Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Индивидуальные предприниматели, выступая в роли работодателей, несут такую же ответственность за ведение кадрового учета, как и юридические лица․ Однако в этом процессе есть свои нюансы, о которых необходимо знать, чтобы избежать штрафов и нарушений закона․
Главное правило: ИП не заполняет трудовую книжку на себя
Один из самых частых вопросов у начинающих предпринимателей: «Нужно ли вносить запись в трудовую книжку самому себе?»․ Ответ однозначный — нет․
Согласно законодательству РФ, индивидуальный предприниматель не состоит с самим собой в трудовых отношениях․ Деятельность в статусе ИП не является работой по трудовому договору, следовательно, в собственную трудовую книжку предприниматель никаких записей не вносит․ Для подтверждения своего стажа для назначения пенсии ИП предоставляет справку из Пенсионного фонда (или Социального фонда России), подтверждающую уплату страховых взносов и период предпринимательской деятельности․
Обязанности ИП как работодателя
А вот что касается наемных работников, то здесь ситуация иная․ По закону (ст․ 66 ТК РФ), ИП обязан вести трудовые книжки на своих сотрудников точно так же, как и любая организация․ Никаких особых требований или отличий для предпринимателей не предусмотрено․
Внести отметку в бланк трудовой книжки нового служащего необходимо в течение 5 дней после приема на работу․ Если сотрудник проработал у ИП больше пяти дней, и это место работы для него основное, предприниматель должен заняться оформлением книжки в общем порядке․
Электронная или бумажная?
С 2021 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ При приеме на работу сотрудника, который нигде ранее не работал, предприниматель заводит ему электронную трудовую книжку․ Если же у нового работника уже есть бумажная трудовая, и он не перешел на ЭТК, ИП обязан продолжать вести ее на бумажном носителе․ Требования к заполнению бумажных бланков определены Приказом Минтруда России № 320н от ․
Кто должен вести кадровый учет у ИП?
Заполнение трудовых книжек индивидуальный предприниматель может проводить самостоятельно или с помощью заранее назначенного ответственного лица․ Для этого ИП выпускает приказ, возлагая обязанность по ведению кадрового учета на себя или на конкретного сотрудника (например, бухгалтера или офис-менеджера)․ Именно это лицо будет нести ответственность за правильность внесения записей и хранение бланков․
Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки
Шаг 1․ Заполнение титульного листа
Если работник устраивается впервые, необходимо заполнить титульный лист․ В нем указываются:
- Фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений);
- Дата рождения;
- Уровень образования, профессия, специальность (на основании предоставленных документов об образовании);
- Дата заполнения трудовой книжки․
После внесения данных необходимо попросить работника поставить свою подпись на титульном листе․ Также там ставит подпись лицо, ответственное за ведение трудовых книжек․ Печать ИП проставляется на титульном листе только в том случае, если предприниматель использует ее в своей деятельности (с 2023 года печать для ИП необязательна, но если она есть — ставится)․
Шаг 2․ Внесение записи о приеме на работу
В разделе «Сведения о работе» заполняется графы:
- Графа 1, ставится порядковый номер записи;
- Графа 2 — указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, например: );
- Графа 3 — вносится наименование работодателя․ Пишется полное название ИП, например: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович»;
- Графа 3 (строкой ниже) — указывается, в какое структурное подразделение принят работник и на какую должность (профессию) в соответствии со штатным расписанием;
- Графа 4 — указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого принят работник․
Шаг 3․ Внесение записи об увольнении
При увольнении работника в трудовую книжку вносится запись в том же порядке:
- В графе 1 — порядковый номер;
- В графе 2 — дата увольнения;
- В графе 3 — причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ;
- В графе 4 — дата и номер приказа об увольнении․
Все записи вносятся перьевой или гелевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ Сокращения слов не допускаются․
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией, обратите внимание на следующие моменты:
- Соблюдение сроков: Нарушение 5-дневного срока для внесения записи о приеме на работу может повлечь административную ответственность․
- Наименование ИП: В графе 3 недопустимо писать просто «ИП Иванов»․ Необходимо указывать статус полностью: «Индивидуальный предприниматель»;
- Исправление ошибок: Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» нельзя․ Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с пометкой «Запись за номером таким-то недействительна»․
- Физические лица-наниматели: Помните, что физические лица, нанимающие работников для личного обслуживания (не в целях предпринимательской деятельности), не обязаны заполнять и вести трудовые книжки․ Это правило касается только ИП как коммерческих субъектов․
Ведение трудовых книжек, важная и обязательная часть кадрового учета для индивидуального предпринимателя․ Главное помнить два базовых правила: ИП никогда не вносит записи в свою собственную трудовую книжку, а вот на своих наемных работников он заполняет этот документ по общим правилам, актуальным и для крупных организаций․ Внимательное отношение к срокам, формулировкам и реквизитам приказов позволит вам избежать штрафов и обеспечит вашим сотрудникам правильный учет их трудового стажа․