Трудовая книжка (ТК), это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Одним из ключевых требований к её ведению является заверение записей печатью организации. В этой статье подробно разберем‚ когда‚ как и почему это необходимо‚ учитывая современные реалии сосуществования бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК).

Нормативная основа: что говорит Трудовой кодекс?

Основным регулятором является статья 66 Трудового кодекса РФ. Она устанавливает:

• Утверждённую государством форму трудовой книжки (для бумажного варианта).
• Обязанность работодателя внесения в неё сведений о работе сотрудника.
• Обязательное заверение каждой записи (о приёме на работу‚ увольнении‚ переводах‚ награждениях и т.д.) подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации.

Ключевое уточнение: бумажная vs. электронная книжка

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важно понимать:

1. Для бумажной трудовой книжки (по желанию работника‚ если он не отказался от неё в пользу электронной) требование о печати остаётся обязательным. Все записи должны быть заверены печатью и подписью.
2. Для электронной трудовой книжки (основной формат с 2020 года‚ а с 2024 года — для всех вновь принимаемых на работу) концепция «печати» отсутствует. Записи вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Сведения о трудовой деятельности» и заверяются электронной подписью работодателя. Физическая печать не требуется и не ставится.

Когда и что заверять печатью в бумажной книжке?

Печать ставится на каждую внесенную запись. Основные случаи:

• Приём на работу (первичная запись).
• Увольнение (самая важная запись‚ заверяется всегда).
• Переводы на другую работу‚ в другую организацию (при сохранении работодателя).
• Награждения‚ поощрения.
• Изменение реквизитов организации (например‚ смена названия‚ реорганизация). В этом случае в графе «Запись об изменении названия организации» указывается новое наименование‚ и запись также заверяется печатью уже новой организации (или печатью‚ отражающей изменение).

Какая печать используется?

Используется печать организации (юридического лица) или индивидуального предпринимателя (ИП) с текущими на дату внесения записи реквизитами (названием‚ ОГРН‚ ИНН).

Важно: Если организация сменила печать (например‚ после переименования)‚ то новые записи заверяются новой печатью. В случае‚ если в книжке уже есть записи со старой печатью‚ это не является нарушением‚ так как они были сделаны в период действия тех реквизитов.

Практический пример с переименованием:

Работник устроился в ООО «Весна» (печать «Весна»). Через год ООО «Весна» переименовалось в ООО «Лето». При увольнении работника запись в его трудовой книжке должна содержать: «Уволен с ООО «Лето» (бывш. ООО «Весна»)» и заверяться печатью ООО «Лето».

Кто имеет право ставить печать?

Печать ставит уполномоченное лицо‚ обычно:

• Руководитель организации (директор‚ гендиректор).
• Лицо‚ на которое возложены кадровые функции (начальник отдела кадров‚ HR-менеджер)‚ при наличии соответствующей приказной или доверенности.

Подпись и печать должны быть разборчивыми.

Последствия отсутствия или неправильного заверения печатью

Запись в трудовой книжке‚ не заверенная печатью и подписью‚ считается недействительной. Это может привести к:

1. Непризнанию трудового стажа при назначении пенсии‚ пособий‚ предоставлении льгот.
2. Проблемам при трудоустройстве, новому работодателю потребуется подтверждать предыдущий стаж иными документами.
3. Штрафным санкциям для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (в т.ч.‚ за ненадлежащее ведение трудовых книжек).

Важные изменения и современный контекст (2024-2026 гг.)

Информация из запроса содержит несколько важных дат‚ которые стоит обобщить:

• С 1 января 2020 года — введена возможность ведения ЭТК.
• С 1 января 2024 года — обязанность работодателя вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в ЕГИС) для всех вновь принимаемых на работу сотрудников; Они получают электронную трудовую книжку по умолчанию. Бумажная выдаётся только по письменному заявлению работника.
• С 2023/2024 годов — для тех‚ кто сохранил бумажную книжку‚ она должна быть оформлена на новом бланке установленной формы (с защитными элементами). Но правило о заверении печатью для неё остаётся прежним.

Краткая инструкция для работодателя (для бумажной ТК)

1. Внесите запись в соответствующую графу трудовой книжки (приём‚ увольнение и т.д.).
2. Укажите дату внесения записи.
3. Поставьте подпись руководителя или уполномоченного лица.
4. Заверьте запись печатью организации с актуальными на дату записи реквизитами.
5. Отметьте в своей кадровой документации факт выдачи/получения трудовой книжки (если это было при увольнении).

Печать заверяет записи только в бумажной трудовой книжке. В электронной её роль выполняет усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Каждая запись в бумажном документе должна быть заверена подписью и печатью.

Печать должна быть актуальной на дату внесения записи. При смене реквизитов организации (переименование) новые записи заверяются новой печатью.

Отсутствие печати делает запись недействительной‚ что ставит под угрозу признание стажа работника и влечёт риски для работодателя.

Тренд — полный переход на электронные трудовые книжки. Для большинства новых сотрудников бумажный вариант — это исключение‚ а не правило. Однако для тех‚ кто начал работать до 2024 года и сохранил бумажную книжку‚ правило о печати продолжает действовать.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда обращайтесь к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ‚ приказам Минтруда и консультируйтесь с юристом.