Обновлено: 23 мая 2026 года
Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех, кто был принят на работу до 2020 года.
С 2026 года всем впервые трудоустроенным гражданам оформляется только электронная трудовая книжка.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:
- Сведения о приеме на работу
- Переводы на другую должность или в другой отдел
- Увольнения
- Награды и поощрения
- Основания для увольнения
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка оформляется на всех работников, проработавших свыше 5 дней, если работа является основной.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): что это и как работает в 2026 году?
С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, которая хранится в базе Социального фонда России (СФР).
Основные особенности ЭТК в 2026 году:
- Автоматическое ведение: все данные о трудовой деятельности поступают в СФР в электронном виде
- Выбор формата: работники могут выбрать между электронной и бумажной формой (ст. 66.1 ТК РФ)
- Сведения о приеме: при первом трудоустройстве в 2026 году оформляется только ЭТК
- Удобный доступ: работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте СФР
Прием на работу переводом: как оформить в трудовой книжке?
Перевод на другую должность или в другой отдел оформляется в трудовой книжке следующим образом:
Приказ о переводе
Работодатель издает приказ о переводе (форма Т-5 или Т-5а для внутреннего перевода).
Запись в трудовой книжке
В трудовую книжку вносится следующая запись:
1. 15 мая 2026 года
Переведен на должность ведущего специалиста отдела кадров
с окладом 75 000 рублей в месяц
Основание: приказ от № 45-лс
Подпись: Иванов И.И. / Подпись работника
Примечание: если трудовая книжка электронная, запись вносится автоматически на основании данных из СФР;
Подтверждение согласия работника
Работник должен быть ознакомлен с приказом о переводе под подпись. Если трудовая книжка бумажная, работник расписывается в ней.
Образец заполнения трудовой книжки при приеме переводом (2026)
1. 10 января 2026 года
Принят на работу менеджером по продажам
в отдел продаж ООО «Ромашка»
с окладом 60 000 рублей в месяц
Основание: трудовой договор от № 5-тр
Подпись: Петров С.В. / Подпись работника
Примечание: Если трудовая книжка электронная, запись формируется автоматически.
2. 20 марта 2026 года
Переведен на должность старшего менеджера по продажам
с окладом 85 000 рублей в месяц
Основание: приказ от № 12-п
Подпись: Петров С.В. / Подпись работника
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2026 года все сведения о трудовой деятельности хранятся в базе СФР. Чтобы подтвердить наличие ЭТК:
- Зарегистрируйтесь на сайте www.sfr.gov.ru
- Запросите выписку из электронной трудовой книжки
- Предоставьте ее при необходимости (например, при устройстве на новое место работы)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?
Нет. С 2026 года всем впервые трудоустроенным гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Однако работники, принятые до 2020 года, могут выбрать формат ведения (ст. 66.1 ТК РФ).
Как внести запись о переводе, если трудовая книжка бумажная?
Запись вносится вручную в день издания приказа о переводе. Работник расписывается в подтверждение.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утери бумажной трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат. Для ЭТК достаточно запросить выписку из СФР.
Ведение трудовой книжки при приеме переводом требует внимания к деталям. В 2026 году основным форматом становится электронная трудовая книжка, что упрощает ведение записей и снижает риск потери данных.
Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки при переводе, обратитесь к кадровой службе вашей организации или к специалистам СФР.
Не допускайте исправлений и помарок — они могут привести к юридическим последствиям.