На дворе май 2026 года, и институт трудовых книжек в России претерпел значительные изменения. Цифровизация, начавшаяся несколькими годами ранее, окончательно закрепила новый порядок взаимодействия работодателей и сотрудников. Однако вопросы, связанные со статьей 66 Трудового кодекса РФ, бумажными бланками, дубликатами и переходом на электронный формат, остаются актуальными для кадровиков и работников.

В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой трудовая книжка сегодня, как правильно вести записи и какие нормативные акты регулируют этот процесс.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно в нее вносятся сведения о:

• Приеме на работу;
• Переводах на другую должность;
• Поощрениях и награждениях;
• Увольнении.

Согласно актуальной редакции ТК РФ Статья 66 (с изменениями, вступившими в силу к концу 2025 года), трудовая книжка является обязательной для всех работников, за исключением тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера или является совместителем (в последнем случае запись вносится по желанию работника по основному месту работы).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Реальность 2026 года

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался еще в 2020 году, а с 2021 года стал массовым. На текущий момент (май 2026 года) действуют следующие правила:

1. Цифровой формат: Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Физический носитель у электронной книжки отсутствует.
2. Доступность: Сотрудник в любой момент можететь сведения в личном кабинете на портале Госуслуг или через ПФР (Социальный фонд России).
3. Обязанности работодателя: Работодатель обязан своевременно передавать сведения в Социальный фонд России (СФР).

Важно: С 2021 года при приеме на работу новых сотрудников заводится только электронная трудовая книжка. Бумажные заводятся только в исключительных случаях или по заявлению работников, сохранивших право на бумажный формат до конца переходного периода.

Бумажные трудовые книжки: Правила ведения и хранения

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки все еще находятся в обороте у работников, не отказавшихся от них вовремя, или в случаях восстановления утерянных данных. Основные правила регулируются Приказом Минтруда РФ от № 320н и более ранними нормативными актами (в части, не противоречащей новому законодательству).

Требования к бланкам

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны быть изготовлены по единому образцу. Как указывалось еще в Приказе Минфина России от № 117н, обеспечение изготовления возложено на специализированные предприятия (например, Гознак). В 2026 году актуальны бланки новых серий, защищенные от подделки.

Правила заполнения

• Чернила: Записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой.
• Цвет: Чернила должны быть черного, синего или фиолетового цвета.
• Способ внесения: Допускается внесение записей путем переноса красителей (штампование), что было уточнено в разъяснениях Минтруда (Письмо от № 14-6/ООГ-5976).
• Язык: Записи ведутся на русском языке.

Хранение и выдача

Трудовая книжка хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Она должна находиться в сейфе или специальном запираемом шкафу. Выдача работнику производится только в день увольнения под личную подпись в:

• Карточке П-2 (личная карточка работника);
• Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Дубликат трудовой книжки

В случае утраты, порчи или хищения трудовой книжки работнику выдается дубликат. Особенности его заполнения описаны в Инструкции по заполнению трудовых книжек (раздел 7).

В дубликат вносятся:

1. Общий стаж работы (на основании документов, подтверждающих предыдущую деятельность).
2. Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы.

Запись о выдаче дубликата вносится в новую трудовую книжку, если старая была утеряна, но впоследствии найдена (она уже недействительна).

Нормативная база: На что опираться?

При ведении трудовых книжек в 2026 году необходимо руководствоваться следующими документами:

• Трудовой кодекс РФ (Статья 66) — базовый закон.
• Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 — в части, не противоречащей новым актам.
• Разъяснения Минтруда и Социального фонда России.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести бумажную трудовую, если есть электронная?

Для сотрудников, выбравших электронный формат, бумажная трудовая не ведется. Работодатель вносит данные только в электронный реестр СФР.

Можно ли купить бланк трудовой книжки в обычном магазине?

Нет. Бланки являются документами строгой отчетности. Работодатели закупают их у официальных распространителей или непосредственно у изготовителей (например, Гознак), ведя строгий учет поступления и расхода бланков.

Что делать, если в бумажной трудовой допущена ошибка?

Зачеркивать записи категорически запрещено. Ошибочная запись признаеться недействительной путем внесения новой записи с указанием номера и даты документа, на основании которого вносится исправление.

Трудовая книжка, будь то в электронном или бумажном формате, остается ключевым документом, фиксирующим трудовой путь гражданина. Соблюдение правил ее ведения (ст. 66 ТК РФ, Приказ № 320н) защищает права работников при назначении пенсии и подтверждении стажа. В условиях 2026 года приоритет отдается цифровым данным, обеспечивающим прозрачность и сохранность информации о трудовой деятельности.

Помните: грамотное ведение документации — залог отсутствия проблем с проверяющими органами и спокойствия сотрудников.