Трудовая книжка — один из самых узнаваемых документов в России и странах СНГ. С первого дня своего появления она служила официальным подтверждением трудового стажа‚ а также гарантией прав работника. Но в последние годы в России и за её пределами активно обсуждается вопрос о её отмене и переходе на электронный формат. В этой статье мы разберём‚ какие изменения произошли в 2026 году‚ в каких случаях бумажная трудовая книжка всё ещё обязательна‚ а когда можно обойтись только электронным вариантом.

Краткая история трудовой книжки

• С 1970 г. в России трудовая книжка стала обязательным документом для всех работников.
• В 2018 г. в России был введён новый образец трудовой книжки‚ который заменил старый бланк.
• С 1 января 2021 г. появился электронный формат (ЭТК)‚ который можно использовать вместо бумажной.
• В Украине с 2021 г. отменены бумажные трудовые книжки‚ но в течение пятилетнего переходного периода они остаются действительными.

Текущее законодательство (2026 г.)

В 2026 году в России и большинстве стран СНГ действует следующая правовая база:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65) по-прежнему признаёт трудовую книжку «основным документом о трудовой деятельности».
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. (№ 225) о правилах ведения трудовых книжек не действует в 2026 году.
3. В 2026 году обязательность бумажной трудовой книжки отменена для большинства работодателей‚ но остаётся в некоторых случаях (см. ниже).

Когда нужна бумажная трудовая книжка?

Несмотря на переход на электронный формат‚ в ряде ситуаций бумажная трудовая книжка всё ещё обязательна:

• Если работник не подавал заявление об отказе от бумажной книжки и не просил её сохранить‚ при увольнении ему выдаётся бумажный документ.
• Если работник переходит на новый формат работы (например‚ в государственном секторе‚ где требуется бумажный документ для подтверждения стажа).
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник‚ ранее использовавший бумажную‚ должен предоставить форму СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) с прошлого места работы или выписку из Соцфонда (СТД‑СФР).
• В некоторых регионах России‚ где ещё не полностью реализован электронный формат‚ работодатели обязаны вести бумажные книжки.

Когда можно обойтись только электронной трудовой книжкой?

С 1 января 2021 г. в России действует возможность использовать только электронную трудовую книжку. Это особенно удобно для:

• Новых сотрудников‚ которые не имеют бумажной трудовой книжки.
• Работников‚ которые ранее уже использовали ЭТК и не подали заявление об отказе от бумажной версии.
• Компаний‚ которые полностью перешли на электронный документооборот (например‚ крупные IT‑компании‚ банки).

Для оформления в таком случае работодателю достаточно заполнить электронную форму‚ а работнику — предоставить копию или ссылку на ЭТК.

Переходный период и сроки отмены

В России переход на электронный формат осуществляется постепенно. По данным Министра КМУ Дмитрия Дубилета‚ в 2026 году запущен законопроект‚ который отменит обязательность бумажных трудовых книжек. Однако в течение пятилетнего переходного периода (с 2021 г.) бумажные книжки остаются действительными‚ и работодатели могут продолжать их вести.

В Украине ситуация аналогична: с 2021 г. бумажные трудовые книжки отменены‚ но в течение пятилетнего переходного периода их можно использовать.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте статус работника: если он ранее работал в бумажной системе и не подавал заявление об отказе‚ выдайте ему бумажную книжку при увольнении.
2. Обновите внутренние процедуры: внедрите электронный документооборот‚ чтобы избежать бумажных ошибок.
3. Обучите персонал: проведите тренинги по работе с ЭТК и объясните‚ какие документы нужны при приёме на работу.
4. Соблюдайте сроки: если работник потерял бумажную книжку‚ оформите новую в соответствии с Трудовым кодексом.
5. Не забывайте о сохранении копий всех документов в электронном виде для удобства доступа и контроля.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли работать без трудовой книжки? Да‚ если работник использует ЭТК и работодателю не требуется бумажный документ.
• Что делать‚ если потерял бумажную трудовую книжку? Оформите новый документ по заявлению работника‚ но работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку‚ если работник не использует ЭТК.
• Как получить электронную трудовую книжку? Зарегистрируйтесь в системе «Электронный персональный кабинет» и получите доступ к ЭТК.
• Нужна ли бумажная трудовая книжка для пенсионного возраста? В большинстве случаев для расчёта пенсии достаточно ЭТК‚ но в некоторых регионах может потребоваться бумажный документ.

В 2026 году бумажная трудовая книжка уже не является обязательной во всех случаях. Большинство работодателей перешли на электронный формат‚ который упрощает управление кадровыми данными и снижает риск потери документов. Однако в некоторых ситуациях‚ особенно при переходе на новый формат работы или в регионах‚ где электронный документооборот ещё не полностью реализован‚ бумажная трудовая книжка остаётся актуальной. Важно следить за изменениями в законодательстве и своевременно обновлять внутренние процедуры‚ чтобы обеспечить соответствие требованиям закона и удобство для сотрудников.