Трудовая книжка является важным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Правильный учет и оформление операций с трудовыми книжками – обязанность работодателя. В данной статье мы рассмотрим основные аспекты передачи трудовых книжек, необходимые проводки и порядок учета.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка установленного образца – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Она содержит информацию о периодах работы, должностях, основаниях увольнения и других важных событиях. Трудовая книжка служит подтверждением трудового стажа работника и является важным документом для оформления различных льгот и выплат.
Операции с трудовыми книжками: основные этапы
Процесс работы с трудовыми книжками включает в себя несколько этапов:
Приобретение бланков: Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей;
Учет бланков: Бланки трудовых книжек и вкладышей учитываются на счете 10 «Материалы».
Выдача работнику: При приеме на работу работнику выдается трудовая книжка.
Внесение записей: Работодатель обязан вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовую деятельность работника.
Передача работником: При увольнении работник возвращает трудовую книжку работодателю.
Хранение: Работодатель обязан хранить трудовые книжки работников в течение 50 лет после увольнения.
Проводки при операциях с трудовыми книжками
Ниже приведены основные проводки, которые необходимо делать при различных операциях с трудовыми книжками.
Приобретение бланков трудовых книжек
Приобретение бланков трудовых книжек отражается следующей проводкой:
Дт 10 «Материалы» ౼ Ст 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Эта проводка отражает увеличение стоимости материалов (бланков) и увеличение задолженности поставщику.
Прием на работу и выдача трудовой книжки
При приеме на работу работнику выдается трудовая книжка. Эта операция не отражается в бухгалтерском учете, но необходимо сделать запись в книге учета движения трудовых книжек.
Выдача дубликата трудовой книжки
При выдаче дубликата трудовой книжки (например, при утере или повреждении оригинала) отражается следующая проводка:
Дт 10 «Материалы» ‒ Ст 71 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Эта проводка отражает уменьшение стоимости материалов (бланков) и увеличение задолженности работнику (если дубликат выдается за счет средств работника).
Возврат трудовой книжки при увольнении
При увольнении работник возвращает трудовую книжку работодателю. Эта операция не отражается в бухгалтерском учете, но необходимо сделать запись в книге учета движения трудовых книжек.
Удержание за трудовую книжку при увольнении
Если при увольнении удержание за трудовую книжку производится из заработной платы работника, то проводки будут следующими:
Дт 73 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ౼ Ст 76 «Расчеты с персоналом по пенсионным обязательствам»
Эта проводка отражает удержание суммы НДС, если трудовая книжка приобреталась у продавца с НДС.
Книга учета движения трудовых книжек
Обязательным документом является книга учета движения трудовых книжек. В ней фиксируются все операции с трудовыми книжками: выдача, возврат, выдача дубликатов, уничтожение и т.д. Эта книга является важным документом для контроля за сохранностью трудовых книжек и соблюдением законодательства.
Ответственность за сохранность трудовых книжек
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников; В случае утери или повреждения трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику стоимость ее восстановления.
Важные нормативные документы
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)
- Приказ Минтруда России от N 267н «Об утверждении Положения по ведению книгах учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»
- Письмо Федерального казначейства от N 42-7.1-01/2.2-371 «О порядке отражения в бухгалтерском учете операций по реализации имущества, в т.ч. трудовых книжек»
Правильный учет и оформление операций с трудовыми книжками – важная задача для работодателя. Соблюдение законодательства и ведение необходимой документации позволит избежать штрафов и обеспечить сохранность трудовых книжек работников. В случае возникновения вопросов рекомендуется обратиться к специалистам в области бухгалтерского учета.