Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ место работы и квалификацию сотрудника. В России её ведение регулируется рядом нормативных актов‚ в т.ч. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и последующими поправками. С 1 января 2020 г. в систему внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ а в 2025‑2026 г. приняты новые правила оформления и хранения. Ниже приведены основные требования‚ которые должен соблюдать работодатель и сотрудник.
Законодательная база
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – основной документ‚ регламентирующий порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ их изготовление и обеспечение работодателей.
- Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 – дополнения и изменения к постановлению № 225.
- Федеральный закон от 1 января 2020 г. – вводит электронные трудовые книжки‚ предусматривает передачу сведений в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Постановление Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – уточняет порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ включая новые бланки.
- Регулярные поправки (2025‑2026 г.) – уточняют правила заполнения‚ хранения и выдачи дубликатов.
Формы трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка (ТК) – традиционный формат‚ который все еще используется в большинстве предприятий.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ‚ доступный через портал «Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда» (ЕИСОТ). В ЭТК сохраняются все записи‚ которые в бумажной версии находятся в графе 4.
Порядок заполнения трудовой книжки
Записи в графе 4 (рабочие места)
- Каждое новое место работы фиксируется в отдельной строке.
- Запись содержит:
- Наименование организации (с указанием ИНН‚ КПП‚ адреса).
- Должность‚ вид работы‚ режим работы (полный/неполный день‚ вахтовый метод).
- Дата начала и окончания работы.
- Причина увольнения (если применимо).
- Для совместительства и вахтового метода указываются отдельные записи‚ даже если они не являются основным видом занятости.
Записи в графе 5 (дополнительные сведения)
- Сведения о повышении квалификации‚ прохождении обучения‚ получении сертификатов.
- Сведения о стаже работы в других организациях‚ если они необходимы для расчета пенсионного стажа.
Записи в графе 6 (сведения о стаже работы)
- Сведения о стаже‚ полученном в рамках военной службы‚ если применимо.
Записи в графе 7 (сведения о стаже по вахтовому методу)
- Указывается только если работник работал по вахтовому методу.
Записи о дубликатах
- Дубликат оформляется по приказу работодателя и содержит копию всех записей из оригинала.
- В дубликате сохраняется порядок записей‚ но в каждой строке указывается дата выдачи дубликата.
Порядок хранения трудовых книжек (2025‑2026 г.)
- Работодатель обязан составить приказ о том‚ где хранятся трудовые книжки‚ и назначить ответственного за их хранение (должность и Ф.И.О.).
- Трудовые книжки хранятся в запечатанных ящиках в отделе кадров‚ доступ к которым ограничен.
- При уничтожении трудовой книжки (например‚ после увольнения) она должна быть запечатана и передана в архив предприятия.
- В случае утери или повреждения (залива‚ пореза) работодатель обязан выдать дубликат в течение 5 рабочих дней.
Права работника
- Получить копию трудовой книжки по своему требованию.
- Проверить‚ что все сведения о стаже и квалификации правильно отражены.
- Уполномочить работодателя передать сведения в ПФР (для расчета пенсионного стажа).
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
- ЭТК создается автоматически при оформлении трудового договора.
- Все записи в графе 4 фиксируются в электронном виде и передаются в ПФР.
- Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через портал «Единая система» и проверить актуальность данных.
- При необходимости можно вывести печатную копию ЭТК для личных целей.
Пример заполнения трудовой книжки (2026 г.)
Ниже приведён образец записи в графе 4:
| № | Наименование организации | Должность | Режим работы | Дата начала | Дата окончания | Причина увольнения |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ООО «ТехноПром» | Инженер по обслуживанию оборудования | Полный день | Соглашение о расторжении договора |
Обратите внимание‚ что в случае вахтового метода запись будет выглядеть так:
| № | Наименование организации | Должность | Режим работы | Дата начала | Дата окончания | Причина увольнения |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | АО «Горная добыча» | Техник по ремонту оборудования | Вахтовый метод | Срок контракта истёк |
Часто задаваемые вопросы
- Что делать‚ если трудовая книжка испорчена? – Внести запись в графе 4 о повреждении и выдать дубликат. При этом оригинал запечатывается.
- Можно ли использовать бумажную и электронную трудовую книжку одновременно? – Да‚ но в электронном виде все записи должны быть синхронизированы с бумажной.
- Кто отвечает за хранение трудовых книжек? – Ответственное лицо‚ указанное в приказе о хранении‚ обычно это руководитель отдела кадров.
Правильное ведение и хранение трудовой книжки – это не только соблюдение закона‚ но и гарантия прав работника на подтверждение опыта работы и расчёт пенсионного стажа. С 2020 г. электронные трудовые книжки значительно упрощают процесс‚ но бумажные версии остаются актуальными. Работодатели должны строго соблюдать требования законодательства‚ а работники – контролировать правильность записей и своевременно получать копии.
Для более подробной информации и скачивания образцов записей можно обратиться к официальным источникам: e‑executive.ru‚ ЕИСОТ и порталу «Единая система».