Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника․ С 2021 года в России вводится обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК), однако в ряде ситуаций по‑прежнему требуется бумажный вариант․ В статье подробно рассматриваются:
- какие правовые нормы регулируют трудовые книжки;
- когда работнику необходимо предоставить бумажную книжку;
- как происходит переход от бумажного к электронному документу и обратно;
- какие обязанности возлагаются на работодателя и работника․
Правовая база
Основным нормативным актом является Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках»․ В нём закреплены правила оформления, выбора формы (бумажная/электронная) и порядок перехода между ними․
Ключевые положения закона
- С 1 января 2021 года при приёме на работу кадровики обязаны оформлять только электронную трудовую книжку для новых сотрудников, которые ранее не вели трудовую книжку․
- Сотрудники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут продолжать её вести, но одновременно с этим работодатели обязаны вносить сведения в электронный реестр (СФР)․
- Работник имеет право в любой момент подать заявление о переходе на электронный вариант; в бумажной книжке в этом случае делается закрывающая запись․
- После оформления закрывающей записи возврат к бумажному варианту невозможен – закон не предусматривает обратного перехода․
Когда необходимо предоставить бумажную трудовую книжку?
Согласно актуальной практике, работодатель обязан запросить у соискателя бумажную трудовую книжку в следующих случаях:
- У работника уже есть бумажная трудовая книжка (оформленная до 31 декабря 2020 г․) и он не подал заявление об отказе от её ведения․
- Работник отказался от электронного варианта и в его книжке отсутствует закрывающая запись о переходе на ЭТК․
- Требования отраслевого законодательства (например, в некоторых государственных учреждениях) могут предусматривать наличие бумажного документа для подтверждения стажа․
Если же сотрудник:
- впервые устраивается на работу после 2021 года,
- или уже оформил электронную трудовую книжку и в бумажной есть закрывающая запись,
то предоставлять бумажный документ работодателю не требуется․
Электронная трудовая книжка: как её оформить и что нужно знать
ЭТК хранится в Единой государственной информационной системе (СФР)․ Для её получения работнику необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров (можно в свободной форме) о желании вести только электронный вариант․
- Получить подтверждение о закрывающей записи в бумажной книжке (если она была)․
- Получить доступ к личному кабинету в СФР (обычно через портал Госуслуг)․
После этого все сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный реестр, а бумажный документ остаётся «замороженным» – в него больше не вносятся записи․
Переход от бумажной к электронной трудовой книжке
Процедура перехода регулируется тем же законом:
- Работник подаёт заявление о переходе на электронный вариант․
- Работодатель вносит закрывающую запись в бумажную книжку (указывается дата перехода и отметка «перевод в электронный вид»)․
- Книга передаётся работнику, а в СФР создаётся электронный профиль․
- С этого момента все новые записи делаются только в электронном виде․
Важно: после закрывающей записи работник не может вновь «открыть» бумажную книжку․ Любые попытки ввести новые записи в неё будут считаться недействительными и могут привести к штрафам для работодателя․
Возможен ли возврат к бумажному варианту?
Законодательство не предусматривает обратный переход․ Если работник уже оформил электронную трудовую книжку и в бумажной сделана закрывающая запись, то:
- Вернуться к ведению бумажного документа он не может․
- Работодатель может попытаться «принять» бумажную книжку, но все новые записи в ней будут признаны недействительными, а кадровые документы придётся корректировать и подавать исправленные отчёты в СФР․
Обязанности работодателя
Независимо от выбранного формата, у работодателя есть ряд обязательств:
- Проверить наличие закрывающей записи в бумажной трудовой книжке при приёме на работу․
- Вести электронный реестр в СФР для всех работников, даже если у них есть бумажный документ․
- Своевременно вносить сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой статус․
- Сохранять бумажную трудовую книжку в организации до момента её передачи работнику (если она остаётся активной)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли показывать бумажную трудовую книжку при собеседовании?
Только если работодатель явно запросил её для проверки стажа․ Если у вас уже оформлена электронная книжка с закрывающей записью в бумажной, показывать её необязательно․
Что делать, если в бумажной книжке нет закрывающей записи, а я хочу вести только электронный вариант?
Подайте заявление о переходе, и работодатель обязан внести закрывающую запись в бумажный документ, после чего вы получите доступ к ЭТК․
Можно ли одновременно вести и бумажную, и электронную трудовые книжки?
Да, если у работника нет закрывающей записи․ В этом случае работодатель вносит сведения в оба документа одновременно․
Как проверить, есть ли закрывающая запись?
Откройте последнюю страницу трудовой книжки и найдите запись вида: «Перевод в электронный вид», указана дата и подпись руководителя․
Что будет, если я не предоставлю бумажную книжку, а у меня её нет закрывающей записи?
Работодатель обязан запросить её․ Если вы отказываетесь, он может оформить вам электронный вариант, но без закрывающей записи в бумажной книжке это будет нарушением процедуры․
Предоставлять трудовую книжку работодателю необходимо только в том случае, когда у вас есть активный бумажный документ без закрывающей записи․ С 2021 года большинство новых сотрудников оформляют исключительно электронную трудовую книжку, и в этом случае бумажный вариант не требуется․
Ключевые рекомендации:
- Узнайте, какой вариант у вас оформлен (проверьте последнюю страницу книжки)․
- Если хотите перейти на электронный вариант – подайте заявление и дождитесь закрывающей записи․
- Не пытайтесь «вернуть» бумажную книжку после перехода на электронный формат – закон этого не допускает․
- Работодателю следует проверять наличие закрывающей записи и вести электронный реестр независимо от наличия бумажного документа․
Соблюдая эти правила, вы избежите конфликтов с работодателем и гарантируете корректное отражение своей трудовой истории в официальных реестрах․