Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника․ Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который завершается в России с 1 января 2026 года, бумажные бланки все еще остаются в обороте и требуют строгого соблюдения правил ведения․ Один из самых частых вопросов как у начинающих кадровиков, так и у самих работников: в какой срок работодатель обязан внести запись о приеме на работу?
Законодательные сроки: что говорит ТК РФ
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, а именно статье 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку сотрудника не позднее 5 рабочих дней со дня его приема на работу․
При этом важно учитывать несколько ключевых нюансов:
- Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем фактического начала работы сотрудника (с даты, указанной в приказе о приеме на работу)․
- Рабочие, а не календарные дни․ Если 5-й день выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день․
- Наличие трудовой книжки․ Срок в 5 дней актуален только в том случае, если сотрудник уже предоставил работодателю бумажную трудовую книжку․ Если работник устроился впервые или потерял документ, работодатель обязан завести новую трудовую книжку в присутствии самого работника (не позднее 5 дней с момента начала работы)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчет СЗВ-ТД
С введением электронных трудовых книжек правила сроков существенно изменились и стали строже․ Если сотрудник выбрал ведение ЭТК или перешел на нее в связи с завершением переходного периода (напомним, что с 1 января 2026 года в России окончательно закрепляется формат ЭТК для всех новых трудовых отношений), работодателю необходимо подавать отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР)․
Сроки подачи СЗВ-ТД при приеме на работу следующие:
- Не позднее следующего рабочего дня после дня издания соответствующего приказа (распоряжения) о приеме на работу․ Это правило действует с 2021 года и является обязательным․
- Если на предприятии произошла массовая реорганизация или ликвидация, сроки могут отличаться, но для стандартного приема это именно «следующий рабочий день»․
Таким образом, цифровая запись о вашем трудоустройстве появится в системе СФР гораздо быстрее, чем бумажная — всего за 1-2 дня․
Пошаговый процесс внесения записи
Чтобы запись была сделана корректно и в срок, отдел кадров (или бухгалтерия, совмещающая эту функцию) выполняет следующие шаги:
- Издание приказа․ Оформляется приказ о приеме на работу (форма Т-1 или локальный документ организации)․
- Внесение данных в трудовую книжку․ В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема, в графе 3 — сама формулировка о принятии на работу (с указанием должности, профессии, квалификации и структурного подразделения), а в графе 4 — дата и номер приказа․
- Подача СЗВ-ТД․ Параллельно с бумажным оформлением (или вместо него, если работник отказался от бумажной книжки) отправляется электронный отчет․
Ответственность за нарушение сроков
Несоблюдение сроков внесения записей или подачи сведений в СФР является нарушением трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность:
- За нарушение сроков подачи СЗВ-ТД (штраф по ст․ 17 Закона № 27-ФЗ): должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей, а юридическое лицо, на сумму от 1 000 до 5 000 рублей․
- За нарушение сроков ведения бумажной трудовой книжки (ст․ 5․27 КоАП РФ): для должностных лиц штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей․ Также возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток․
Что делать, если запись не внесена вовремя?
Если прошло более 5 рабочих дней, а в вашей бумажной трудовой книжке нет записи о приеме на работу, либо работодатель не подал СЗВ-ТД, вы имеете полное право:
- Обратиться в отдел кадров с письменным заявлением о внесении пропущенной записи․
- В случае отказа — направить жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру․ Контролирующие органы проведут проверку и обяжут работодателя устранить нарушение, а также привлекут его к штрафу․
Частные случаи и нюансы
- Испытательный срок․ Наличие испытательного срока никак не влияет на сроки внесения записи․ Работодатель обязан внести запись в течение 5 дней с момента фактического допуска к работе, даже если сотрудник находится на испытании․
- Совместительство․ Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы по желанию самого работника․ Для этого сотрудник должен предоставить справку с работы по совместительству․ Срок внесения такой записи законодательством жестко не регламентирован (она вносится в любое время по обращению работника)․
- Военная служба по контракту․ Как разъясняют Минтруд и Роструд, запись о прохождении военной службы по контракту вносится в трудовую книжку по месту прохождения службы․ Если работник уволился с гражданской работы и поступил на военную службу по контракту, работодатель по последнему месту гражданской работы не обязан вносить запись о военной службе — это делает воинская часть․