Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Система её ведения и хранения претерпела значительные изменения с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на полный переход на цифру, бумажный вариант по-прежнему действует для тех, кто не сделал выбор в пользу электронного документа. В этой статье подробно разберем, как правильно вести трудовую книжку в 2026 году, какие права у работника и какие обязанности у работодателя.
Основные изменения: электронная vs. бумажная книжка
С 1 января 2021 года вступили в силу новые Правила ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 796). Они закрепили два параллельных варианта:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной и приоритетный формат. Все сведения о работе вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС ТК).
- Бумажная трудовая книжка (БТК) — выдается по заявлению работника, если он не согласен на электронный формат или у него уже есть заполненная бумажная книжка.
Важно! С 1 января 2026 года переходный период завершается. Работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде, если работник не подал заявление о выдаче или продолжении ведения бумажного документа. Бумажная книжка, выданная ранее, остается у работника и может использоваться дальше.
Ключевые изменения в правилах:
- Приоритет электронного формата. Все новые записи (прием, увольнение, перевод) работодатель обязан внести в ЕГИС ТК в течение 3 рабочих дней.
- Сохранение права выбора. Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе на бумажную книжку или, наоборот, о прекращении её ведения и переходе на ЭТК.
- Неизменность стажа. Стаж, отраженный в бумажной книжке, при переходе на электронную не пересчитывается. Данные переносятся в ЕГИС ТК в том виде, в котором они были.
- Выдача дубликата. При утере бумажной книжки дубликат выдается на основании данных из ЕГИС ТК. Если электронная книжка тоже не велась, стаж подтверждается иными документами.
Порядок ведения и записи в трудовой книжке
Для электронной трудовой книжки:
- Работодатель самостоятельно формирует запись в ЕГИС ТК на основании приказа (распоряжения).
- Работник должен быть уведомлен о внесении записи. Это можно сделать через личный кабинет на портале госуслуг, служебную записку или иным способом, предусмотренным локальным актом.
- Запись должна содержать: наименование организации, ФИО работника, дату и основание заключения/расторжения трудового договора, подпись и расшифровку подписи уполномоченного лица.
Для бумажной трудовой книжки:
- Записи вносятся разборчиво чернилами (шариковой ручкой) синего или черного цвета.
- Не допускаются исправления, подчистки, незаверенные дописки.
- Каждая запись заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного лица и печатью организации.
- При увольнении работник должен получить свою книжку в день увольнения. Если он не явился — работодатель должен направить её по почте за свой счет.
Исправление ошибок и споры по записям
Если в записи (особенно при увольнении) допущена ошибка или она не соответствует действительности, её можно исправить. Порядок строго регламентирован:
- Заявление работника. Работник подает работодателю заявление с просьбой исправить запись, указав причину и приложив копии подтверждающих документов (например, копию приказа об увольнении по соглашению сторон, если в книжке указана иная причина).
- Решение работодателя. Если работодатель согласен, он выносит новый приказ (распоряжение) и вносит исправленную запись. При этом старая запись не зачеркивается, а делается новая с указанием: «Запись от [дата] № [номер] неверна. Запись от [дата] № [номер] верна».
- Судебный порядок. Если работодатель отказывается исправить запись, работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обязании исправить запись в трудовой книжке. Решение суда является обязательным для работодателя.
Неправильная запись при увольнении — самая частая проблема. Основание увольнения должно точно соответствовать формулировке Трудового кодекса РФ (например, «уволен по соглашению сторон», «уволен в связи с ликвидацией организации»). Запись «уволен по инициативе работодателя» без указания конкретного пункта статьи ТК РФ является некорректной.
Что должен помнить работник в 2026 году?
- Проверяйте записи! При приеме на работу и особенно при увольнении внимательно читайте, что внесено в трудовую книжку (бумажную или электронную). Неподписанная или некорректная запись — повод для немедленного обращения к кадровику.
- Знайте свои права. Вы вправе требовать внесения точной записи. Если вам предлагают подписать заявление об увольнении по собственному желанию, но вы уходите по соглашению сторон — настаивайте на правильной формулировке.
- Контролируйте ЭТК. Регулярно проверяйте информацию в своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале госуслуг. Ошибки нужно оперативно устранять.
- Храните документы. Даже при наличии ЭТК сохраняйте все приказы о приеме, переводе, увольнении, справки о заработке. Они могут понадобиться для подтверждения стажа или в спорных ситуациях.
Перспективы и возможные изменения
Тенденция к полному отказу от бумажных носителей сохраняется. В будущем возможно полное прекращение выдачи бумажных трудовых книжек для вновь устраивающихся. Однако на сегодняшний день (2026 год) право на бумажный документ сохраняется.
Также стоит отметить, что некоторые страны СНГ (например, Кыргызстан) также проводят реформы в этой сфере, но их правила могут отличаться от российских. Для граждан, работающих за рубежом, необходимо изучать местное законодательство.
Ведение трудовой книжки в 2026 году, это в основном работа с электронным документом. Однако бумажная книжка продолжает существовать по выбору работника. Главное правило: записи должны быть точными, полными и соответствовать действительности. Работник должен активно контролировать информацию о себе, а при выявлении ошибок — оперативно требовать их исправления через работодателя или суд. Знание этих правил защитит ваши трудовые права и гарантирует корректное отражение трудового стажа.