Трудовая книжка — это один из самых узнаваемых документов, который подтверждает трудовой стаж сотрудника. С 1 января 2020 года в России официально действует электронная трудовая книжка (ЭТК), а с 10 июня 2021 года аналогичный формат появился и в Украине. В 2026 году большинство работодателей и сотрудников уже используют цифровой вариант, но бумажная версия остаётся обязательной, если работник не отказался от неё. Ниже разберём, как именно работает система трудовой книжки, какие сведения в неё вносятся и какие правила действуют в 2026 году.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, изменения в них и сведения о стаже. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан.
- Бумажная трудовая книжка: классический формат, который хранится у работника.
- Электронная трудовая книжка: цифровой аналог, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР).
Ключевые сведения, которые вносятся в трудовую книжку
- ФИО работника и работодателя.
- Дата начала и окончания трудового договора.
- Должность и должностные обязанности.
- Условия труда (зарплата, график работы).
- Сведения о стаже и его расчётах.
- Периодический пересмотр и изменения в договоре.
Как открывается трудовая книжка в 2026 году?
Для сотрудника, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору), трудовая книжка открывается в электронной форме. Это упрощает процедуру оформления и ускоряет доступ к данным.
Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может выбрать:
- Оставить бумажную версию и вести её в привычном виде.
- Перейти на электронную форму, если не подал заявление об отказе от бумажной книги.
- Вести одновременно обе версии (одноразовое применение обоих вариантов предусмотрено).
Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК для работодателя
- Регистрация в системе СФР: работодателю необходимо получить доступ к порталу СФР.
- Заполнение формы ЕФС‑1: в этой форме указываются сведения о трудовой деятельности работника.
- Отправка данных в СФР: после проверки информация автоматически попадает в электронную трудовую книжку.
- Получение подтверждения: работник получает электронный документ, который можно скачать и распечатать при необходимости.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
- Преимущества:
- Быстрый доступ к данным в любой момент.
- Снижение риска потери или повреждения документа.
- Упрощённый процесс оформления и обновления сведений.
- Недостатки:
- Не все работодатели готовы перейти на цифровой формат.
- В некоторых случаях требуется бумажная копия для официальных процедур.
- Проблемы с доступом к системе при технических сбоях.
Как проверить свой стаж в ЭТК?
Для проверки стажа сотруднику достаточно:
- Войти в личный кабинет на портале СФР.
- Найти раздел «Трудовая книжка».
- Просмотреть историю трудовых договоров и расчёты стажа.
Если возникнут вопросы, можно обратиться в отдел кадров работодателя, который обязан предоставить доступ к данным.
Что делать, если нужно использовать бумажную трудовую книжку?
В случае отказа от электронного варианта работник должен подать заявление в отдел кадров. После этого:
- Работодатель оформляет бумажную трудовую книжку в соответствии с ТК РФ;
- Сведения о стаже и трудовом договоре фиксируются вручную.
- При необходимости можно сверить данные с электронным вариантом в СФР.
В 2026 году работа по трудовой книжке стала более гибкой и удобной благодаря внедрению электронного формата. Однако бумажная версия остаётся обязательной, если работник не отказался от неё. Понимание разницы между бумажной и электронной трудовой книжкой, а также знание процедур оформления и проверки данных, поможет сотрудникам и работодателям избежать ошибок и ускорить процесс оформления трудовых договоров.
Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашего предприятия или в службу поддержки СФР. Удачной работы!