Ведение трудовой книжки – одна из обязательных функций любого работодателя, в т.ч. и индивидуального предпринимателя (ИП). В статье рассмотрим, какие требования предъявляются к ИП в отношении трудовых книжек, как правильно оформить их в бумажном и электронном виде, а также разберём часто задаваемые вопросы.

Содержание

1. Законодательная база
2. Трудовая книжка у ИП: нужен ли он самому себе?
3. Трудовые книжки сотрудников ИП
4. Электронная трудовая книжка: переход и особенности
5. Как правильно заполнять трудовую книжку
6. Образцы записей
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. FAQ

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 309 (обязанность работодателя вести трудовые книжки);
• Постановление Правительства РФ от  N 1469 «Об электронных трудовых книжках»;
• Приказы Минтруда России, в частности письмо Минтруда от  № 14‑6/ООГ‑4834 (разъяснение вопроса о записи ИП в собственную трудовую книжку).

Согласно статье 20 ТК РФ, индивидуальный предприниматель не считается работником, поэтому он не обязан вести трудовую книжку «для себя». Однако в соответствии со статьёй 309 ТК РФ ИП обязан вести трудовые книжки на всех своих работников (как в бумажном, так и в электронном виде).

Трудовая книжка у ИП: нужен ли он самому себе?

Кратко: ИП не заполняет и не ведёт собственную трудовую книжку, если только он не работал по найму у другого работодателя.

Почему так?

• Трудовая книжка фиксирует трудовые отношения «работодатель‑работник». ИП – это юридическое лицо (по сути), а не работник.
• Запись о деятельности в качестве ИП в трудовую книжку не требуется (см. разъяснение Минтруда от ).
• Если ИП ранее был наёмным работником, в его трудовой книжке остаются записи о прежних местах работы, но о собственном ИП‑деле записей нет.

Исключения:

• Если ИП одновременно является наёмным работником в другой организации – в этом случае он ведёт обычную трудовую книжку, где фиксируются отношения с этим работодателем.
• Для целей повышения страхового стажа ИП может оформить социально значимые периоды (учеба, военная служба, уход за ребёнком) – но это делается в отдельном документе, а не в трудовой книжке ИП.

Трудовые книжки сотрудников ИП

Если у ИП есть наёмные работники, он обязан:

1. Вести их трудовые книжки в соответствии с ТК РФ.
2. Оформлять запись о приёме на работу, изменениях условий труда, переводах, увольнении и т.д.
3. Подписывать каждую запись своей подписью (или подписью уполномоченного лица) и ставить печать организации, если она есть.
4. Сохранять книжки в надлежащем виде (пронумеровать, прошнуровать, при необходимости заверить печатью).

Для ИП без юридического лица (без печати) допускается подпись без печати, но запись должна быть чёткой и разборчивой.

Электронная трудовая книжка: переход и особенности

С 2021 года все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде. Для ИП это значит:

• Можно вести электронную трудовую книжку (ЭТК) через сервис «Госуслуги» или специализированные программы (например, Система «Главбух»).
• ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.
• Запись в ЭТК производится в онлайн‑режиме, а подпись заменяется ЭЦП (электронной цифровой подписью) ИП.
• При переходе с бумажной на электронную книжку необходимо завершить запись в бумажной версии (отметить «закрыта») и открыть новую электронную запись.

Плюсы ЭТК:

• Отсутствие риска потери бумажных книжек;
• Упрощённый доступ к данным (можно просматривать онлайн);
• Автоматическое уведомление о предстоящих изменениях (перевод, увольнение).

Минусы (на текущий момент):

• Необходимость наличия ЭЦП;
• Требуется стабильный доступ к интернету и знание работы с сервисом.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Запись о приёме на работу

1. Дата приёма (дд.мм.гггг).
2. Наименование организации (для ИП – ФИО ИП + «Индивидуальный предприниматель»).
3. Должность (или вид работы).
4. Трудовой договор (номер и дата).
5. Подпись работодателя (ИП) и печать (если есть).

Запись об изменении условий труда

• Дата изменения.
• Новая должность, оклад, график работы.
• Основание (договор, приказ).
• Подпись ИП и печать.

Запись об отпуске

В отдельном разделе указывается:

• Дата начала и окончания отпуска.
• Продолжительность (в днях).
• Подпись ИП.

Запись об увольнении

1. Дата увольнения.
2. Основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.).
3. Ссылка на приказ об увольнении.
4. Подпись ИП и печать.
5. Ставка «закрыта» (в бумажной книжке) или отметка «запись завершена» в ЭТК.

Образцы записей

Бумажная трудовая книжка (пример)

Запись о приёме на работу

Дата приёма: 
Наименование организации: Иванов Иван Иванович, ИП «СтройСервис»
Должность: монтажник
Трудовой договор № 12 от 
Подпись работодателя: ___________________ (Иванов И.И.)
Печать: (при наличии)

Электронная запись (скриншот условный)

В системе «Госуслуги» вводятся те же поля, после чего нажимается кнопка «Подписать ЭЦП». Система автоматически фиксирует дату и время подписи.

Типичные ошибки и как их избежать

• Запись ИП в собственную трудовую книжку. – Закон не требует такой записи, её внесение считается ошибкой.
• Отсутствие подписи или печати. – Каждая запись должна быть заверена подписью ИП (и печатью, если она есть).
• Неправильный порядок записей. – Сначала запись о приёме, затем о всех изменениях, в конце – запись об увольнении.
• Неоформленные периоды. – Если работник находится в отпуске, командировке или на больничном, эти периоды тоже фиксируются.
• Отсутствие нумерации и прошнуровки. – Для бумажных книжек требуется пронумеровать и прошнуровать их, иначе запись может быть признана недействительной.
• Неправильный переход на электронный формат. – Перед закрытием бумажной книжки необходимо оформить «закрывающую запись» и только после этого открывать электронную.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Нужна ли трудовая книжка у ИП, если у него нет сотрудников?

Нет. ИП без наёмных работников не обязан вести трудовые книжки.

Можно ли вести трудовые книжки без печати?

Да. Для ИП, у которого нет печати, достаточно подписи ИП. Печать требуется только у юридических лиц.

Как оформить запись о работе ИП у другого работодателя?

В этом случае ИП является обычным работником, и запись делается как в любой другой трудовой книжке (по образцу работодателя).

Можно ли вести трудовые книжки в Excel?

Нет. Трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с установленным образцом (бумажный или электронный через официальные сервисы).

Что делать, если работник уволился, а трудовая книжка не была закрыта?

Необходимо оформить запись об увольнении и поставить отметку «закрыта». Если запись не будет сделана, работник может столкнуться с проблемами при получении пенсии.

Ведение трудовых книжек – обязательный элемент трудового законодательства, который ИП обязан выполнять в отношении своих работников. При этом ИП не ведёт собственную трудовую книжку, если только он не работает по найму у другого работодателя.

Ключевые рекомендации:

• Точно следовать требованиям ТК РФ (ст. 309) и инструкциям Минтруда;
• Выбирать удобный формат (бумажный или электронный) и не смешивать их без надлежащего закрытия;
• Обязательно подписывать каждую запись и, при наличии, ставить печать;
• Регулярно проверять правильность заполнения, чтобы избежать проблем при проверках ФНС, ПФР и трудовой инспекции.

Соблюдая эти правила, ИП гарантирует законность оформления трудовых отношений, защищает права работников и избегает штрафов.

Дата публикации:  13:20 (по московскому времени). Информация актуальна на 2026 год, основана на официальных нормативных актах и разъяснениях государственных органов.