Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Нарушение порядка её ведения, хранения, учёта или выдачи влечёт за собой административную ответственность. В данной статье подробно рассмотрены основания для наложения штрафов, размеры санкций и способы их избежать.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225);
• П. 27 Правил ведения трудовых книжек 2026 года (актуализированная редакция);
• Статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ).

Согласно п. 27 Правил, в трудовой книжке не должно отражаться указание на срочный характер трудового договора, поскольку такое требование отсутствует в ТК РФ и в самом порядке ведения книжек. Его указание может быть расценено как нарушение установленного порядка.

Какие нарушения влекут штраф?

Нарушения, за которые возможна административная ответственность, делятся на несколько групп:

Ошибки при заполнении

• Указание срочного характера трудового договора (п. 27 Правил);
• Отсутствие обязательных реквизитов (дата приёма, должность, структура подразделения);
• Неправильное оформление переводов, отпусков, наград;
• Отсутствие печати организации или её неправильное применение.

Нарушения хранения и учёта

• Хранение трудовых книжек в условиях, угрожающих их сохранности (влажность, высокая температура, прямой солнечный свет);
• Отсутствие журнала учёта трудовых книжек или ведение его с ошибками;
• Несвоевременная выдача книжки сотруднику при увольнении;
• Выдача дубликата без надлежащего основания.

Нарушения при работе с бланками

• Использование неутверждённых бланков;
• Порча, потеря или незаконное уничтожение бланков трудовых книжек;
• Нарушение порядка выдачи бланков ответственному лицу.

Кто несет ответственность?

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ и пунктам Правил, ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек возлагается на специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть:

• кадровик;
• секретарь;
• бухгалтер;
• иное лицо, на которое возложена эта функция.

При выявлении нарушения штраф может быть наложен как на должностное лицо, так и на юридическое лицо (организацию).

Размеры штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ

Примечание: точная сумма определяется инспекцией труда с учётом тяжести нарушения, наличия отягчающих или смягчающих обстоятельств, а также повторности правонарушения.

Как избежать штрафа?

Соблюдение простых, но обязательных правил значительно снижает риск привлечения к ответственности:

1. Назначить ответственного. Издать приказ о назначении уполномоченного лица и ознакомить его с инструкцией по ведению трудовых книжек.
2. Обучить персонал. Провести инструктаж по правилам заполнения, хранения и выдачи книжек (в т.ч. по п. 27 Правил).
3. Использовать утверждённые бланки. Закупать бланки только у authorised поставщиков, проверять их соответствие ГОСТ.
4. Вести журнал учёта. Фиксировать каждую выдачу и приём трудовой книжки, подписи сторон и даты.
5. Обеспечить условия хранения. Хранить книжки в металлическом шкафу или сейфе, защищённом от влаги, света и механических повреждений.
6. Не указывать срочный характер договора. В трудовой книжке фиксируются только факт приёма, должность, дата и основание (приказ о приёме). Указание о срочности делается только в трудовом договоре и приказе.
7. Регулярно проводить внутренний аудит. Проверять соответствие ведения книжек нормативным актам хотя бы раз в квартал.

Примеры из практики

Пример 1. Неправильное указание срочного договора

В организации при приёме сотрудника по срочному трудовому договору в трудовой книжке была сделана запись: «Принят на работу по срочному трудовому договору на срок 1 год». При проверке ГИТ вынесено предписание об устранении нарушения и наложен штраф на должностное лицо в размере 3 000 руб.

Пример 2. Нарушение хранения

Трудовые книжки хранились в обычном офисном шкафу без защиты от влаги. В результате затопления кабинета несколько книжек пострадали. Организация оштрафована на 40 000 руб., а ответственный кадровик – на 2 000 руб.

Пример 3. Отсутствие печати

При выдаче трудовой книжки при увольнении не был поставлен оттиск печати организации. Инспекция труда квалифицировала это как нарушение порядка выдачи и наложила штраф на организацию в размере 35 000 руб.

Штраф за оформление трудовой книжки может быть значительным как для должностного лица, так и для организации; Основные причины наложения санкций – указание срочного характера договора, ошибки при заполнении, ненадлежащее хранение и отсутствие необходимых реквизитов (в т.ч. печати).

Соблюдение установленного порядка, чёткое распределение ответственности и регулярный контроль позволят избежать не только финансовых потерь, но и репутационных рисков. Помните: трудовая книжка – это не просто бланк, а юридически значимый документ, требующий внимательного и ответственного отношения.