Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Кроме этого, трудовая книжка является документом строгой отчетности, который требует к себе особого отношения со стороны работодателя. В условиях современной цифровизации правила выдачи, ведения и хранения этого документа претерпевают изменения, однако бумажный вариант по-прежнему остаеться актуальным для миллионов россиян. В данной статье мы подробно разберем, в какие сроки должна выдаваться трудовая книжка, что означает выдача «накануне», и как сосуществуют бумажная и электронная формы.

Что означает выдача трудовой книжки «накануне»?

Фраза «трудовая книжка должна быть выдана работнику накануне» чаще всего возникает в контексте увольнения сотрудника. Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет.

Однако на практике бывают ситуации, когда выдача документа строго в день увольнения невозможна или неудобна. Например, если день увольнения выпадает на выходной или праздничный день, либо если сотрудник работает в удаленном режиме и не может лично явиться в отдел кадров. В таких случаях:

• Если последний рабочий день совпадает с выходным, днем окончания работы считается последний фактический рабочий день накануне.
• Работодатель может организовать выдачу трудовой книжки накануне официального дня увольнения, чтобы избежать просрочки и возможных штрафных санкций.
• Если работник отсутствует на работе в день увольнения, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку по почте.

Важно помнить: задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя может привести к тому, что сотруднику придется оплатить время вынужденного прогула, так как дату увольнения придется перенести на день фактической выдачи документа.

Электронная и бумажная трудовая книжка: параллельное существование

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК).

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако полностью отказаться от бумажного варианта сразу невозможно. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Кому продолжают вести бумажную трудовую?

В некоторых ситуациях вести бумажную трудовую книжку необходимо:

1. Работники, не подавшие заявление о переходе на ЭТК. Если сотрудник промолчал, работодатель обязан вести оба формата параллельно.
2. Впервые устраивающиеся на работу. На них изначально заводится только электронная трудовая книжка, но по их письменному заявлению работодатель обязан оформить и бумажный бланк.

Многие сотрудники с радостью встретили нововведение: «Помню, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК), я обрадовалась. В XXI веке живем, кругом цифровизация…». Тем не менее, бумажный документ все еще требуется для подтверждения стажа за периоды до цифровизации.

Подтверждение стажа: что делать, если книжки нет?

Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника, куда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек. Но что делать, если документ утерян или ведется только в электронном виде?

Подтвердить трудовой стаж можно не только трудовой книжкой. В качестве подтверждающих документов выступают:

• Трудовые договоры;
• Справки, выданные сотрудникам на предыдущих местах работы;
• Выписки из приказов о приеме на работу, переводе или увольнении;
• Расчетные ведомости о начислении заработной платы;
• Данные из информационных систем Пенсионного фонда (выписка из ЭТК).

Учет и хранение: требования Минтруда

Поскольку трудовая книжка — документ строгой отчетности, ее движение должно тщательно контролироваться. Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Минтруд в письме от 5 числа соответствующего месяца подчеркнул важность именно бумажного формата этих журналов, даже если остальной кадровый учет в компании автоматизирован.

При этом в правительстве понимают, что некоторые требования устарели. Минтруд планирует изменит правила ведения трудовых книжек и исключит из них избыточные требования и устаревшие сведения. Это связано с тем, что многие данные теперь дублируются в электронных системах государства, и дублирование информации на бумаге становится нецелесообразным.

Главные правила для работодателя и работника

Чтобы избежать конфликтных ситуаций и штрафов со стороны трудовой инспекции, стоит запомнить несколько ключевых постулатов:

Для работодателя:

1. Выдача трудовой книжки при увольнении — приоритетная задача. Если есть риск не выдать ее в день увольнения, сделайте это накануне или отправьте уведомление о необходимости забрать документ.
2. Не забывайте вести книги учета движения на бумаге.
3. При наличии заявления от сотрудника об отказе от бумажного варианта, вы освобождаетесь от обязанности его вести, но только с момента подачи этого заявления.

Для работника:

1. Если вы увольняетесь, обязательно получите свою трудовую книжку в последний рабочий день (или накануне, если договорились с кадровиком).
2. Если вы перешли на ЭТК, сохраняйте выписки из электронного формата для личного контроля.
3. Сохраняйте трудовые договоры и справки с мест работы — они помогут подтвердить стаж в случае спорных ситуаций или утери данных.

Переход на электронные трудовые книжки — это неизбежный шаг в развитии кадрового документооборота. Однако бумажная трудовая книжка все еще остается важным документом для многих категорий граждан. Самое главное помнить, что выдача этого документа (особенно при увольнении) должна происходить точно в срок или накануне, чтобы защитить права работника и оградить работодателя от юридических рисков. Внимательное отношение к срокам и правилам учета — залог спокойствия обеих сторон трудовых отношений.