Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на появление электронных трудовых книжек, бумажный вариант всё ещё широко используется, особенно в небольших организациях и при переходе на новую работу. Ниже приведён подробный разбор структуры трудовой книжки, порядка внесения записей и конкретные образцы записей о приёме, переводе и увольнении.
Структура трудовой книжки
В новой трудовой книжке (форма ТД‑2, утверждённая приказом Минтруда России от № 69) выделяют следующие разделы:
- ьный лист – личные данные владельца (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
- Раздел «Сведения о работе» – здесь фиксируются все кадровые события: приём на работу, перевод, увольнение, а также изменения в должности или структурном подразделении.
- Раздел «Сведения о награждениях» – информация о поощрениях, благодарностях, премиях и т.п.
- Раздел «Сведения о профессии, специальности, квалификации» – данные о профессиональной подготовке и повышении квалификации.
Общие требования к оформлению записей
При внесении любой записи необходимо соблюдать следующие правила:
- Запись делается чернилами синего или чёрного цвета; карандаш не допускается.
- Каждая запись начинается с новой строки и имеет собственный номер (последовательный номер в разделе «Сведения о работе»).
- В графе «Дата записи» указывается дата оформления документа (день, месяц, год) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- В графе «Номер записи» проставляется порядковый номер записи в данном разделе.
- В графе «Сведения о работе» кратко излагается суть события (например, «принят на работу», «переведён на другую должность», «уволен по собственному желанию»).
- Далее заполняются поля: Наименование организации, Должность ( профессия, специальность), Основание (приказ, распоряжение, договор и т.д.), Подпись уполномоченного лица и Печать организации.
- Если запись содержит исправления, они должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации; иначе период работы в данной организации может быть не засчитан при расчёте стажа и пенсии.
Образец записи о приёме на работу
Ниже представлен пример оформления записи о приёме сотрудника на работу в организацию «ООО «Ромашка»».
Дата записи:
Номер записи: 1
Сведения о работе: принят на работу
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: инженер‑конструктор
Основание: приказ № 15 от о приёме на работу
Подпись уполномоченного лица: __________ / И.И. Иванов
Печать организации: [печать ООО «Ромашка»]
Образец записи о переводе на другую должность
При переводе сотрудника внутри одной организации оформляется отдельная запись.
Дата записи:
Номер записи: 2
Сведения о работе: переведён на другую должность
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: старший инженер‑конструктор
Основание: приказ № 42 от о переводе
Подпись уполномоченного лица: __________ / И.И. Иванов
Печать организации: [печать ООО «Ромашка»]
Образец записи об увольнении
Запись об увольнении может быть оформлена по различным основаниям (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.). Ниже пример увольнения по собственному желанию.
Дата записи:
Номер записи: 3
Сведения о работе: уволен по собственному желанию
Наименование организации: ООО «Ромашка»
Должность: старший инженер‑конструктор
Основание: заявление сотрудника от , приказ № 78 от об увольнении
Подпись уполномоченного лица: __________ / И.И. Иванов
Печать организации: [печать ООО «Ромашка»]
Особенности заполнения электронной трудовой книжки
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Пенсионном фонде РФ. При переходе на ЭТК бумажная книжка больше не ведётся, однако:
- Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, она остаётся действительной до момента её замены на электронную.
- При приёме на работу работодатель обязан внести сведения о приёме в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в ПФР.
- Ошибки в электронной книжке исправляются путём подачи заявления в ПФР с приложением подтверждающих документов (приказы, договоры).
Что делать, если обнаружена ошибка в трудовой книжке?
Ошибки в трудовой книжке могут привести к:
- уменьшению размера будущей пенсии;
- отсрочке её назначения;
- отказу в назначении социальных выплат.
Порядок исправления:
- Выявить неверную запись (например, неверная дата приёма, нечитаемая печать, отсутствие подписи).
- Получить от работодателя подтверждающий документ (приказ, трудовой договор, выписка из кадрового приказа).
- Внести исправление: аккуратно зачеркнуть ошибочную запись, написать правильную информацию рядом, заверить исправление подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Если ошибка касается периода работы, который уже учтён в ПФР, необходимо подать заявление в Пенсионный фонд с приложением исправленной трудовой книжки и подтверждающих документов.
Правильное оформление записей в трудовой книжке – залог корректного учёта трудового стажа и обеспечения социальных гарантий работника. Следуя представленным образцам и рекомендациям, кадровики и сотрудники смогут избежать типичных ошибок и гарантировать, что каждый период работы будет учтён при расчёте пенсии и других выплат.