Несмотря на масштабную цифровизацию кадрового документооборота и внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат остается актуальным и обязательным для целого ряда работников․ В 2026 году ведение трудовой книжки на бумажном носителе строго регламентировано законодательством, и работодателю необходимо учитывать множество нюансов, чтобы избежать штрафов․
История выбора: как мы пришли к двойному формату
С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный Закон № 439-ФЗ, который предусматривал введение электронных трудовых книжек․ Согласно этому закону, основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в СФР (ранее — ПФР)․
До 31 декабря 2020 года все работники должны были определиться с форматом и подать работодателю письменное заявление:
- О переходе исключительно на электронную трудовую книжку (ЭТК)․
- О сохранении ведения трудовой книжки на бумаге․
Те сотрудники, которые подали заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе, а также те, кто вообще не подавал никаких заявлений, сохранили за собой право на классический бумажный документ․
Главное правило 2026 года: двойное ведение
Самое важное, что должен помнить каждый работодатель в 2026 году: отказаться от ведения электронных сведений в пользу бумажной трудовой книжки нельзя․ Если сотрудник выбрал бумажный вариант или не подавал никакого заявления, работодатель обязан вести обе книжки․
Это означает, что кадровику необходимо:
- Вносить соответствующие записи в бумажную трудовую книжку по прежним правилам․
- Одновременно передавать сведения о трудовой деятельности данного работника в СФР в электронном виде (в составе единой формы ЕФС-1)․
Эти выводы прямо следуют из ч․ 3, 4 ст․ 66, ч․ 1, 2 ст․ 66․1 ТК РФ, ч․ 3, 5 ст․ 2 Федерального закона от N 439-ФЗ, а также из п․ п․ 2, 4, 35, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек․ Сведения в электронном виде вы обязаны подавать на всех работников, в т․ч․ на тех, на кого продолжаете вести бумажные трудовые книжки․
Оформление и заполнение бумажной трудовой книжки
Если в 2026 году по работнику продолжают вести бумажную трудовую книжку или оформляют дубликат, необходимо соблюдать установленный Порядок․
Прием на работу
Запись о приёме на работу оформляется по традиционным правилам․ Если работник устраивается в организацию впервые или приносит чистый бланк, работодатель обязан:
- Заполнить титульный лист с указанием персональных данных сотрудника․
- На титульном листе ставит подпись лицо, ответственное за ведение трудовых книжек․
- Проставить печать организации или ИП, если она используется (наличие печати сейчас не является строго обязательным, но если она есть — ставится)․
Если новый сотрудник приносит трудовую книжку на бумаге с предыдущих мест работы, работодатель должен принять ее, поставить в ней запись о приеме на работу, вести ее по прежним правилам и хранить в организации․
Что делать, если сотрудник решил перейти на ЭТК?
Работник, который ранее сохранил бумажную книжку, имеет право в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК․ В этом случае алгоритм действий работодателя таков:
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работнику выдают бумажную трудовую книжку на руки․
- В выдаваемой бумажной книжке делается запись о переходе на ЭТК․
- Не позднее 25 числа следующего месяца работодатель сдает подраздел 1․1 ЕФС-1 (ст․ 2 Закона N 439-ФЗ, п․ 35 Порядка ведения трудовых книжек)․
Ответственность работодателя
Ведение трудовых книжек на бумаге требует внимательности․ За нарушение сроков сдачи отчетности ЕФС-1, задержку выдачи трудовой книжки при увольнении или переходе на ЭТК, а также за некорректное заполнение бумажного бланка предусмотрена административная ответственность и штрафы․
Помните, что даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка остается полноправным юридическим документом, подтверждающим стаж и трудовой путь работника․ Своевременное и правильное ведение как бумажного, так и электронного формата — залог спокойствия как сотрудника, так и работодателя․