С 1 января 2026 года в России вступают в силу кардинальные изменения в порядке ведения трудовых книжек. Главный вопрос, который волнует и работников, и работодателей: трудовая книжка формат какой — бумажный или электронный — будет использоваться? Эта статья подробно разбирает все нюансы, сроки, обязанности и процедуры перехода.

Ключевое изменение с 2026 года: приоритет электронного формата

С 1 января 2026 года вступают в силу следующие нормы:

• Бумажные трудовые книжки не ведутся, если работник не подал письменное заявление до конца 2025 года о сохранении бумажной формы.
• Все новые сотрудники, принятые на работу с , автоматически оформляются в электронном формате (ЭТК).

Таким образом, основным форматом с 2026 года становится электронная трудовая книжка. Бумажная форма сохраняется только по письменному заявлению работника, поданному в установленный срок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ в виде записи в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). Она имеет такую же юридическую силу, что и бумажная.

Кто обязан вести ЭТК?

• Все работодатели, вне зависимости от формы собственности и размеров (включая субъекты МСП и микропредприятия). Обязанность на 2026 год не отменена.
• Сведения вносяться в ЕГИС ТД в течение трех рабочих дней со дня возникновения трудовых отношений или их прекращения.

Сравнение форматов: Бумажная vs Электронная (на 2026 год)

Порядок перевода работника с бумажной на электронную книжку

Если у работника уже есть оформленная бумажная трудовая книжка, и он не подал заявление о её сохранении до , то с его записи должны быть перенесены в ЭТК.

Пошаговая инструкция для работодателя:

1. Получить заявление от работника. Работник должен написать заявление о переводе его трудовой книжки в электронный формат. Это добровольный акт, но при отсутствии заявления о сохранении бумажной форма переходит автоматически.
2. Внести сведения в ЕГИС ТД. На основании имеющейся бумажной книжки и заявления работодатель вносит все записи о приёме, переводах, увольнении и награждениях в электронную систему.
3. Подготовить и выдать документ. После внесения всех сведений работодатель обязан:
   • Выдать работнику сведения о трудовой деятельности (выписку из ЕГИС ТД) по его заявлению. Это может быть бумажный документ на новом бланке (форма Т-2) или распечатанная выписка из электронной книжки.
   • Принять у работника бумажную трудовую книжку (если она была) для уничтожения. Процедура уничтожения должна быть оформлена актом.

5 ключевых правил ведения трудовых книжек в 2026 году

Чтобы избежать штрафов и проблем, помните:

1. Сроки внесения записей. Все сведения о приёме на работу, увольнении, переводах вносятся в ЕГИС ТД не позднее трех рабочих дней с даты события.
2. Форма записи. Записи вносятся в соответствии с Трудовым кодексом и инструкцией Минтруда. Не допускаются сокращённые формулировки, неясные пометки.
3. Подпись и печать. Для бумажных книжек (сохранённых) — подпись руководителя и печать организации. Для ЭТК — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) работодателя при внесении записей.
4. Информирование работника. Работник должен быть ознакомлен под роспись с каждой внесённой записью (для бумажной) или иметь возможность проверить актуальность своих данных в ЕГИС ТД (для электронной);
5. Ответственность за утрату. За утрату бумажной книжки (если она сохранена) или за невнесение сведений в ЕГИС ТД предусмотрены административные штрафы для должностных лиц и юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).

Преимущества и риски электронного формата

Преимущества:

• Невозможность утери или порчи.
• Мгновенный доступ к истории трудоустройства через Госуслуги.
• Автоматическое формирование выписок.
• Упрощение процедуры при смене работы (новый работодатель сразу видит историю в системе).

Риски и как их избежать:

• Ошибки при внесении данных. Регулярно проверяйте выписку из ЕГИС ТД. При обнаружении неточностей сразу обращайтесь с заявлением в орган, внесший запись (работодателя или ПФР).
• Проблемы с доступом. Убедитесь, что у вас активирован аккаунт на Госуслугах с подтверждённой личностью.
• Недостаток понимания у работника. Работодатель обязан разъяснить порядок работы с ЭТК. Можно провести инструктаж или подготовить памятку.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Могу ли я в 2026 году потребовать выдачу бумажной книжки?

Нет. Если вы не подали заявление о сохранении бумажной формы до , ваша трудовая книжка с ведётся только в электронном виде. Вы можете в любой момент получить на руки сведения о трудовой деятельности (выписку) на бумаге по новому бланку.

Что делать с уже имеющейся бумажной книжкой?

Если вы не сохраняете её по заявлению, её нужно будет вернуть работодателю при первом же обращении (например, при переводе на другую должность или увольнении) для переноса данных в ЭТК и последующего уничтожения.

Как проверить, правильно ли внесены мои данные в ЭТК?

Зайдите в личный кабинет на Госуслугах (раздел «Трудовая деятельность») или на портал ТрудВсем. Там отображается вся актуальная информация.

А если у меня несколько работодателей?

Все записи от всех работодателей, которые внесли сведения в ЕГИС ТД, будут собраны в вашей единой электронной трудовой книжке. Это её главное преимущество.

С 2026 года основным и приоритетным форматом трудовой книжки в России является электронный. Бумажная форма сохраняется лишь для тех работников, которые активно и в установленный срок заявили о своём праве на неё.

Работодателям необходимо:

• Заблаговременно подготовиться к работе с ЕГИС ТД (получить УКЭП, обучить кадровиков).
• Информировать сотрудников об изменениях.
• Точно и в срок вносить все сведения о трудовой деятельности.

Работникам рекомендуется:

• Активировать аккаунт на Госуслугах с подтверждённой личностью.
• Регулярно проверять выписку из своей электронной трудовой книжки.
• При необходимости оперативно обращаться с заявлениями об исправлении ошибок.

Трудовая книжка — формат её существования меняется, но её юридическая сила и значение для подтверждения стажа остаются неизменными. Главное, понимать новые правила и действовать в соответствии с ними.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и публикаций специалистов на 21 мая 2026 года. Для получения самой актуальной информации и консультаций по вашему случаю обращайтесь к кадровым службам или юристам.