Трудовая книжка (ТК), это основной документ работника, в котором документально фиксируются все этапы его трудовой деятельности: прием на работу, переводы, увольнения, а также сведения о работодателях, должностях и основаниях прекращения трудового договора. Она подтверждает трудовой стаж и является ключевым документом для назначения пенсии и других социальных выплат.

Кто и когда получает трудовую книжку впервые?

Право на получение трудовой книжки возникает у гражданина при первом трудоустройстве. Работодатель (организация или ИП) обязан оформить ее в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 69).

Бумажная трудовая книжка установленного образца

• Кто выдает: работодатель (кадровая служба) при приеме на работу.
• Когда: в день приема на работу или в течение следующей недели.
• Особенности:
  • Если у гражданина уже есть трудовая книжка (например, от предыдущего работодателя), он должен передать ее новому работодателю для внесения записей.
  • Если книжки нет (первое место работы), работодатель обязан выдать новую, купленную в установленном порядке (обычно через канцелярские магазины).
  • С 1 января 2021 года работодатели вправе вести электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной, но по заявлению работника обязаны выдать бумажный дубликат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года система ЭТК стала основной. Она ведется в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД).

• Кто инициирует: новый работодатель при приеме на работу.
• Как: работодатель направляет в ЕГИС ТД сведения о приеме на работу (электронная запись).
• Важно: работник имеет право:
  1. Получить электронную выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг.
  2. Запросить у работодателя бумажный дубликат трудовой книжки (если ведется ЭТК). Это делается письменным заявлением.
• Преимущество: данные не теряются, не требуют физического хранения, автоматически обновляются.

Как правильно заполнить трудовую книжку при первом приеме на работу?

Запись о приеме на работу, первая и самая важная запись. Она должна быть точной и соответствовать трудовому договору.

Обязательные реквизиты записи (для бумажной ТК):

1. Дата заключения трудового договора (день приема на работу).
2. ФИО работника полностью, как в паспорте.
3. Дата рождения.
4. Сведения о работодателе: полное наименование организации, ИНН, ОГРН.
5. Должность (специальность, профессия) в соответствии со штатным расписанием.
6. Основание: номер и дата трудового договора.
7. Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации.
8. Подпись работника (с расшифровкой).

Пример записи для бумажной ТК:

«Принят на работу на должность менеджера по продажам.
Трудовой договор № 45-К от .
Подпись руководителя: _____________ / Иванов А.П. /
Печать организации
Подпись работника: _____________ / Петрова С.И. /»

Особенности заполнения Электронной ТК:

Работодатель вносит те же сведения в электронную форму через систему ЕГИС ТД. Работник не ставит подпись в самой ЭТК, но должен ознакомиться с вносимыми данными (обычно через личный кабинет на портале Госуслуг или по запросу в кадры). Ошибки исправляются через работодателя.

Оформление записи при увольнении (первый опыт)

Запись об увольнении — завершающая на текущем месте работы. Она должна быть однозначной и ссылаться на конкретную статью ТК РФ.

Обязательные элементы записи:

• Дата увольнения (последний рабочий день).
• ФИО работника;
• Должность.
• Номер и дата приказа об увольнении.
• Статья (пункт) Трудового кодекса РФ, на основании которой происходит увольнение.
• Подписи: руководителя и работника.

Примеры формулировок для первого увольнения:

По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ):

«Уволен по собственному желанию на основании ст. 80 ТК РФ.
Приказ № 78-К от .
Подпись руководителя: _____________ / Иванов А.П. /
Подпись работника: _____________ / Петрова С.И. /»

По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ):

«Уволен по соглашению сторон на основании ст. 78 ТК РФ.
Дополнительное соглашение к трудовому договору № 45-К от от .
Подпись руководителя: _____________ / Иванов А.П. /
Подпись работника: _____________ / Петрова С.И. /»

Важно:

Формулировка должна точно соответствовать основанию увольнения. Нельзя писать «уволен по инициативе работника», только «по собственному желанию». Запись делается в день увольнения (последний рабочий день).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В этом случае работодатель (последний или предыдущий) обязан выдать дубликат. Для этого:

1. Подать письменное заявление работодателю.
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности в ЕГИС ТД (если они есть) или ищет свои архивы.
3. На основании полученных данных выдается дубликат с пометкой «Дубликат».
4. Если сведения отсутствуют, стаж подтверждается другими документами (справки, выписки, приказы).

Частые вопросы (FAQ)

• Можно ли работать без трудовой книжки? Нет, это нарушение ТК РФ. Работодатель обязан оформить ТК или ЭТК.
• Что, если работодатель не выдает ТК? Нужно письменно требовать (заявление). При отказе — обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
• Нужно ли хранить удостоверение о повышении квалификации в ТК? Нет. ТК фиксирует только трудовые отношения. Свидетельства об образовании храняться отдельно.
• Как проверить запись в ЭТК? Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
• А что с «трудовыми книжками» времен СССР или до 2003 года? Они имеют такую же юридическую силу. Записи в них считаются при назначении пенсии.

Получение трудовой книжки впервые — это стандартная процедура при первом трудоустройстве. С 2021 года приоритет отдается электронному формату, но право на бумажный документ сохраняется. Главное — следить за правильностью записей, особенно при увольнении, так как от формулировки зависит возможность получения пособий и пенсии. При возникновении проблем обращайтесь в кадры, Госуслуги или Государственную инспекцию труда.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Обратите внимание, что законодательство может меняться. Для получения точных данных по вашему случаю консультируйтесь с юристом или официальными источниками.