Трудовая книжка является важным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Следовательно, записи в ней должны быть точными и соответствовать определенным требованиям.
Общие требования к записям в трудовой книжке
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а об увольнении в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Требования к записям об увольнении
В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела Сведения о работе ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения, в графе 3 делается запись: Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
Требования к записям о приеме на работу
На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела Сведения о работе трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.
Особенности заполнения трудовой книжки
Под наименованием организации в графе 3 делается запись, например, такого содержания: Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом. Остальные графы раздела Сведения о работе трудовой книжки сотрудника, который принят для выполнения работ вахтовым методом, заполняются в общем порядке.
Записи в бумажную трудовую вносят, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную ТК. Проверить наличие такого заявления просто: если работник перешел на электронный формат, то в бумажной трудовой книжке должна быть специальная закрывающая запись.
Изменения в правилах заполнения трудовой книжки в 2026 году
В 2026 году были внесены изменения в правила заполнения трудовой книжки. Теперь сканированные копии должны изготавливаться в цветном формате из оригиналов трудовой книжки и документов о стаже и должны содержать все страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, в хронологическом порядке.
Записи в трудовой книжке должны быть точными и соответствовать определенным требованиям. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. В 2026 году были внесены изменения в правила заполнения трудовой книжки, которые необходимо учитывать при ведении документации.