в обращении.
- Структура страниц: 12 страниц основной части + 2 страницы вкладыша (вкладка «Сведения о работнике» и «Сведения о работодателе»).
- Упрощённые реквизиты: сокращённый набор полей, исключены устаревшие отметки (например, «Дата начала работы» в отдельной строке).
- Электронный вариант: предусмотрена возможность ведения электронных трудовых книжек в рамках системы «Электронный документооборот» (ЭДО), однако бумажный образец остаётся обязательным.
- Отметка о стажёре: отдельный блок для указания периода стажировки и практики.
Содержание новой трудовой книжки
Основная часть (12 страниц)
- Шапка: ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН, СНИЛС.
- Сведения о трудовой деятельности:
- Дата начала и окончания работы.
- Наименование работодателя, ИНН/КПП, ОКТМО.
- Должность, разряд, тарифная ставка.
- Основание приема (договор, приказ, решение суда).
- Основание увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
- Отметки о переводе, повышении квалификации, командировках, отпусках.
- Сведения о начислениях и выплатах (премии, надбавки, компенсации).
- Записи о приостановке действия трудового договора (отпуск без сохранения заработной платы, военная служба).
- Подписи и печати работодателя (при необходимости).
Вкладыш (2 страницы)
- Страница 1 – «Сведения о работнике»: ФИО, дата и место рождения, гражданство, контактные данные.
- Страница 2 – «Сведения о работодателе»: Наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес, ФИО руководителя, контактный телефон.
Переход с прежних книжек на новый образец
С 1 января 2023 года все работодатели обязаны выдавать новым сотрудникам трудовые книжки нового образца. При этом:
- Существующие трудовые книжки прежнего образца не подлежат аннулированию. Их можно использовать до полного заполнения;
- Если в прежней книжке уже записан весь трудовой стаж, работник может оставить её у себя и при необходимости предъявлять в органы соцзащиты.
- При приёме на работу после 1 января 2023 года работодатель обязан оформить запись в новой книжке, а в случае наличия старой – сделать отметку о её закрытии (запись «Книга закрыта» с подписью и печатью работодателя).
- Если работник желает перейти на новый образец до выхода на пенсию, он может запросить у работодателя замену книжки. Работодатель оформляет запись о закрытии старой книжки и выдаёт новую.
Как правильно заполнять новую трудовую книжку
Заполнение должно осуществляться только уполномоченными лицами (руководителем организации, его заместителем или сотрудником отдела кадров). Основные правила:
- Все записи делаются чёрными чернильными ручками (или печатаются в электронном виде).
- Текст пишется разборчиво, без сокращений, за исключением официальных аббревиатур (ИНН, ОКТМО).
- Дата указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
- Записи о приёме и увольнении делаются в хронологическом порядке, без пропусков.
- Подпись работодателя и печать (если есть) ставятся рядом с каждой записью.
- При исправлениях допускаются только чёрные линии и подпись с указанием причины исправления.
Что делать с трудовой книжкой при увольнении
При увольнении работник получает от работодателя:
- Трудовую книжку с отметкой об увольнении (указывается основание увольнения).
- Справку о заработке (форма 2‑НДФЛ) и расчётный лист.
- Если книжка была выдана в электронном виде – инструкцию по её сохранению в личном кабинете.
Важно проверить правильность всех записей до подписания акта приёма‑передачи книжки. При обнаружении ошибок необходимо потребовать их исправления в течение 5 рабочих дней.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 183), работодатели, нарушившие порядок ведения трудовой книжки, могут быть привлечены к административной ответственности:
- Штраф для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей.
- Штраф для должностных лиц – от 5 000 до 15 000 рублей.
- В случае умышленного искажения сведений – уголовная ответственность (ст. 285.1 УК РФ).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли менять старую книжку, если я уже вышел на пенсию?
Нет. Пенсионеру разрешено сохранять прежнюю книжку, однако при необходимости (например, для получения дополнительных льгот) он может запросить у работодателя выдачу новой книжки.
Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде?
Да. С 2023 года допускается электронный вариант трудовой книжки, который хранится в системе «Электронный документооборот» и подписывается квалифицированной электронной подписью. Однако в большинстве случаев работодатели продолжают выдавать бумажный образец.
Что делать, если в книжке допущена ошибка после её закрытия?
Ошибка может быть исправлена только в новой книжке. Работник должен обратиться к текущему работодателю с просьбой оформить новую трудовую книжку и перенести в неё все корректные записи.
Как оформить трудовую книжку, если я работаю в нескольких организациях одновременно?
Все записи делаются в одной книжке, но каждый работодатель вносит свои сведения в отдельные строки, указывая даты начала и окончания работы в своей организации.
Помните: правильное ведение трудовой книжки – это не только формальная обязанность, но и важный инструмент защиты ваших трудовых прав.