Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который начался в 2021 году, бумажный формат по-прежнему остается актуальным для многих категорий сотрудников; Кадровым специалистам крайне важно соблюдать правила его ведения, так как любые неточности могут повлечь за собой серьезные проблемы для работника в будущем.

Электронная или бумажная: что заполнять в 2026 году?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам в первую очередь формируют сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Однако бумажная трудовая книжка продолжает вестись в следующих ситуациях:

• Если сотрудник в 2020 году подал заявление о сохранении ведения бумажной трудовой книжки (перешел на работу из другой организации с таким выбором).
• Если работник устраивается впервые. По текущему законодательству при первичном трудоустройстве гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк на них уже не заводится.

Если же новый сотрудник не подавал заявление в 2020 году и перешел на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую на руки и проставить соответствующую отметку о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат.

Подтверждение электронной трудовой книжки

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при приеме на работу? Если у кандидата на руках нет бумажного бланка, он может предоставить:

1. Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (выписку из ПФР/СФР).
2. Выписку из электронного фонда, полученную через портал Госуслуг.
3. Справку от предыдущего работодателя.

Особенности для иностранных граждан

Часто возникает вопрос: как оформлять трудовую книжку гражданину другого государства, например, Республики Узбекистан, если бумажной трудовой у него нет?

В этом случае работодателю необходимо завести на такого сотрудника новую бумажную трудовую книжку российского образца. Трудовой стаж, приобретенный на территории иностранного государства, в российскую трудовую книжку не вписывается (если иное не предусмотрено международными договорами). Если же иностранный гражданин уже работал в РФ и имеет бумажную или электронную трудовую, она продолжаеться в обычном порядке.

Пошаговый образец заполнения бумажной трудовой книжки при приеме на работу

Если сотрудник сохранил право на бумажную книжку, кадровик должен внести запись о приеме на работу строго по правилам (Инструкция №69, Постановление Правительства РФ №225). Разберем заполнение по разделам.

ьный лист (заполняется только при первичном оформлении)

Если книжка заводится впервые (для тех, кто сохранил на нее право до 2021 года или для иностранцев), ьный лист заполняется на основании паспорта и документа об образовании:

• Фамилия, Имя, Отчество: указываются полностью, без сокращений.
• Дата рождения: арабскими цифрами (например, ).
• Образование: высшее профессиональное, среднее профессиональное и т.д.
• Профессия, специальность: указывается на основании диплома.
• Дата заполнения: ставится фактическая дата внесения записи.
• Подписи: ставится подпись самого работника, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации (при наличии).

Сведения о работе (раздел «Сведения о работе»)

В виде заголовка без номера и даты в графе 3 пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)). Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1 (№ записи): проставляется порядковый номер записи (например, 5).
• Графа 2 (Дата): арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ указывается дата приема на работу (например: ).
• Графа 3 (Сведения о приеме): вносится сама запись. Обязательно указывается: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]». Если работник принимается с испытательным сроком или с определенной квалификацией/разрядом, это также отражается здесь.
• Графа 4 (Основание): указывается документ, на основании которого внесена запись — приказ или распоряжение работодателя. Пишется: «Приказ от № 12-к» (или иной распорядительный документ).

Пример заполнения (визуальный образец граф 1-4):

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)

• Графа 1: 11
• Графа 2: 23 05 2026
• Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
• Графа 4: Приказ от № 45-к

Заявление о приеме на работу

Важно отметить, что заявление о приеме на работу — это документ, который подтверждает намерение сотрудника приступить к работе. По общему правилу Трудовой кодекс не требует обязательного написания такого заявления (трудовой договор заключается по обоюдному согласию). Однако в некоторых ситуациях оно требуется: например, при приеме на госслужбу, в отдельные бюджетные учреждения или по внутренним правилам организации. Заявление не является основанием для внесения записи в трудовую книжку — таким основанием выступает исключительно приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неточное наименование должности. Если работа предполагает льготный стаж или вредные условия, должность должна строго соответствовать профессиональным стандартам или ЕТКС/ЕКС.
2. Зачеркивания и использование корректора. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать ничего нельзя! Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с формулировкой: «Запись за номером таким-то недействительна».
3. Несоответствие дат. Дата в графе 2 (дата приема) должна совпадать с датой начала работы в трудовом договоре и в приказе.

Соблюдение этих несложных правил и актуальных законодательных норм (с учетом перехода на ЭТК) позволит кадровому специалисту грамотно оформить бумажную трудовую книжку и избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.