Трудовая книжка (трудовая книжка — оформляемый документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина) выдается работником в оригинальном виде только в определённых ситуациях, установленных Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами. Ниже перечислены все случаи, когда работодатель обязан предоставить employee оригинальный экземпляр трудовой книжки.

При устройстве на работу

Согласно ст. 65 ТК РФ, при приёме на работу работодатель обязан оформить трудовую книжку в бумажном виде и выдать её в оригинале новому сотруднику. Это происходит, если:

• у сотрудника нет ранее оформленной трудовой книжки;
• трудовой договор заключён на непостоянный срок (полный или частичный рабочий день).

В этом случае в течение трёх рабочих дней с даты начала работы работодатель выдаёт оригинал трудовой книжки.

При смене работодателя

Если сотрудник меняет место работы, его старая трудовая книжка остаётся у предыдущего работодателя. При приёме на новую позицию новый работодатель обязан выдать оригинал новой трудовой книжки, но только если:

• в предыдущей организации сотрудник не получил трудовую книжку (например, из‑за ошибки или утери);
• в старой организации книжка была утеряна, а сотрудник подтвердил факт работы.

В таких случаях новый работодатель оформляет вторую трудовую книжку и выдаёт её в оригинале.

При восстановлении утраченной или повреждённой книжки

Если оригинал трудовой книжки утрачен, повреждён или нечитаем, сотрудник имеет право запросить её восстановление. Работодатель обязан:

1. Оформить дубликат в установленном порядке;
2. Выдать сотрудникам оригинал восстановленной книжки (при этом дубликат остаётся у работодателя).

Восстановление возможно только после подачи сотрудником официального заявления и подтверждающих документов (трудовой договор, выписка из листа учёта рабочего времени и др.).

При переходе на электронный формат

С 1 января 2026 г. в России вводится обязательный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). При этом:

• Оригинальная бумажная книжка перестаёт выдаваться, но в случае потери электронного документа работодатель обязан оформить бумажный экземпляр в качестве восстановления.
• Если сотрудник требует бумажного оригинала (например, для подачи в пенсионный фонд), работодатель обязан предоставить его в течение установленного срока.

Таким образом, даже в электронный период работодатель обязан обеспечить сотрудникам возможность получить бумажный оригинал в ряде случаев.

При увольнении и выдаче трудовой книжки на пенсию

При увольнении сотрудника, в т.ч. по старости, инвалидности или иных причинах, работодатель обязан выдать ему оригинал трудовой книжки, если:

• это требование сотрудника;
• это предусмотрено внутренними нормативными актами организации;
• это необходимо для оформления пенсионного оформления в ПФР.

Выдача происходит в последний рабочий день, но не позже трёх дней с даты увольнения.

При иных случаях, предусмотренных законодательством

Кроме перечисленных выше, оригинал трудовой книжки может быть выдан в следующих ситуациях:

• при переводе сотрудника в другое подразделение организации, если прежняя книжка остаётся у старого подразделения;
• при восстановлении прав на пенсию, если требуется подтверждение стажа;
• при подаче документов в суд или другие органы, где требуется подтверждение трудового стажа.

Во всех этих случаях работодатель обязан оформить выдачу в письменном виде, зафиксировать дату и подписать протокол передачи оригинала.

Оригинал трудовой книжки выдаётся работодателем в следующих случаях:

1. При устройстве на работу;
2. При смене работодателя (при отсутствии оригинала у предыдущего работодателя);
3. При восстановлении утраченной или повреждённой книжки;
4. При переходе на электронный формат и необходимости бумажного оригинала;
5. При увольнении и выдаче книжки для пенсионного оформления;
6. При иных случаях, предусмотренных законом.

Все эти действия регулируются Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О страховых взносах в Пенсионный фонд», а также внутренними нормативными актами организации. Соблюдение сроков и правил выдачи оригинала трудовой книжки – обязательное условие для работодателя, от которого зависит законность трудовых отношений и защита прав сотрудника.