Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника в России. С 2003 года в стране действует несколько серий трудовых книжек, обозначенных римскими цифрами. Серия IV (ТК‑IV) была введена в 2004 году и до сих пор остаётся актуальной для большинства работодателей. В этой статье мы подробно разберём, что такое трудовая книжка серии IV, как её оформить, какие изменения произошли в правилах ведения и какие перспективы открывает переход к электронному формату.

История и развитие серии IV

• 2003 год – Постановление Правительства РФ от № 225 утверждало новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Эти бланки начали применяться в 2004 году.
• 2004 год – официальное введение серии IV (АТ IV) в качестве основной формы трудовой книжки.
• – Приказ Минтруда РФ № 320н. уточнил порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая серию IV.
• 2025‑2026 годы – Переход к электронному формату завершился, и в 2026 году в России полностью завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек.

Что отличает трудовую книжку серии IV?

Трудовая книжка серии IV имеет следующие особенности:

• Дизайн: более современный, с чёткой структурой разделов.
• Количество страниц: 48 страниц, разделённых на 12 разделов.
• Печатные надписи: «Трудовая книжка» в верхней части, «Серия IV» в нижней.
• Место для вкладышей: специальные слоты для вкладышей, где размещаются документы о стаже, премиях, обучении и т.д.
• Печатные штампы: печати работодателя, профсоюзного органа, а также печати о выдаче и возврате.

Преимущества серии IV

• Унифицированный формат, признанный всеми работодателями и государственными органами.
• Удобство хранения: каждая страница имеет чётко обозначенные поля.
• Совместимость с электронным форматом: при переходе на ЭТК (электронную трудовую книжку) данные из бумажной версии легко перенесены.

Как оформить трудовую книжку серии IV?

Процесс оформления делится на несколько этапов:

1. Подготовка документов – заявление работника, копия паспорта, справка о доходах (если применимо), копия трудового договора.
2. Подача заявления работодателю – работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки. В заявлении указывается причина (первый трудовой договор, смена работодателя, восстановление после увольнения и т.д.).
3. Выдача книжки – работодатель выдаёт новую трудовую книжку, заполняет первую запись о выдаче (номер, дата, подпись);
4. Внесение записей – каждая новая работа, смена должности, увольнение и т.д. фиксируется в соответствующем разделе.
5. Хранение – работник хранит книжку в надёжном месте, а работодатель обязан хранить её в течение 5 лет после увольнения.

Ключевые пункты из Трудового кодекса РФ

• Статья 66 – обязательность ведения трудовой книжки для работодателей, не являющихся физическими лицами‑ИП.
• Статья 65, часть 5 – порядок оформления новой трудовой книжки при её утрате.
• Статья 66.1 – требования к записи о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?

В случае потери, повреждения или отсутствия трудовой книжки работник имеет право подать письменное заявление о выдаче новой книжки. В заявлении необходимо указать причину отсутствия прежней книжки.

• Шаг 1. Подача заявления в отдел кадров работодателя.
• Шаг 2. Оформление новой книжки с указанием в первой записи причины (потеря, повреждение).
• Шаг 3. Внесение всех предыдущих записей в новую книжку (с указанием даты и номера регистрации).

Важно!

При оформлении новой книжки работодатель обязан предоставить работнику копию всех записей, сделанных в предыдущей книжке, чтобы избежать потери информации о стаже.

Переход к электронному формату: как получить электронную трудовую книжку?

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может получить электронную версию своей трудовой книжки через портал «Госуслуги».

1. Регистрация в «Госуслугах» – если вы ещё не зарегистрированы, создайте личный кабинет.
2. Запрос на получение ЭТК – в личном кабинете выберите услугу «Получить электронную трудовую книжку».
3. Проверка данных – система автоматически подтянет сведения из базы Фонда социального страхования.
4. Подтверждение – после подтверждения вы получите электронную копию трудовой книжки, которую можно хранить в облаке или распечатать.

Преимущества электронного формата:

• Удобный доступ из любой точки страны.
• Автоматическое обновление данных после каждого изменения в трудовой деятельности.
• Сокращение бумажных носителей и экономия времени.

Как получить выписку из трудовой книжки?

Выписка из трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий стаж работы. Для её получения можно воспользоваться несколькими способами:

• В отделе кадров работодателя – в течение 10 рабочих дней.
• В МФЦ – через сервис «Получить выписку из трудовой книжки».
• Через портал «Госуслуги» – в разделе «Трудовая книжка».
• От работодателя – в электронном виде (PDF).

Практические советы по хранению и использованию трудовой книжки

• Храните книжку в защищённом месте, чтобы избежать потери или повреждения.
• Сохраняйте копии всех записей (например, в виде сканов) для личного архива.
• При переходе на электронную форму обязательно проверьте, что все данные корректно перенесены.
• Если вы планируете смену работодателя, убедитесь, что в новой трудовой книжке будут учтены все предыдущие записи.
• Не забывайте обновлять данные о стаже в случае повышения квалификации, обучения и т.д.

Трудовая книжка серии IV остаётся одним из важнейших документов в трудовой сфере России. Понимание её особенностей, правил оформления и перехода к электронному формату позволяет сотрудникам и работодателям эффективно управлять трудовыми отношениями. Важно своевременно обновлять данные, хранить копии и использовать электронный формат для удобства и надёжности.

Если у вас возникли вопросы по оформлению трудовой книжки, её утрате или переходу на электронный формат, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или воспользуйтесь сервисами «Госуслуги» и «МФЦ».