Приём нового сотрудника – это процесс‚ сопровождаемый рядом формальностей‚ одна из которых – предоставление трудовой книжки. В 2026 году правила оформления и ведения трудовых книжек изменились‚ однако основной принцип остаётся прежним: работодатель обязан зафиксировать факт начала трудовых отношений в соответствующем документе. Ниже – подробный разбор требований‚ ответственности сторон и практических нюансов.

Правовая основа

Согласно ТК РФ‚ статья 65 и статье 66.1‚ при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Исключением являются случаи‚ когда договор заключается впервые у данного работодателя.

С 1 января 2026 года вводятся новые требования к электронным трудовым книжкам (ЭТК). При этом:

• Работник‚ перешедший на ЭТК‚ не обязан предоставлять бумажную копию.
• Если работник отказался от ведения бумажной версии‚ работодатель должен оформить запись в ЭТК.
• В случае утраты‚ повреждения или иной причины отсутствия книжки‚ работник подаёт письменное заявление с указанием причины‚ после чего работодатель оформляет новую книжку.

Какие документы требуются при приёме?

Перечень обязательных документов регулируется Правилами приёма на работу (путеводитель по кадровым вопросам). К основным относятся:

1. Трудовая книжка (бумажная или электронная) – подтверждает наличие записи о предыдущей работе.
2. Заявление о согласии (или отказе) от ведения электронной трудовой книжки.
3. Сведения о предыдущем стаже (выписка из ПФР‚ справка о доходах и т.п.).
4. Документы‚ подтверждающие образование и квалификацию (диплом‚ сертификаты).
5. Паспорт и код ИНН (для идентификации).

Электронная vs. Бумажная трудовая книжка

С 2026 года большинство организаций переходят на Электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом:

• Ведение ЭТК осуществляется в системе Социального фонда.
• В ЭТК отражаются личные данные‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ а также сведения о трудовой деятельности.
• Работодатель обязан внести запись о приёме на работу в течение 30 календарных дней с даты начала работы.
• Если работник не желает использовать ЭТК‚ он может оставить бумажную книжку‚ но тогда работодатель обязан вести её в соответствии с обычными правилами.

Что делать‚ если у кандидата нет трудовой книжки?

По информации ГАРАНТ.РУ и КонсультантПлюс‚ в случае отсутствия книжки у лица‚ поступающего на работу‚ работодатель обязан:

• Получить от сотрудника письменное заявление с указанием причины (утрата‚ порча‚ отсутствие и т.д.).
• Оформить новую трудовую книжку в установленном порядке.
• Внести в неё запись о приёме на работу и начать её вести.

Если работник потерял книжку‚ но ранее уже имел запись о работе‚ он может предоставить справку о трудовой деятельности из предыдущей организации‚ которая также считается допустимым документом.

Как правильно оформить запись о приёме на работу?

Запись должна содержать минимум следующие сведения:

• ФИО работника.
• Дата и место рождения.
• Дата начала работы.
• Должность и подразделение.
• Сведения о трудовом договоре (номер‚ дата).

Эта запись обязана быть поставлена в течение 30 дней с даты начала работы‚ иначе работодатель рискует привлечься к административной ответственности.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли запрашивать у кандидата заявление о согласии на ЭТК?

Да. Если работник переходит на электронную форму‚ он должен подать заявление о согласии (или отказе). Без него работодатель не может внести запись в ЭТК.

Вопрос: Как посчитать стаж для больничного‚ если у сотрудника электронная книжка?

Стаж определяется по данным‚ содержащимся в ЭТК. При отсутствии записей в ней‚ используют сведения из заявления работника и подтверждающие документы (справки‚ договоры).

Вопрос: Что делать‚ если работник отказывается предоставлять любую форму трудовой книжки?

В этом случае работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую книжку‚ даже если он не желает вести её в бумажном виде. При этом работодатель сохраняет ответственность за её правильное заполнение.

Ответственность работодателя

Несоблюдение требований по оформлению и ведению трудовой книжки влечёт административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того‚ отсутствие записи о приёме может привести к:

• Отказу от выплаты компенсаций при увольнении.
• Сложностей при расчёте стажа для пенсии.
• Проблем с контролем со стороны Роструда;

Таким образом‚ обязанность работника предоставить трудовую книжку при приёме на работу остаётся важным элементом оформления трудовых отношений. В 2026 году работодатели должны учитывать переход на электронные формы‚ а сотрудники – своевременно подавать заявления и обеспечивать наличие необходимых записей. Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических рисков и гарантировать корректное оформление стажа‚ что особенно важно для расчёта выплат и соцвыплат.

Для более детального ознакомления с текущими нормами рекомендуется обращаться к официальным источникам: КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ.РУ‚ а также к внутренним нормативным актам организации.