Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его квалификацию.
В ней фиксируются все важные события, связанные с трудовой деятельностью: приём на работу, переводы, повышения квалификации, награды, увольнения и т.д.
Ниже подробно рассматриваются основные типы записей, правила их оформления и актуальные изменения, принятые в 2026 году.
Приём на работу (основное место работы)
Запись о приёме в трудовой книжке выглядит следующим образом:
- Дата приёма – число‑месяц‑год (например, ).
- Наименование организации.
- Должность и вид работы.
- Приказ о приёме (сокращённо «Пр.», но в официальных документах пишется полностью).
Пример записи:
– ООО «Ромашка» – Инженер‑проектировщик – Приказ № 12 от
Перевод на другое место работы
При переводе сотрудника в другую должность или отдел в рамках одной организации в книжке фиксируется новая запись, но при этом сохраняется предыдущая. Если перевод происходит в другую организацию, то в книжке создаётся новая страница.
Пример записи о переводе:
– ООО «Ромашка» – Технический руководитель – Приказ № 45 от
Увольнение (основное место работы)
Увольнение фиксируется в той же странице, где был приём. Важно указать дату увольнения, причину и приказ.
Пример записи:
– Увольнение по собственному желанию – Приказ № 78 от
Награды и благодарности
Записи о наградах оформляются следующим образом:
- Дата вручения.
- Наименование награды (например, «Золотая медаль»).
- Приказ или решение, подтверждающее вручение.
Пример записи о награде:
– Золотая медаль «За заслуги в развитии отрасли» – Приказ № 102 от
Объявление благодарности
Если работник получает благодарность от руководства, запись оформляется так же, как и о награде, но без указания конкретной медали:
– Благодарность за успешную реализацию проекта «Альфа» – Приказ № 89 от
Совместительство и вахтовый метод работы
Записи о совместительстве и вахтовом методе работают в отдельном разделе «Відомості про роботу» (для украинских организаций) или в разделе «Сведения о работе» (для российских).
В графе 2 указывается дата начала совместительской работы, а в графе 3 – дата начала основной работы.
Пример записи о совместительстве:
– Совместительство в ООО «Ромашка» – Приказ № 110 от
Перевод внутреннего совместителя в основных работников
При переводе сотрудника из статуса совместителя в статус основного работника в книжке создаётся новая страница с новой записью о приёме. При этом в предыдущей записи оставляется отметка о переводе.
Пример:
– ООО «Ромашка» – Инженер‑проектировщик – Приказ № 115 от
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2026 г. в России действует переход на электронные трудовые книжки. При этом:
- Все записи ведутся в электронном виде, но при необходимости можно получить бумажный экземпляр.
- Записи в ЭТК подтверждаются цифровой подписью работодателя и печатью (если применимо).
- При переходе на ЭТК прежняя бумажная книжка может быть уничтожена, но в случае необходимости – предоставляется копия.
Как восстановить трудовую книжку (трудовой стаж) через суд
Если работник потерял трудовую книжку, он может обратиться в суд с заявлением о восстановлении стажа. В исковом заявлении необходимо приложить:
- Справку о трудовом стаже от работодателя.
- Документы, подтверждающие трудовую деятельность (приказы, договоры).
- Копию паспорта и ИНН.
Суд на основании представленных доказательств может восстановить стаж и обязать работодателя оформить новую запись.
Как вести и хранить трудовые книжки
Трудовые книжки должны храниться в течение 5 лет после увольнения сотрудника. Внутри каждой книжки обязательно наличие:
- ьного листа с данными работника.
- Содержания всех записей, оформленных в соответствии с законодательством.
- Ссылок на документы, подтверждающие каждую запись (приказы, решения, справки).
Внутренние страницы должны быть защищены от порчи и не допускается изменение записей без надлежащих отметок.
Образцы записей (100+ примеров)
Для удобства работодателей в интернете доступно более 100 образцов записей, которые можно использовать как шаблоны. Они включают:
- Записи о приёме, переводе, увольнении.
- Записи о повышении квалификации.
- Записи о наградах и благодарностях.
- Записи о совместительстве и вахтовом методе работы.
Используйте их как основу, но обязательно адаптируйте под конкретные обстоятельства вашего сотрудника.
Записи в трудовой книжке – это юридически значимый документ. Следуйте следующим рекомендациям:
- Всегда оформляйте записи на официальном языке и в соответствии с требованиями законодательства.
- Пишите аккуратно, используйте черную или синюю ручку.
- Не допускайте сокращений в официальных документах (например, «Приказ» вместо «Пр.»).
- Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих записи.
- При переходе на электронные трудовые книжки убедитесь, что все записи перенесены корректно.
Следуя этим правилам, вы обеспечите правильное ведение трудовой книжки, защитите права сотрудников и избежите юридических рисков.