Трудовая книжка (ТК) — основной документ о трудовой деятельности работника, подтверждающий его стаж и опыт. Правильное её ведение и выдача — прямая обязанность работодателя, регулируемая Приказом Минфина России от № 320н (действует с ). В 2026 году эти правила остаются ключевыми, несмотря на развитие электронных трудовых книжек (ЭТК).

Виды бланков и ответственные лица

С 2023 года используется новый бланк бумажной трудовой книжки (форма Т-2), утверждённый указанным приказом. Работодатель обязан:

• Иметь на учёте только зарегистрированные бланки ТК (и вкладыши).
• Вести журнал (книгу) учёта движения бланков и трудовых книжек.
• Назначить ответственное лицо за выдачу, хранение и заполнение ТК (приказом по организации).

Порядок заполнения ьного листа

ьный лист заполняется при первом оформлении работника (в т.ч. при переводе из другой организации, если у работника нет ТК).

Обязательные реквизиты:

Подписи:

• Работник ставит свою подпись в графе «Подпись работника», подтверждая правильность сведений.
• Лицо, ответственное за выдачу ТК от работодателя, ставит свою подпись и расшифровывает (ФИО).

Порядок заполнения записей о работе

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя и трудового договора.

Общие правила для любой записи:

• Номер записи — сквозная, начиная с «1».
• Дата — в формате дд.мм.гггг.
• Содержание записи — чётко, без двусмысленностей.
• Подпись ответственного лица от работодателя и его расшифровка (ФИО).
• Печать организации (если используется).

Образцы основных записей:

Приём на работу (основное место работы):

Увольнение:

Перевод (смена подразделения/должности):

Смена фамилии (имени, отчества):

Запись о совместительстве:

Совместительство не отражается в той же трудовой книжке. Оно оформляется отдельной трудовой книжкой (или вкладышем) у основного работодателя, если он даёт разрешение на работу по совместительству. Если совместительство у другого работодателя — ведётся отдельная ТК у этого работодателя.

Запись о работе по вахтовому методу:

Указывается как обычная запись о приёме. В содержании можно добавить: «Работа по вахтовому методу (список-наряд № Х от ДД.ММ.ГГГГ)».

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК):

Примечание: Если у работника уже есть бумажная ТК с записями, при переходе на ЭТК в неё вносится только эта запись. Все последующие сведения формируются в ЭТК.

Выдача трудовой книжки и дубликатов

Выдача при увольнении:

• Выдаётся в день увольнения (дата в записи об увольнении и дата выдачи совпадают).
• Работник расписывается в журнале учёта движения ТК (или в отдельном листе) о получении.
• Если работник не явился, работодатель направляет ТК по почте заказным письмом с уведомлением (риск — работник может не получить).

Выдача при уходе на пенсию или по иным основаниям:

ТК выдаётся по заявлению работника в любое время, но не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Выдача дубликата трудовой книжки:

Дубликат выдаётся при утрате, порче или при необходимости иметь несколько копий (например, для оформления пенсии).

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель на основании приказа выдаёт дубликат (бланк той же формы).
3. В дубликате переписываются все записи из оригинала (или выписка из него) с указанием «Дубликат».
4. На первом листе дубликата делается отметка: «Дубликат вместо утраченной трудовой книжки № … от …».
5. Дубликат не заверяется печатью «Трудовая книжка выдана на основании…».
6. Об утрате оригинала работодатель может сделать сообщение в газету (для защиты от мошенничества).

Заверение копии трудовой книжки:

Копия заверяется работодателем (печать и подпись ответственного лица) с надписью: «Копия верна». Срок действия заверенной копии, не ограничен, но некоторые инстанции (ПФР, банки) могут требовать свежую (не старше 1-3 месяцев).

Учёт бланков и движения трудовых книжек

Работодатель обязан вести:

• Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Методическими указаниями к Приказу №320н). В ней фиксируются: номер ТК, ФИО работника, дата выдачи, дата возврата (при увольнении), подпись ответственного.
• Приходно-расходную книгу по учёту бланков (учёт чистых бланков до заполнения).

Типичные ошибки и последствия

• Неправильное указание даты (ммесяц вместо числа, год из двух цифр).
• Исправления и помарки — недопустимы. Ошибку нужно зачеркнуть одной чёртой, указать правильный вариант, поставить дату исправления и подпись ответственного;
• Отсутствие сквозной нумерации записей.
• Несвоевременная выдача при увольнении — влечёт административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Выдача ТК без расписки — риск претензий о потере документа.

Правильное ведение и выдача трудовых книжек — это не только требование закона, но и защита прав работника. Ключевые документы: Приказ Минфина №320н и его Методические указания. Работодатель должен:

1. Использовать только действующие бланки.
2. Назначить ответственного и обучить его.
3. Строго соблюдать формат записей, нумерацию и сроки выдачи.
4. Вести обязательную отчётность (журналы учёта).
5. При переходе на ЭТК корректно оформить запись в бумажной ТК.

При наличии сомнений — обращайтесь к тексту Приказа №320н или консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья составлена на основе анализа действующего законодательства и практики на 2026 год. Для получения самой актуальной редакции нормативных актов обращайтесь к официальным источникам.