Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, страховом стаже и заработной плате работника. С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а к 1 января 2026 года завершён переходный период, после которого каждый работодатель, в т.ч. индивидуальный предприниматель (ИП), обязан вести учёт в соответствии с новыми правилами.

Кому обязан вести трудовую книжку предприниматель‑работодатель?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и последним нормативным актам, обязательство вести трудовые книжки распространяется на:

• юридических лиц (компании, организации, учреждения);
• индивидуальных предпринимателей, если у них есть работники, отработавшие более пяти календарных дней;
• государственные органы и органы местного самоуправления.

Исключение составляют физические лица‑предприниматели, которые не являются ИП (например, самозанятые) и не принимают на работу сотрудников более пяти дней.

Когда трудовая книжка обязательна?

1. Работник приступает к работе и его трудовой договор считается основным (не временным, не сезонным);
2. Стаж работы превышает пять календарных дней (включая день принятия на работу);
3. Работодатель обязан вести запись о приёме, переводе, повышении, увольнении и других кадровых изменениях.

Бумажная vs электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант остаётся в силе, если работник не подал заявление об отказе от бумажного формата. Основные требования:

• Книга должна быть образца, утверждённого Министерством труда.
• Записи вносятся только работодателем (или уполномоченным лицом) печатью и подписью.
• При увольнении работнику выдаётся выписка из книжки, заверенная печатью.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, управляемая ПФР. К 2026 году:

• ЭТК стала основным форматом – большинство работодателей обязаны передавать сведения в электронном виде;
• Работник может просматривать свою книжку через личный кабинет ПФР или мобильное приложение;
• Для работодателя обязательна передача данных через единую форму сведений ЕФС‑1 (раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»).

ЭТК исключает риск потери документов, упрощает проверку стажа и ускоряет процесс выдачи выписок при увольнении.

Одновременное ведение

Если работник не отказался от бумажного варианта, работодатель может вести обе формы параллельно: в бумажной книжке – традиционные записи, а в системе ПФР – электронные. При этом сведения должны полностью совпадать.

Как оформить и вести трудовую книжку у ИП

Приём на работу

1. Составьте трудовой договор (письменный или электронный).
2. Если у работника ещё нет книжки, выдайте ему бумажную трудовую книжку образца № 1.
3. Внесите запись о приёме в книжку (дата, должность, ставка, основание приёма).
4. Одновременно заполните ЕФС‑1 в СФР (Система формирования отчетности) – это обязательный электронный документ.

Перевод, повышение, изменение условий труда

Каждое изменение фиксируется в отдельной строке:

• Дата изменения;
• Новая должность, оклад, условия труда;
• Основание (приказ, распоряжение).

Эти данные также передаются в ПФР через обновление формы ЕФС‑1.

Увольнение

1. Подготовьте приказ об увольнении.
2. В книжке сделайте запись об увольнении (дата, причина, ссылка на приказ).
3. Сформируйте выписку из трудовой книжки (бумажный вариант) или отправьте электронную выписку через ПФР.
4. Закончите процесс в ЕФС‑1 – укажите дату увольнения и причину.

Особенности для ИП‑работодателей

• ИП может вести единую электронную книгу для всех сотрудников, используя сервис ПФР.
• Не требуется отдельный штамп – достаточно подписи уполномоченного лица и печати ИП (если она есть).
• Если ИП сам является работником (например, директор‑учредитель), он не вносит записи о своём «предпринимательском» стаже в книжку.

Практический чек‑лист для предпринимателя

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли ИП вести электронную книжку, если у него уже есть бумажные?

Да. С 1 января 2026 года закон требует передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде через форму ЕФС‑1. Бумажный вариант может использоваться дополнительно, но без электронных данных запись считается неполной.

Можно ли отказаться от бумажной книжки полностью?

Работник имеет право подать заявление об отказе от бумажного формата. После получения заявления работодатель обязан вести только электронную книжку и предоставлять выписки в электронном виде.

Что делать, если работник потерял бумажную книжку?

Работодатель обязан выдать выписку из ЭТК (или из своей копии ЕФС‑1) и оформить замену в ПФР. При этом в ЭТК сохраняются все записи, а бумажный документ считается утерянным.

Нужна ли печать у ИП для внесения записей?

Печать не является обязательной, если в уставных документах ИП не предусмотрено её использование. Достаточно подписи уполномоченного лица и указания ИНН/ОГРНИП в записи;

Как проверить корректность переданных данных?

Через личный кабинет ПФР можно просмотреть все сведения, переданные в ЕФС‑1. Рекомендуется проводить сверку после каждого изменения.

Для предпринимателей‑работодателей 2026 год – это время полной цифровизации учёта трудового стажа. Основные рекомендации:

• Вести электронные записи через форму ЕФС‑1 – это законодательно обязательный шаг.
• Сохранять бумажные книжки только в случае, если работник явно не отказался от них.
• Регулярно проверять соответствие бумажных и электронных данных, чтобы избежать штрафов от Трудовой инспекции.
• Обучить бухгалтерию и кадровый персонал работе с сервисом ПФР – процесс автоматизирован, но требует правильного ввода данных.

Соблюдая эти правила, предприниматель обеспечит законность трудовых отношений, упростит процесс оформления сотрудников и избежит проблем при расчёте пенсионных прав.

Дата актуализации: 22 мая 2026 г.