Начиная с 1 января 2022 г. все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, получают электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной; Это обязательный переход, который позволяет быстро подтвердить трудовой стаж и упрощает ведение кадровой документации. В статье разберём, как именно оформляется «трудовая книжка сразу», какие нюансы нужно учитывать и как получить её через Госуслуги.

Что такое трудовая книжка и почему она важна

Трудовая книжка – официальное свидетельство о трудовой деятельности, включающее сведения о местах работы, должностях, стаже и т.д. Она обязательна для всех работников, которые официально трудоустраиваются в России.

• Проверка стажа при переходе на новую работу.
• Документ, подтверждающий право на отпуск, больничный, пенсионные выплаты.
• Обязательный элемент при оформлении некоторых государственных услуг.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

В 2025 г. действуют два варианта трудовых книжек: бумажные и электронные. Если новый сотрудник до 2021 г. официально не работал, у него будет только электронная трудовая книжка. Если же он начал работать раньше, у него может быть документ сразу в двух форматах.

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вносить сведения о приёме на работу в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о трудоустройстве.

Когда «трудовая книжка делается сразу»?

Если человек устраивается на работу впервые после 31 декабря 2020 г., бумажную трудовую книжку не оформляют. Вместо неё сразу создаётся электронная трудовая книжка.

Если работник уже имел бумажную трудовую книжку, но теперь переходит на ЭТК, работодатель делает запись о переходе и выдаёт сотруднику бумажную копию. Это может пригодиться для подтверждения стажа до перехода.

Как оформить первую трудовую книжку (ЭТК) работодателем

1. Подготовка документов: трудовой договор, паспорт, справка о предыдущем месте работы (если есть).
2. Издание приказа о приёме на работу: в приказе указывается дата начала работы, должность, место работы.
3. Внесение записи в ЭТК: работодатель в течение 5 рабочих дней после издания приказа вносит запись о приёме в электронную трудовую книжку.
4. Проверка и подтверждение: сотрудник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуг или приложение «Моя трудовая книжка».

Никаких дополнительных действий со стороны работника не требуется – всё делается работодателем.

Как получить электронную трудовую книжку через Госуслуги

Если вы впервые официально устроились на работу, но хотите убедиться, что ваша ЭТК создана, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на портал Госуслуги.
2. Войдите в личный кабинет с помощью ЭП (электронной подписи) или Паспорт онлайн.
3. Найдите услугу «Получить электронную трудовую книжку».
4. Заполните форму, указав данные о работодателе и дату начала работы.
5. Подтвердите запрос и дождитесь подтверждения от работодателя.

После подтверждения вы сможете просматривать и скачивать электронный документ в формате PDF.

Права и обязанности работодателя и работника

• Работодатель: обязан вести записи в трудовой книжке в хронологическом порядке, не позднее 5 дней со дня издания приказа.
• Работник: имеет право на получение копии трудовой книжки, а также на переход с бумажной на электронную.
• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, он может сохранить её и использовать при последующих трудоустройствах.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я работаю на ЭТК? – Да, работодатель может оформить бумажную копию по запросу работника.
• Что делать, если у меня нет трудовой книжки и я хочу перейти на ЭТК? – Работодатель создаст ЭТК автоматически при первом приёме. Никаких дополнительных действий со стороны работника не требуется.
• Как узнать, что моя ЭТК уже создана? – В личном кабинете Госуслуг можно проверить статус создания.
• Можно ли получить дубликат трудовой книжки через Госуслуги? – Да, при наличии утраты можно оформить дубликат через портал.

С переходом на электронную трудовую книжку процесс оформления стал более простым и быстрым. Работодатель делает всё «сразу» – от выдачи приказа до внесения записи в ЭТК. Работник получает доступ к документу в любой момент через Госуслуги. Это повышает прозрачность и удобство для обеих сторон.

Если вы впервые трудоустраиваетесь после 31 декабря 2020 г., не ожидайте бумажной трудовой книжки – она создаётся автоматически в электронном виде. Если же вы уже имели бумажную книжку, не забывайте, что вы можете сохранить её и использовать в дальнейшем.

Для получения дополнительной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: Трудовой кодекс РФ и Госуслуги.