Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все важные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление записей позволяет избежать ошибок при расчёте пенсии, оформлении отпусков и других социальных выплатах. В статье собраны семь типовых образцов записей, которые нужны в любой кадровой практике.
Общие правила заполнения
Перед тем как приступить к заполнению, запомните несколько обязательных требований:
- Записи делаются арабскими цифрами. Год – четыре цифры, месяц и день – двузначными (например, 1984.05.01 или в новых форматах).
- Записи вносятся на основании официального приказа или другого документа, подписанного руководителем.
- При вводе исправлений указывается реквизит документа, на основании которого вносится изменение (графа 4).
- Все изменения должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.
1.1 Формат даты
В старой форме (1938 г.) дату записывали как 1984.05.01, а в новых – . При переходе на электронный вариант дата сохраняется в том же виде.
1.2 Приказные основания
Все записи о приёме, переводе, увольнении, премировании и т.п. оформляются соответствующим приказом. Поэтому в книжке вместо «принят» пишут «вступил в должность», а при увольнении – «увольнение по собственному желанию», «уход по возрасту» и т.д.
Семь типовых записей
Ниже перечислены самые частые ситуации и примеры их оформления.
2.1 Приём на работу
Запись в графе 2 фиксирует дату начала работы и должность.
Пример: – старший инженер‑проектировщик
Если сотрудник приступает к работе по срочному договору, указывается тип контракта:
- по срочному договору – – старший инженер (срочный договор);
- на полную ставку – – старший инженер (полная ставка);
- на 0,5 ставки – – старший инженер (0,5 ставки).
2.2 Перевод на другую должность/отдел
Перевод оформляется отдельным пунктом, в котором указывается новая должность и дата перевода.
Пример: – руководитель отдела маркетинга
2.3 Увольнение
В графе 6 указывается дата увольнения и основание (по статье 81 ТК РФ, по соглашению сторон и т.д.).
Пример: – уход по соглашению сторон
Важно: запись должна быть внесена до окончания рабочего дня, иначе возможны ошибки в расчёте пенсии.
2.4 Смена фамилии, имени или отчества
При изменении личных данных вносится запись в графе 1 (ФИО) и в соответствующие графы о дате изменения.
Пример: – изменение ФИО: Иванов Иван Иванович → Петров Петр Петрович
2.5 Переход на электронный вариант ведения
Если сотрудник выбрал электронный трудовой договор, в бумажной книжке делается последняя запись о переходе.
Пример: – переход на электронное ведение ТК (заявление № 12)
После такой записи бумажная книжка передаётся в архив, а дальше все изменения вносятся в электронную систему.
2.6 Образование и квалификация
Уровень образования указывается в виде кода (по таблице Минтруда).
Пример: Высшее профессиональное образование (бакалавр) Высшее профессиональное образование (специалист) Высшее профессиональное образование (магистр)
Квалификация (инженер, менеджер, специалист и т.д.) также заносится в соответствующую графу.
2.7 Награждения и премии
Все виды наград (поощрительные выплаты, премии, благодарности) фиксируются в графе 8.
Пример: – премия за выполнение плана (50 000 р.)
Исправление ошибок и оформление корректировок
Ошибки в записи могут привести к проблемам с пенсией. Поэтому при выявлении неточностей необходимо:
- Сделать отметку о необходимости исправления (в графе 4 указывается реквизит документа).
- Внести исправление в соответствующую графу, соблюдая правило «не накладывать одни данные на другие».
- Подписать исправление руководителем и поставить печать.
- Сохранить оригинал исправления в личном деле сотрудника.
Если исправление не заверено, период работы в организации не учитывается при расчёте пенсионного стажа.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли указывать сведения о совместительстве? – Да, если сотрудник работает одновременно в нескольких организациях, об этом делается отдельная запись.
- Стоит ли вносить сведения о вахтовом методе работы? – Нет, такие данные обычно фиксируются в отдельном локальном нормативном акте, а не в трудовой книжке.
- Как правильно оформить запись о переходе на электронный трудовой договор? – Указываеться дата перехода и номер заявления, после чего в бумажной книжке делается отметка «переход на электронный вариант».
Точное и своевременное оформление записей в трудовой книжке – залог корректного расчёта социальных выплат и отсутствия юридических рисков для организации. Пользуйтесь приведёнными образцами, следуйте требованиям Приказа Минтруда № 320н от и регулярно проверяйте актуальность данных.
Для более детального ознакомления с примерами и шаблонами рекомендуем обратиться к специализированным ресурсам, где собраны тысячи кадровых документов, консультаций и статей;