Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Любые изменения в трудовой траектории сотрудника, включая переводы на другую должность или в другое подразделение, должны быть корректно отражены в этом документе. Один из самых частых вопросов, возникающих у кадровиков и самих работников: нужна ли подпись в трудовой книжке при переводе?

Ответ на этот вопрос требует внимательного изучения нормативной базы, так как правила оформления записей о переводе существенно отличаются от правил оформления увольнения. В этой статье мы подробно разберем, кто, где и когда должен ставить подпись при внутреннем переводе сотрудника.

Что говорит закон о подписях при переводе?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225), а также Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69), запись о переводе вносится в раздел «Сведения о работе».

Однако, если при увольнении работник обязательно ставит свою подпись в графе 3 раздела «Сведения о работе» (а также в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек), то при оформлении перевода подпись работника в самой трудовой книжке не требуется.

Как правильно внести запись о переводе

Чтобы понять, почему подпись работника не нужна, давайте рассмотрим алгоритм внесения записи о переводе:

1. Графа 1: ставится порядковый номер записи.
2. Графа 2: указывается дата перевода (а не дата внесения записи).
3. Графа 3: вносится сама запись о переводе. Например: «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проекта».
4. Графа 4: указывается реквизит приказа (распоряжения) работодателя — дата и номер. Например: «Приказ от № 34-к».

Как видим, в этой структуре нет специального места для подписи работника под самой записью о переводе в графе 3 (в отличие от увольнения, где есть фраза «С записями ознакомлен»).

Где сотрудник все-таки должен расписаться?

Отсутствие подписи в трудовой книжке при переводе не означает, что работника не нужно ознакамливать с внесенными изменениями. Трудовой кодекс РФ (статья 66) и Правила ведения трудовых книжек обязывают работодателя ознакомить сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью.

Где же ставится подпись?

• В личной карточке работника (форма Т-2). После внесения записи о переводе в трудовую книжку, эта же запись дублируется в личную карточку. В карточке есть специальная графа для подписи работника, подтверждающей его ознакомление с переводом.
• На приказе о переводе. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) о переводе под подпись до начала работы в новых условиях.

Таким образом, юридическое подтверждение согласия и ознакомления работника с переводом фиксируется в личной карточке и на приказе, а не на страницах самой трудовой книжки.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и подписи

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что сведения о трудовой деятельности теперь в основном формируются в электронном виде и хранятся на серверах Социального фонда России (СФР).

В контексте ЭТК понятие «собственноручной подписи» в бумажной книжке теряет актуальность для новых сотрудников. При электронном переводе работодатель передает данные в СФР через систему электронного документооборота, заверяя их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Работник же подтверждает свое согласие на перевод, подписав электронное заявление или приказ также с помощью своей электронной подписи (если в компании принят такой формат) или на бумаге.

Что делать, если запись о переводе пропущена?

На практике часто возникает ситуация: сотрудника перевели, но запись об этом забыли внести, а позже он уволился, и в трудовой уже стоит запись об увольнении. Как быть?

В таком случае пропущенная запись вносится после записи об увольнении, но в графе 3 обязательно указывается, что это запись за период работы у данного работодателя. Например:

• Запись № 5: «Уволен по собственному желанию…»
• Запись № 6: «За период работы с по перевод на должность инженера не был отражен. Переведен на должность инженера с ».

И в этом случае подпись работника под этой «восстановленной» записью также не ставится, но он должен быть ознакомлен с ней под подпись в личной карточке.

Частые ошибки и мифы

1. Миф: «Работник должен расписываться в графе 3 после каждой записи». Это грубая ошибка. Подпись работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» ставится только при увольнении (вместе с фразой «С записями ознакомлен»). Вносить подписи при приеме, переводе или награждении категорически запрещено, это портит документ и может стать причиной штрафа от ГИТ.
2. Ошибка: Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Многие кадровики по привычке ставят свою подпись после каждой записи о переводе. Согласно Инструкции № 69, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать организации проставляются только при увольнении работника (перед подписью самого работника). Внутри раздела «Сведения о работе» при приемах и переводах эти реквизиты не нужны — достаточно ссылки на приказ в графе 4.

Соблюдение этих правил особенно важно в свете перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), который завершается в 2026 году. Бумажная трудовая должна вестись безупречно, так как любые лишние подписи или записи могут привести к проблемам при подтверждении стажа или оформлении пенсии. Если вы сомневаетесь в правильности заполнения, всегда обращайтесь к актуальным редакциям Правил ведения трудовых книжек и Инструкции по их заполнению.