Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Её правильное оформление — обязанность работодателя и право работника. В 2026 году действуют как традиционные бумажные, так и электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье подробно разберем, что нужно для оформления, какие документы требуются и как избежать распространенных ошибок.

Основные формы трудовой книжки в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Классический документ в обложке. Оформляется на специальных бланках, которые приобретает работодатель.

• Кто получает: Работник, не имеющий стажа, или отказавшийся от ЭТК (но оставивший бумажный вариант).
• Кто оплачивает бланк: Работодатель. Запрещено требовать с работника деньги за бланк или оформление!
• Где хранится: У работника, но сведения о работе вносятся работодателем.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Работник может получить выписку в бумажном виде по запросу.

• Кто получает: Все впервые принимаемые на работу с 1 января 2020 года (если не подали заявление об отказе);
• Основание: Заявление работника о ведении ЭТК (форма утверждена). Отказ от ЭТК возможен только в пользу бумажного варианта.
• Порядок: Работодатель передает сведения в ПФР в электронном виде. Работник может отслеживать их через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Что нужно для оформления трудовой книжки новому сотруднику (первое оформление)

Работодатель обязан оформить ТК в течение недели со дня приема на работу (ст. 67 ТК РФ). Алгоритм действий зависит от статуса работника.

Сценарий А: У работника уже есть бумажная ТК

1. Запросить у работника его действующую бумажную трудовую книжку.
2. Проверить правильность заполнения предыдущих записей, отсутствие помарок, подчисток.
3. Внести запись о приеме на работу (приказ, дата, наименование должности, структурное подразделение, условия оплаты труда).
4. Завершить запись подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации. Работник должен поставить свою подпись в графе «Подпись работника».
5. Вернуть ТК работнику.

Сценарий Б: У работника нет трудовой книжки (первое место работы)

1. Оформить заявление работника об issuance (выдаче) трудовой книжки. Форма свободная, но должна содержать ФИО, дату рождения, паспортные данные.
2. Приобрести у authorized поставщика (обычно через канцелярию или типографию) новый бланк установленного образца. Нельзя использовать самодельные или нестандартные бланки!
3. Заполнить ьный лист новой книжки:
   • Фамилия, имя, отчество (полностью).
   • Дата рождения.
   • Сведения о образовании (по желанию, но обычно указывают).
   • Дата выдачи ТК.
   • Подпись работника и печать организации.
4. Внести первую запись о приеме на работу (как в сценарии А).
5. Выдать ТК работнику под расписку в журнале учета.

Сценарий В: Работник хочет вести ЭТК (не имеет бумажной или отказался от нее)

1. Получить от работника письменное заявление о ведении его трудовой книжки в форме электронного документа (ЭТК). Образец заявления утвержден Приказом Минтруда.
2. Не оформлять бумажную ТК.
3. Внести сведения о приеме в свою кадровую базу и передать их в ПФР в электронном виде через СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) в течение месяца.
4. Сообщить работнику о возможности получить выписку из ЭТК через Госуслуги, ПФР или МФЦ.

Оформление при переводе, увольнении, по совместительству

Все записи вносятся на основании приказа (распоряжения) и в строгом соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда).

Общие правила заполнения записей:

• Запись делается на языке того субъекта РФ, где расположено предприятие.
• Пишется разборчиво, без сокращений (кроме устоявшихся, например «г.» для года).
• Даты указываются в формате «день месяц год» (например, 22 мая 2026 г.).
• Названия организаций, должностей, структурных подразделений — в полном соответствии с уставом и штатным расписанием.
• Запись завершается подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
• Обязательна подпись работника в графе «Подпись работника». Если работник отказывается ставить подпись, делается отметка «Отказался подписать» с датой и подписью лица, вносившего запись.

Примеры записей:

• Прием на работу: «Принят(а) на работу [должность] с [дата].»
• Перевод: «Переведен(а) на должность [новая должность] с [дата].»
• Увольнение: «Уволен(а) с [дата] в связи с [основание: например, истечение срока трудового договора, по соглашению сторон и т.д.] на основании п. [номер пункта] ст. [номер статьи] ТК РФ.»
• Работа по совместительству: «Принят(а) на работу по совместительству на должность [должность] с [дата].» (Запись вносится по месту основной работы, если совмещение у того же работодателя).
• Смена фамилии: «Фамилия изменена на [новая фамилия] на основании свидетельства о перемене фамилии от [дата].»

Дубликат трудовой книжки: когда и как оформляется

Дубликат, это точная копия утерянной, испорченной или заполненной полностью (все страницы использованы) трудовой книжки. Оформляется на таком же бланке.

Основания для выдачи дубликата:

• Утрата (кража, пожар, потоп) бумажной ТК.
• Физическое повреждение (обгорела, порвана, испачкана до нечитаемости).
• Заполнение всех страниц (в этом случае старую ТК возвращают, а на основании её данных оформляют новую).

Порядок оформления дубликата:

1. Работник подает заявление о выдаче дубликата ТК.
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности у всех предыдущих работодателей (через ПФР или напрямую).
3. На основании полученных сведений заполняется новый бланк. На ьном лике в графе «Серия и номер» указывается номер дубликата (например, «Дубликат № 1»).
4. В преамбуле (сверху первой записи) делается отметка: «Дубликат выдан в связи с [указать причину]».
5. Все записи переносятся в том же порядке, что и в оригинале, с указанием дат и оснований.
6. Заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку

Если работник ранее имел бумажную ТК и перешел на ЭТК:

• Бумажная ТК не аннулируется и хранится у работника как документ, подтверждающий стаж до перехода.
• Все записи после даты перехода вносятся только в ЭТК.
• При увольнении работодатель обязан выдать работнику выписку из ЭТК (если тот её запросит) на бумажном носителе. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной ТК.

Хранение и исправление ошибок

Хранение:

• Бумажная ТК: Хранится у работника. Работодатель ведет журнал учета выдачи ТК.
• ЭТК: Сведения хранятся в базе ПФР бессрочно. Работодатель обязан хранить документы-основания для внесения записей (приказы, трудовые договоры) в течение 75 лет.

Исправление ошибок:

Если в записи обнаружена ошибка (опечатка, неверное ФИО, дата):

1. Ошибка не зачеркивается и не исправляется карандашом.
2. Делается зачеркнутая (одной чертой) неправильная запись.
3. В том же месте (сверху или снизу) делается правильная запись.
4. Обе записи (зачеркнутая и правильная) подписываются лицом, вносившим исправление, и скрепляются печатью организации.
5. В графе «Подпись работника» ставится подпись (или отметка об отказе).

Запрещено: Исправлять записи без соблюдения этого порядка, использовать корректор, заклеивать, делать пометки цветными карандашами.

Оформление трудовой книжки — строго регламентированный процесс. Ключевые моменты, которые нужно помнить:

1. Работодатель обязан оформить ТК (бумажную или ЭТК) в течение 7 дней.
2. Бланки и все расходы по оформлению несет работодатель.
3. Все записи вносятся на основании приказа, разборчиво, с подписью и печатью.
4. При переходе на ЭТК старые бумажные записи сохраняют силу.
5. Дубликат выдается при утере или порче, на основании справок из ПФР.
6. Исправления делаются только строго установленным порядком.

Соблюдение этих правил защищает и работника (гарантирует сохранение стажа), и работодателя (избегает штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ). При сомнениях всегда можно обратиться за разъяснениями в Пенсионный фонд, Государственную инспекцию труда или к юристу.