Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ В последние годы в России активно происходит переход от бумажного носителя к электронному формату․ Эта статья подробно разбирает, является ли трудовая книжка обязательной в настоящее время, кто и в каком случае должен её оформлять, а также какие изменения в законодательстве вступают в силу․

Правовая основа: что говорят законы?

Регулирование вопроса ведётся несколькими ключевыми нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) — устанавливает общую обязанность работодателя вести трудовые книжки․
• Федеральный закон от № 273-ФЗ, внес изменения в ТК РФ, закрепившие возможность ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) и порядок оформления дубликатов․
• Федеральный закон от № 439-ФЗ — основной закон о переходе на электронные трудовые книжки․ Он вступил в силу поэтапно, и с 2024 года его положения применяются в полном объёме․

Кто обязан вести трудовую книжку в 2024-2026 гг․?

Обязанность по ведению сохраняется за работодателем (организацией или ИП) для каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней․ Однако форма ведения зависит от двух факторов: даты приёма на работу и выбора работника․

Для впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года

Если человек впервые в жизни устраивается на работу (не имеет никакого стажа, зафиксированного ранее в любой форме), то с 1 января 2024 года ему обязательно оформляется только электронная трудовая книжка․ Бумажный бланк не выдаётся․

Для сотрудников, уже имеющих стаж до 2021 года

Эти работники могут находиться в одном из двух статусов:

1. Имеют бумажную трудовую книжку․ Работодатель продолжает её вести в установленном порядке․ При увольнении выдаёт её обратно․
2. Перешли на электронную․ Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК․ В этом случае работодатель делает в бумажной книжке закрывающую запись (с отметкой о переходе на электронный документ) и выдаёт её работнику․ Дальнейшие записи вносяться только в ЭТК․

Дубликат трудовой книжки

Если бумажная трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан оформить дубликат․ С 1 января 2024 года оформление дубликата также происходит в двухэтапном порядке: сначала на основании данных из архивов и сведений из Фонда социального страхования (ФСС), а затем с учётом всех последующих записей․

Права и обязанности работника

• Право на выбор формы․ Работник, имеющий бумажную книжку, может в любое время написать заявление о переходе на электронную․ Отказать в этом нельзя․
• Право на ознакомление․ Независимо от формы (бумажная или электронная), работник имеет право в любой момент ознакомиться со своими записями․
• Обязанность сообщать сведения․ При приёме на работу работник должен предоставить сведения о предыдущем трудовом стаже (если он есть) для их корректного внесения в ЭТК или бумажный вариант․

Права и обязанности работодателя

• Обязанность по ведению․ Вести учёт трудовой деятельности каждого сотрудника (свыше 5 дней) в обязательном порядке․
• Обязанность по выдаче․ При увольнении выдать работнику его бумажную трудовую книжку (если она велась) с закрывающей записью в день увольнения․ Электронная книжка формируется в информационной системе автоматически․
• Кадровый электронный документооборот (КЭДО)․ С 2024 года Минтруд рассматривает КЭДО как обязательный инструмент для всех работодателей․ Это означает, что все кадровые приказы, заявления и, что ключевое, записи в трудовую книжку, должны оформляться в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
• Хранение․ Бумажные трудовые книжки после увольнения хранятся в архиве работодателя в соответствии с установленными сроками (75 лет)․ Электронные данные хранятся в системе Фонда социального страхования (ФСС) и в архиве работодателя․

Что изменилось с 1 января 2024 года? Ключевые нововведения

1. Запрет на новые бумажные книжки․ Полный переход на электронный формат для «новичков»․
2. Двухэтапное оформление дубликата․ Упрощён, но формализован процесс восстановления утерянных документов․
3. Обязательность КЭДО․ Все кадровые действия, включая внесение записей, должны проводиться в электронном виде․
4. Единая система․ Электронные данные автоматически передаются в ФСС, что исключает ошибки при подсчёте стажа для пенсий․

Практические советы на 2026 год

На текущий момент прогнозируется, что к 2026 году система полностью перейдёт на электронный формат․ Однако:

• Бумажная трудовая книжка ещё будет действовать для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года и не подал заявление о переходе․
• Для совместителей (работающих по совместительству) запись о приёме на работу вносится в оригинал (бумажный или электронный) с обязательной отметкой о совместительстве․
• Работодателям необходимо настроить внутренние процессы для работы с ЭТК и КЭДО, обеспечить сотрудников и себя УКЭП․

Трудовая книжка остаётся обязательным документом, но её формат стремительно меняется․ Бумажный носитель постепенно уходит в прошлое, становясь правом, а не обязанностью для работника․ Электронный формат — новое стандарт, обеспечивающий прозрачность, безопасность и автоматизацию учёта трудового стажа․

Важно: работодатель обязан вести учёт в любом случае․ Работнику же следует знать о своём праве выбора и следить за корректностью записей в своей электронной трудовой книжке, которая формируется автоматически на основе данных от всех предыдущих работодателей․

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и публичных заявлений Минтруда РФ․ Для получения точной информации по вашему конкретному случаю рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․