Ситуация, когда трудовая книжка находится у работника, перестала быть редкостью. Цифровизация трудовых отношений привела к тому, что бумажный документ, который раньше строго хранился в сейфе работодателя, всё чаще остаётся на руках у сотрудника. Почему так происходит, законно ли это и какие нюансы нужно учитывать работникам и нанимателям в 2026 году? Разберемся во всем по порядку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый стандарт
С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка, цифровой аналог бумажного документа. Сведения о трудовой деятельности работника теперь хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Наличие электронной трудовой книжки значительно уменьшает риски повреждения, утери или фальсификации документа.
На сегодняшний день действуют следующие правила ведения трудовых книжек (согласно ст. 66, 66.1 ТК РФ):
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (если ранее они не работали по трудовому договору и ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант им не выдается.
- Остальные работники (имевшие стаж до 2021 года) вправе сами выбрать способ ведения трудовой книжки: электронный или бумажный. Также они могут сохранить оба формата.
Почему бумажная трудовая книжка оказывается на руках у работника?
Если трудовая книжка находится у работника, на это может быть несколько причин:
Переход на электронный формат (отказ от бумажной)
С 2025 года всё больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору. Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажный документ на руки. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.
Увольнение
При увольнении сотрудника работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать ему трудовую книжку на руки. Это классическая ситуация, когда документ переходит к работнику.
Работа по совместительству
Часто внешний совместитель просит принести свою основную трудовую книжку для внесения сведений о работе по совместительству. В этом случае документ временно находится у работника, а затем передается основному работодателю для внесения записи.
Обязанности работодателя при электронной трудовой книжке
Тот факт, что бумажная трудовая книжка находится у работника, не освобождает работодателя от отчетности. На всех лиц, работающих по трудовым договорам (включая тех, кто перешел на ЭТК), в СФР подаются Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1).
Работодатели обязаны своевременно отчитываться по каждому сотруднику. С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там отражена.
Главные заблуждения: обнулится ли стаж?
Одно из самых частых опасений работников, не «сгорит» ли стаж, если бумажная книжка на руках, а в базе СФР данных пока мало?
Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина разъяснила: цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы. Главным доказательством трудового опыта по-прежнему остается бумажная трудовая книжка, если она была заведена ранее. ЭТК лишь дублирует и накапливает новые сведения.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Даже если бумажная трудовая книжка находится у работника, риски её утери остаются. Действующий порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривает следующий алгоритм:
- Работник обращается к текущему или предыдущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.
- Запрос сведений о предыдущей работе направляется прежним нанимателям непосредственно самим работником.
- На основании полученных справок работодатель вносит записи в дубликат.
Важно помнить: если у вас электронная трудовая книжка, восстановить бумажный дубликат будет гораздо проще, так как часть данных уже будет в базе СФР.
Как подтвердить наличие ЭТК при приеме на работу?
Работодатели часто задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки, если он устраивается на работу без бумажного бланка?
Сделать это очень просто:
- Попросить сотрудника предоставить выписку из СФР о состоянии его индивидуального лицевого счета (её можно заказать через Госуслуги или лично в отделении фонда).
- Проверить сведения о трудовой деятельности по СНИЛС работника через электронный документооборот с СФР.
Тот факт, что трудовая книжка находится у работника — это закономерный результат перехода к цифровому формату. Для новых сотрудников с 2026 года это и вовсе стандартная процедура. Бумажный документ остается важным подтверждением прошлого стажа, однако фокус смещается на электронный учет в СФР. Работникам важно следить за тем, чтобы работодатели вовремя подавали форму ЕФС-1, а работодателям — соблюдать требования Трудового кодекса РФ при приеме на работу граждан с ЭТК.