Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж и опыт работы. Правильное и своевременное ведение этого документа крайне важно для оформления пенсии, получения социальных выплат и подтверждения трудового стажа. Внесение записей регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым постановлением Правительства РФ.
Несмотря на цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (с 2021 года для вновь принимаемых на работу), структура и состав вносимых сведений остаются практически неизменными. Все записи можно условно разделить на три основные категории.
Сведения о трудовой деятельности (основные записи)
Это самая объёмная и важная часть трудовой книжки. Сюда вносится вся информация о местах работы сотрудника.
- Дата и основание приёма на работу (приказ, договор).
- Наименование организации-работодателя (с указанием организационно-правовой формы).
- Место работы (структурное подразделение, должность, специальность, профессия).
- Дата и основание увольнения (приказ, уведомление).
- Основание для внесения записи (номер и дата приказа, иное документ).
Важно: Записи о приёме и увольнении делаются на основании соответствующих кадровых документов. При переводе внутри организации также вносится новая запись с указанием нового места работы.
Сведения о награждениях и поощрениях
Эта категория фиксирует признание заслуг работника. Внесение таких сведений регулируется, в частности, п. 25 Порядка ведения трудовых книжек.
- Государственные награды (ордена, медали, почётные звания).
- Ведомственные и отраслевые награды (знаки отличия, почётные грамоты от министерств и ведомств).
- Поощрения от работодателя (благодарность, премия, нагрудный знак, если это предусмотрено локальными актами).
- Награждения за достижения в труде (например, «Лучший по профессии»).
Важно: Вносить нужно только те награждения, которые связаны с трудовыми заслугами. Личные, семейные или общественные награды, не связанные с работой, в трудовую книжку не вносятся. Вопрос о включении некоторых видов поощрений (например, денежных премий) иногда требует уточнения в локальных нормативных актах организации.
Сведения об иных событиях, влияющих на трудовой стаж
Сюда относятся особые случаи и уточняющие записи, которые также важны для правильного исчисления стажа.
- Запись о направлении на работу (например, по государственному заданию или программе).
- Сведения о прохождении испытательного срока (если он был установлен).
- Информация о совместительстве (если работа велась по совместительству, это отражается отдельной записью).
- Запись о временной нетрудоспособности (в определённых случаях, если это влияет на стаж).
- Постановка на учёт в службе занятости и иные обстоятельства, прямо предусмотренные законом как влияющие на стаж.
Важно: Эта категория не является исчерпывающим списком. Любое событие, которое по закону должно быть отражено для корректного исчисления трудового стажа, подлежит внесению.
Особенности ведения в 2026 году: электронные трудовые книжки
С 2021 года для вновь принимаемых на работу граждан работодатель обязан оформлять только электронную трудовую книжку (ЭТК). Старые бумажные книжки продолжают действовать у тех, кто уже имел их на .
При этом состав сведений в ЭТК идентичен бумажному аналогу. Все три категории записей (о работе, награждениях, иных событиях) вносятся в единую электронную базу. Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК в бумажном виде.
Для подтверждения наличия ЭТК у работника используется СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), которую работодатель обязан подавать в ПФР. Если в конце 2020 года были поданы данные о сотрудниках и их местах работы (как указано в запросе), это было сделано в рамках перехода на новую систему.
Что НЕ вносится в трудовую книжку?
- Информацию о заработной плате, премиях (кроме специальных наградных знаков).
- Детали семейного положения, паспортные данные (кроме ФИО и даты рождения).
- Оценку профессиональных качеств, характеристики.
- Сведения о disciplinary взысканиях (это отдельный документ).
- Любые пометки, не предусмотренные законодательством.
Таким образом, в трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся сведения трёх ключевых типов: 1) о приёме, переводе и увольнении, 2) о награждениях за трудовые заслуги и 3) об иных событиях, влияющих на стаж. Каждая запись должна быть точной, основанной на документе и сделана без исправлений, помарок и сокращений. Ответственность за правильное ведение трудовой книжки лежит на работодателе. Гражданин должен внимательно проверять все вносимые записи и при необходимости требовать их исправления.