Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ряде ситуаций (поступление в новую организацию, получение кредита, оформление визы, подача заявления в государственные органы) требуеться не самая оригинальная книжка, а её заверенная копия. Ниже рассмотрен порядок её подготовки, оформления и использования в соответствии с действующим законодательством на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – регламентирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – устанавливает требования к документам, подтверждающим факты хозяйственной деятельности.
• Приказ Минтруда России от  № 585н – утверждает форму трудовой книжки и порядок её заполнения.
• Постановление Правительства РФ от  № 376 – регулирует выдачу электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р).

Согласно этим нормам, работодатель обязан по требованию сотрудника выдать копию трудовой книжки и заверить её своей печатью, подписью и указанием данных о месте хранения оригинала.

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

1. Устройство на новую работу (особенно в государственные структуры).
2. Получение банковского кредита или ипотеки.
3. Оформление визы, разрешения на работу за рубежом.
4. Подача документов в пенсионный фонд, соцзащиту, МФЦ.
5. Судебные разбирательства, связанные с трудовыми спорами.
6. Подтверждение стажа для получения льгот, пособий или государственных наград.

В каждом из этих случаев получатель документа должен быть уверен в его подлинности и актуальности.

Подготовка копии трудовой книжки

Что копировать?

Копируются все страницы трудовой книжки, содержащие записи о приёме, переводах, увольнениях, наградах и других сведениях. Если книжка ведётся в электронном виде, копия делается из формы СТД‑Р (электронная трудовая книжка).

Технические требования к копии

• Копия должна быть чёткой, без размытий и пропусков.
• Листы необходимо прошить (скрепить скрепкой или ниткой) и пронумеровать последовательно.
• На последней странице копии делается запись: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов.»

Указание места хранения оригинала

Обязательно указывается, где хранится оригинал трудовой книжки. Пример формулировки:

«Подлинник документа находиться в отделе кадров ООО «Ромашка» в деле № 123 за 2024 год.»

Это позволяет получателю копии проверить подлинность при необходимости.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Элементы заверения

На каждой странице (или на последней, в зависимости от внутреннего регламента организации) ставятся следующие реквизиты:

• Надпись о заверении – например, «Верно» или «Копия верна».
• Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»);
• Личная подпись с расшифровкой (ФИО).
• Дата заверения (день, месяц, год).
• Печать организации – должна захватывать часть подписи, чтобы исключить возможность подделки.

Образец записи заверения

Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 12 листов.
Подлинник документа находится в отделе кадров ООО «Ромашка» в деле № 456 за 2025 год.
Верно
Начальник отдела кадров
Иванов Иван Иванович
Подпись _____________________
«15» мая 2026 г.
[печать организации]

При необходимости можно использовать штамп с надписью «Копия верна» и затем заполнить остальные реквизиты вручную.

Особенности заверения электронной трудовой книжки

Если сотрудник запрашивает копию из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р), порядок тот же:

1. Распечатать форму СТД‑Р на листе формата А4.
2. Прошить, пронумеровать и проставить запись о количестве листов.
3. Указать место хранения оригинала (в данном случае – в информационной системе работодателя, доступ к которой имеет уполномоченное лицо).
4. Заверять копию печатью, подписью и датой, как описано выше.

Электронная копия имеет такую же юридическую силу, что и копия paper‑версии, при условии правильного заверения.

Срок действия заверенной копии

Законодательно срок действия заверенной копии не ограничен. Однако многие организации (банки, посольства) принимают копию, не старше 3‑6 месяцев с даты заверения, чтобы убедиться в актуальности сведений. Рекомендуется обновлять копию при каждом значительном изменении в трудовой книжке (например, при новом приёме или увольнении);

Частые ошибки при заверении и как их избежать

Как получить копию электронной трудовой книжки через Госуслуги

1. Авторизоваться на портале Госуслуги.
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажать «Запросить выписку» и выбрать нужный период.
4. Получить документ в формате PDF, распечатать его.
5. Следовать пунктам 3‑4 данной инструкции для заверения копии.

Выписка из ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и выписка из paper‑версии трудовой книжки.

Заверение трудовой книжки работодателем — процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований. Правильно оформленная копия обеспечивает сотрудника надёжным документом для решения самых разных жизненных и профессиональных задач. Следуя представленному выше алгоритму, вы сможете избежать типичных ошибок и гарантировать принятие документа любыми учреждениями.

Помните: главное — чётко указать место хранения оригинала, правильно прошить и пронумеровать листы, поставить подпись с расшифровкой, дату и печать, захватывающую подпись. Только тогда копия будет иметь полную юридическую силу.

Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в законодательстве рекомендуется уточнять актуальные нормы в официальных источниках (КонсультантПлюс, Гарант, сайт Минтруда России).