Смерть работника – тяжелый удар для семьи и одновременно юридически значимое событие. Одним из вопросов, который встает сразу, является что делать с трудовой книжкой умершего. Ниже подробно описаны правовые нормы, порядок действий работодателя и необходимые документы для родственников.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 83, п. 6) – трудовой договор прекращается в связи со смертью работника.
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (п. 37, п. 38, п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
Что обязан сделать работодатель
2.1 Оформление прекращения трудового договора
- Составить приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
- Внести запись в трудовую книжку умершего:
«Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника» (дата записи – дата получения свидетельства о смерти или дата признания умершим).
- Обновить личное дело работника (закрыть карточку, оформить справки о выплате компенсаций и т.д.).
2.2 Выдача трудовой книжки родственникам
Согласно п. 38 и п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан выдать трудовую книжку родственнику, представившему заявление и свидетельство о смерти. Возможные способы выдачи:
- На руки – после подписания расписки о получении (в графе 12 – дата получения, в графе 13 – подпись получателя).
- По почте – ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (требуется письменное согласие получателя).
2.3 Хранение трудовой книжки до востребования
Если ни один из членов семьи не обратился за книгой, работодатель обязан хранить её в книге учёта движения трудовых книжек до востребования (п. 43). Срок хранения – 50 лет (для книжек, выданных до 2004 г.) или 75 лет (для книжек, выданных после 2004 г.), в зависимости от даты окончания действия книжки.
Что нужно сделать родственникам
3.1 Сбор необходимых документов
- Свидетельство о смерти (оригинал).
- Документ, подтверждающий родство (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей).
- Заявление (образец ниже) о выдаче трудовой книжки.
3.2 Образец заявления
В _______________________ (наименование организации) От _______________________ (ФИО заявителя) Адрес: _______________________ Телефон: _______________________ Заявление Прошу выдать трудовую книжку умершего(ой) _______________________ (ФИО, дата рождения, место работы) в связи со смертью, подтверждённой свидетельством о смерти № __________ от __________. Приложения: 1. Копия свидетельства о смерти. 2. Копия документа, подтверждающего родство (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей). 3. Копия паспорта заявителя. _______________________ (подпись) ___________ (дата)
3.3 Как получить книжку
- Лично в офисе работодателя – предъявить оригиналы документов, подписать расписку.
- По почте – отправить заявление с указанием способа доставки, приложить копии документов, оплатить отправку ценным письмом.
3.4 Что делать после получения
Получив трудовую книжку, родственник может:
- Сохранить её как документ, подтверждающий трудовой стаж (важно для будущих пенсионных выплат).
- Если требуется, оформить запрос в Пенсионный фонд РФ о подтверждении страхового стажа.
- В случае перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК) – обратиться в отдел кадров с просьбой оформить электронную версию и закрыть физическую.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Если у умершего была ЭТК, порядок действий такой же, но:
- Работодатель должен предоставить доступ к ЭТК законному представителю (супругу, ребёнку) через портал Госуслуг.
- При необходимости можно распечатать выписку из ЭТК и выдать её вместе с оригиналом бумажной книжки (если она была выдана ранее).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
5.1 Кто имеет право получить трудовую книжку?
По закону – любой совершеннолетний член семьи (супруг(а), дети, родители, братья/сёстры), представивший документы, подтверждающие родство и заявление.
5.2 Можно ли отказать в выдаче книжки?
Отказ возможен только в случае отсутствия необходимых документов (свидетельство о смерти, подтверждение родства) или если книжка уже передана другому законному представителю.
5.3 Что делать, если работодатель отказывается выдать книжку?
Необходимо написать протокол о нарушении трудового законодательства в инспекцию труда по месту нахождения организации. При необходимости – обратиться в суд.
5.4 Нужно ли платить за выдачу книжки?
Выдача трудовой книжки родственникам – бесплатная услуга работодателя. Плата может взиматься только за почтовую доставку (стоимость отправления).
5.5 Как долго хранится трудовая книжка у работодателя?
До востребования, но не менее 50 лет (для книжек, выданных до 2004 г.) и 75 лет (для книжек, выданных после 2004 г.).
Смерть работника требует от работодателя строгого соблюдения нормативных актов: оформить прекращение договора, внести запись в трудовую книжку, выдать её законному представителю. Для родственников главное – собрать необходимые документы и написать заявление. После получения книжки она сохраняет важную информацию о трудовом стаже, которая понадобится для расчёта пенсии и иных социальных выплат.
Статья подготовлена на основе консультаций экспертов (2016) и актуального законодательства РФ по состоянию на 23 мая 2026 года.