С 2020 года в России начался постепенный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к современной системе электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершён, и все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде, но с важными оговорками. В этой статье мы подробно разберём, что такое «трудовая книжка thread» (цепочка трудовой деятельности), как проходит переход, какие обязанности есть у работодателей и сотрудников, и как избежать ошибок при ведении документов.
Что такое «трудовая книжка thread»?
Термин «трудовая книжка thread» — это не официальное юридическое понятие, а метафора, используемая специалистами по кадрам и бухгалтерами для описания непрерывной цепочки трудовой деятельности работника, объединяющей:
- все записи в бумажной трудовой книжке (за период до 2020 года и для тех, кто сохранил её)
- все сведения в электронной трудовой книжке (с 2020 года и далее)
- данные о переходах, увольнениях, переводах, наградах и других изменениях
Эта «нить» (thread) должна быть целостной, точной и доступной как работнику, так и новому работодателю. Потеря или ошибка в одной из частей этой цепочки может привести к проблемам при оформлении пенсии, трудоустройстве или получении льгот.
Кто и когда должен перейти на электронную трудовую книжку?
С 1 января 2020 года — начало эры ЭТК
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, с 2020 года все работодатели обязаны:
- формировать электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, устраивающихся на работу после 1 января 2020 года.
- сохранять бумажные трудовые книжки для сотрудников, которые не подали заявление об отказе от бумажного варианта.
2026 год: Точка невозврата
На сегодняшний день, 22 мая 2026 года, ситуация следующая:
- Все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку — бумажная не выдаётся, если не подано заявление на её сохранение.
- Сотрудники, устроенные до 2020 года, могут сохранить бумажную трудовую книжку, если подали соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года.
- Если сотрудник не подавал заявление — его трудовая книжка автоматически переведена в электронный формат, а бумажный экземпляр остаётся у работодателя на хранение.
Обязанности работодателя: что нужно делать в 2026 году?
Ведение двух форматов, не ошибка, а закон
Работодатель обязан вести одновременно:
- Электронную трудовую книжку (ЭТК), в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
- Бумажную трудовую книжку — для сотрудников, которые не отказались от неё.
Важно! Даже если сотрудник перешёл на ЭТК, работодатель обязан хранить его бумажную трудовую книжку до момента увольнения и передать её сотруднику при увольнении.
Внесение записей
Все изменения (приём, увольнение, перевод, награды) вносятся в ЭТК в течение 1 рабочего дня с даты издания приказа. Для бумажных книжек — в течение 5 рабочих дней, как и раньше.
Записи в ЭТК формируются автоматически через систему 1С:Зарплата и управление персоналом, СБИС или другие аккредитованные программы. Ручное внесение в ЭТК запрещено — только через передачу данных от кадровой системы в ПФР.
Хранение бумажных трудовых книжек
Бумажные трудовые книжки хранятся в архиве организации не менее 75 лет с момента увольнения сотрудника. Это требование связано с тем, что данные о трудовом стаже до 2020 года в электронной книжке могут указываться в сокращённой форме (например, только даты приёма и увольнения, без наименования должностей). Полная информация содержится только в бумажном оригинале.
Что должен сделать сотрудник?
Выбор формата
Сотрудник имеет право выбрать:
- Только электронную трудовую книжку — если он устраивается на работу в 2026 году или подал заявление до .
- Бумажную трудовую книжку — если подал заявление об отказе от ЭТК.
- Оба формата — если он устроился до 2020 года и сохранил бумажную книжку, но при этом ЭТК также ведётся.
Как проверить свою ЭТК?
Каждый гражданин может бесплатно посмотреть свою электронную трудовую книжку через:
- Личный кабинет на сайте www.pfrf.ru
- Портал Госуслуги
- Приложение «Мои документы» (в СберБанке, Тинькофф и других банках)
Рекомендуется проверять данные хотя бы раз в год — особенно если вы меняли работу несколько раз. Ошибки в ЭТК могут привести к потере стажа при выходе на пенсию.
Что делать, если есть расхождения?
Если в бумажной книжке указано, что вы работали в компании «А» с 2015 по 2018 год, а в ЭТК — только с 2016 по 2017 — это критическая ошибка.
Вам нужно:
- Собрать копии приказов о приёме и увольнении.
- Написать заявление в текущий работодатель с просьбой направить исправленные данные в ПФР.
- Если работодатель не реагирует — обратиться в территориальное управление ПФР с пакетом документов.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Нет риска потери или порчи, данные хранятся в защищённой системе ПФР.
- Мгновенный доступ — при трудоустройстве вы не несёте бумажную книжку, а просто даёте доступ к ЭТК.
- Меньше ошибок — автоматическая передача данных исключает рукописные опечатки.
- Удобно при переезде — если вы переехали в другой город, новому работодателю не нужно запрашивать книжку — он получает данные онлайн.
Почему некоторые выбирают бумажную трудовую книжку?
- Старшее поколение не доверяет цифровым системам.
- Наличие ценных записей — например, награды, поощрения, специальные условия труда, которые не вносятся в ЭТК в полном объёме.
- Юридическая привычка — бумажный документ воспринимается как «официальный».
Однако важно понимать: бумажная трудовая книжка не имеет приоритета над электронной. При наличии расхождений — приоритет имеет электронная запись, подтверждённая ПФР.
Как оформить заявление о выборе формата?
Заявление подаётся в свободной форме, но должно содержать:
- ФИО, паспортные данные, ИНН
- Указание на выбор: «оставить бумажную трудовую книжку» или «перейти на электронную»
- Дата и подпись
Рекомендуется использовать бланк, утверждённый ПФР — его можно скачать на сайте pfrf.ru. В 2026 году многие компании используют автоматизированные решения, например, 1С:ЗУП, где заявление генерируется в один клик и сразу отправляется в ПФР.
Что будет, если не подать заявление?
Если сотрудник не подал заявление о выборе формата до 31 декабря 2020 года — он автоматически переведён на электронную трудовую книжку. Бумажная книжка остаётся у работодателя, и он обязан:
- Хранить её до увольнения.
- Передать её сотруднику при увольнении.
- Вносить в неё записи, если они ещё не были переданы в ЭТК (например, за период до 2020 года).
Трудовая книжка — это не просто документ, а история вашей профессиональной жизни. В 2026 году она существует в двух форматах, но её суть — одна: непрерывная, точная и проверяемая цепочка трудового стажа.
Рекомендации для каждого работника:
- Проверьте свою ЭТК на сайте ПФР или Госуслуг — хотя бы раз в год.
- Сохраните бумажную книжку, даже если вы перешли на ЭТК — она может понадобиться при оформлении пенсии.
- Не игнорируйте заявления — если вы не подали заявление в 2020 году, вы уже на ЭТК. Узнайте, как это работает.
- Следите за изменениями — если вы сменили работу, убедитесь, что новая организация передала данные в ПФР.
- Обратитесь за помощью — если заметили ошибку, действуйте сразу. Пенсия не ждёт.
Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а её цифровое продолжение. Правильно организованная «thread» (нить) трудовой деятельности — ваша гарантия спокойного будущего.
Помните: ваш стаж — это ваша история. Храните её правильно.