В 2026 году процесс оформления и передачи документов о трудовой деятельности претерпел значительные изменения благодаря полной цифровизации. Фраза «трудовую книжку направить по адресу» сегодня может означать два совершенно разных действия: отправку бумажного оригинала почтой или формирование электронного запроса. В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать работодателю и сотруднику в текущих реалиях.

Электронная vs Бумажная: что актуально в 2026 году?

Согласно данным на 2026 год, в России окончательно закрепился приоритет электронной трудовой книжки (ЭТК).

• Для новых сотрудников: Если человек впервые устраивается на работу в 2026 году (ранее не имел трудового стажа), бумажная трудовая книжка ему не заводится. Вся информация о его деятельности ведется исключительно в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР).
• Для опытных сотрудников: Работники, имевшие стаж до 2020 года, сохраняют право выбора между бумажным и электронным форматом. Однако, если выбор был сделан в пользу «цифры» или работодатель не вел бумажный вариант ранее, физическая книжка может находиться на руках у сотрудника или в архиве.

> Важно: Электронная трудовая книжка — это не файл и не картинка, а запись в единой базе данных СФР. «Направить» её по адресу в классическом понимании нельзя, так как доступ к ней осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуг или через запрос в СФР.

Когда необходимо направлять бумажную трудовую книжку?

Несмотр на цифровизацию, бумажные бланки (в т.ч. нового образца, актуального с 2023 года) все еще в ходу. Отправка бумажной трудовой книжки по адресу требуется в следующих ситуациях:

Увольнение сотрудника: Если работник выбрал ведение трудовой в бумажном виде, работодатель обязан выдать её на руки в день увольнения. Если сотрудник отсутствует, книжку необходимо направить почтовым отправлением.
Запрос от нового работодателя: В редких случаях, при переходе на работу в организации с особыми условиями труда или в госорганы, может потребоваться предоставление оригинала бумажной книжки для сверки записей.
Архивное хранение: При ликвидации организации документы направляются в муниципальный архив по установленному адресу.

Правила почтовой отправки при увольнении

Если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку почтой.

Процедура отправки выглядит так:

• Согласие работника: Без письменного согласия (например, через заявление или электронную почту) отправлять документ ценным письмом рискованно.
• Формат отправки: Трудовая книжка отправляется ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Адресация: Документ направляется по адресу регистрации или проживания, указанному в личном деле сотрудника.
• Дата исполнения: Обязанность по выдаче (включая отправку почтой) считается исполненной с момента сдачи письма в почтовое отделение.

Как «направить» сведения об электронной трудовой книжке?

Поскольку ЭТК хранится в облаке СФР, фраза «направить трудовую по адресу» трансформировалась в «направить запрос на формирование сведений».

Для сотрудника

Работник может самостоятельно сформировать выписку о своей трудовой деятельности:
Зайти на портал Госуслуги.
Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета или сведения о трудовой деятельности.
Документ придет в личный кабинет в формате PDF с электронной подписью. Его можно отправить работодателю или в банк по электронной почте.

Для работодателя

Работодатель не «направляет» саму книжку, он обязан ежемесячно (или при кадровых изменениях) передавать в СФР форму ЕФС-1.

• Сведения подаются в электронном виде через системы отчетности.
• На основании этих данных обновляется электронная трудовая книжка сотрудника в базе фонда.
• По запросу работника работодатель обязан предоставить ему сведения о его трудовой деятельности (форма СТД-Р) за период работы в данной организации.

Пошаговая инструкция: действия при необходимости отправки

Если ситуация требует именно физической пересылки документа (бумажной трудовой), следуйте этому алгоритму:

Проверка основания: Убедитесь, что у вас есть бумажный оригинал и законное основание для его отправки (увольнение, запрос госоргана).
Уведомление: Направьте работнику уведомление (по почте или через доступные каналы связи) с просьбой забрать книжку или дать согласие на пересылку.
Упаковка: Вложите трудовую книжку в плотный конверт, исключающий повреждение.
Опись вложения: Составьте опись вложения в двух экземплярах. В описи укажите: «Трудовая книжка серии ХХ № YYYY, принадлежащая ФИО». Один экземпляр описи остается у вас, второй вкладывается в конверт (или остается на руках у почтового оператора).
Отправка: Передайте письмо работнику почты, получите квитанцию и трек-номер для отслеживания.
Фиксация: Сохраните квитанцию и копию описи в личном деле сотрудника как доказательство исполнения обязанностей работодателя.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отправить скан трудовой книжки по электронной почте?

Да, для предварительного ознакомления или некоторых коммерческих структур скан-копия (особенно заверенная электронной подписью) может быть принята. Однако для подтверждения стажа для пенсии или госслужбы часто требуется оригинал или официальная выписка из СФР.

• Что делать, если бумажная трудовая утеряна почтой?

Это риск отправителя. Именно поэтому критически важно использовать «ценное письмо с описью». В случае утери ответственность несет почтовая служба в пределах объявленной ценности, но работнику придется восстанавливать стаж через архивы и справки от работодателей.

• Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек в электронном виде?

Нет. Согласно разъяснениям Минтруда, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей, а также приходно-расходную книгу по учету бланков необходимо вести на бумажном носителе, даже если остальной документооборот компании цифровизирован.

В 2026 году понятие «направить трудовую книжку» разделилось на два трека. Для миллионов россиян, перешедших на ЭТК, это означает автоматическую передачу данных в СФР через форму ЕФС-1 и получение цифровых выписок через Госуслуги. Для владельцев бумажных книжек сохраняются строгие правила почтовой пересылки с описью вложения при увольнении.

Главное помнить: независимо от формата, трудовая книжка (электронная или бумажная) остаеться основным документом, подтверждающим стаж и профессиональный путь гражданина. Ошибки при её передаче или оформлении могут привести к проблемам с назначением пенсии, поэтому внимательность к деталям в 2026 году не менее важна, чем десятилетия назад.