Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника․ При переходе границы, смене места работы или переезде в Российскую Федерацию возникают вопросы о том, как обращаться с трудовыми книжками, выпущенными в Украине․ В статье рассмотрим правовой статус украинского образца, какие действия обязан предпринять работодатель и какие варианты ведения трудовой документации доступны в 2026 году․
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 66 – трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․
- Статья 65 (часть 5) – при приёме на работу работник имеет право по письменному заявлению получить новую трудовую книжку российского образца․
- Постановление Роструда от 2021 г․ – с 1 января 2021 г․ для всех граждан, впервые поступающих на работу в РФ, оформляются только электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК)․
- Приказ Минтруда России от 30 сентября 2022 г․ – трудовые книжки украинского образца и книжки, выданные в ЛНР до этой даты, продолжают считаться действительными в кадровом делопроизводстве․
Каков статус трудовой книжки украинского образца в РФ?
Трудовые книжки, выпущенные в период независимости Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории России․ Это значит:
- Работодатель не вправе принимать на хранение и вести записи в украинской трудовой книжке․
- Украинскую книжку можно использовать только как справочный документ (для подтверждения стажа, опыта и т․п․)․
- Для официального оформления трудовых отношений в России необходимо:
- выдать работнику новую трудовую книжку российского образца на бумаге;
- или оформить электронный трудовой профиль (ЭТК) – обязательный вариант для новых сотрудников с 2021 года․
Что делать при приёме на работу работника с украинской трудовой книжкой?
Шаг 1․ Получить письменное заявление работника
Работник должен написать заявление о выдаче новой трудовой книжки российского образца (по образцу, установленному в организации)․ В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения;
- паспортные данные;
- информация о наличии украинской трудовой книжки;
- желание оформить новую книжку (или перейти на ЭТК)․
Шаг 2․ Оформить новую бумажную трудовую книжку
Если работник предпочитает традиционный вариант, необходимо:
- Заказать книжку в типографии, соответствующей требованиям ТК РФ (формат А5, черные линии, обязательные реквизиты)․
- Заполнить первую страницу (данные о работнике, реквизиты организации)․
- Внести запись о приёме на работу в новую книжку․
- Сделать отметку о том, что в украинской книжке уже есть записи, но они не учитываются в официальных расчётах РФ․
Шаг 3․ Оформление электронного трудового профиля (ЭТК)
Для большинства новых сотрудников предпочтителен электронный вариант:
- Регистрация в системе Госуслуги или Личный кабинет работодателя (Федеральный портал «Электронный трудовой кабинет»)․
- Ввод данных о работнике (паспорт, СНИЛС, ИНН)․
- Загрузка сканов украинской трудовой книжки (по желанию) в качестве подтверждающих документов․
- Подтверждение записи о приёме на работу через электронную подпись работодателя․
Можно ли использовать украинскую трудовую книжку в кадровом делопроизводстве?
Ответ – нет․ Согласно разъяснениям Роструда:
- Украинская книжка не признаётся официальным документом в РФ․
- Работодатель обязан вести отдельный трудовой учет в российской форме (бумажной или электронной)․
- Украинскую книжку можно хранить у работника в качестве справки, но её записи не учитываются при расчёте пенсионных прав, отпусков и пр․
Переход к электронным трудовым сведениям (ЭТК)
С 1 января 2021 г․ в России действует принцип «одна запись – один документ» в электронном виде․ Для работников с украинской книжкой:
- Оформляем электронный профиль в системе ЭТК․
- Вносим сведения о предыдущем стаже вручную (по справке из украинской книжки)․ При этом указывается, что стаж подтверждён документом, выданным за пределами РФ․
- Все будущие записи (приём, переводы, увольнение) вносятся только в электронный профиль․
Практические рекомендации для работодателя
- Проверяйте подлинность украинской книжки – наличие печатей, подписи, даты последней записи․
- Сохраняйте копию украинской книжки в личном деле работника (скан в PDF)․
- Обязательно получайте письменное заявление о выдаче новой российской книжки или о переходе на ЭТК․
- Не допускайте хранение украинской книжки в офисе – это противоречит ст․ 66 ТК РФ․
- При расчёте пенсионных начислений учитывайте только стаж, подтверждённый в российской системе (ЭТК или бумажная книжка)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли переводить записи из украинской книжки в российскую?
Перевод не обязателен․ Работодатель может оформить отдельный документ‑справку о подтверждённом стаже, но официальные записи делаются только в российской книжке или в ЭТК․
Вопрос 2: Можно ли использовать украинскую книжку при оформлении пенсионных прав?
Для расчёта пенсионных баллов в РФ учитываются только данные, внесённые в российскую систему․ Украинский стаж может быть признан при международных соглашениях, но в обычных условиях он не учитывается․
Вопрос 3: Что делать, если работник уже имеет российскую электронную запись, но хочет сохранить украинскую книжку?
Работник вправе хранить украинскую книжку у себя; Работодатель обязан вести запись в ЭТК и может запросить скан украинской книжки в качестве подтверждающего документа․
Вопрос 4: Как оформить увольнение работника, у которого была украинская книжка?
Увольнение фиксируется в российской трудовой книжке (или в ЭТК)․ В украинской книжке запись о прекращении работы не делается, так как она больше не является официальным документом в РФ․
Вопрос 5: Можно ли оформить перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК) без выдачи бумажной?
Да․ По заявлению работника и при отсутствии необходимости в бумажной форме работодатель вносит все сведения в ЭТК․ При этом работнику предоставляется доступ к своему электронному профилю через портал Госуслуг․
Трудовая книжка украинского образца не признаётся официальным документом в Российской Федерации․ При приёме на работу в РФ необходимо:
- Получить письменное заявление работника;
- Выдать новую трудовую книжку российского образца или оформить электронный трудовой профиль (ЭТК);
- Вести все дальнейшие записи только в российской системе․
Соблюдение этих требований гарантирует законность кадрового делопроизводства, правильность расчётов по пенсиям и соцзащите, а также избавит работодателя от возможных штрафов со стороны инспекций․
Дата публикации: 21 мая 2026 г․